員工檔案管理制度
在社會一步步向前發(fā)展的今天，很多場合都離不了制度，制度具有使我們知道，應該做什么，不應該做什么，懲惡揚善、維護公平的作用。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，以下是小編為大家整理的員工檔案管理制度，希望對大家有所幫助。
員工檔案管理制度1
第一條人事檔案的內(nèi)容。
員工人事檔案是關于員工個人及有關方面歷史情況的材料。其內(nèi)容主要包括：
1、記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長歷史及思想發(fā)展變化進程的履歷，自傳材料；
2、員工以往工作或?qū)W習單位對員工本人優(yōu)缺點進行的鑒別和評價，對其學歷、專長、業(yè)務及有關能力的評定和考核材料；
3、對員工的有關歷史問題進行審查、甄別與復查的人事材料；
4、記錄關于員工在所工作或?qū)W習單位內(nèi)加入黨派組織的材料；
5、記載員工違反組織紀律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類表彰、獎勵的人事材料。
第二條人事檔案保密規(guī)定。
公司人事部對接收員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的人事檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
第三條員工個人情況變更規(guī)定。
1、員工進入公司后，由員工本人填寫《員工登記表》，其內(nèi)容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯(lián)系電話、家庭情況、個人興趣愛好、學歷、工作經(jīng)歷、特長及專業(yè)技能、獎懲記錄等項目。
2、項目內(nèi)容如有變化，員工應以書面方式及時準確地向人事部報告，以便使員工個人檔案內(nèi)有關記錄得以相應更正，確保人事部掌握正確無誤的資料。
第四條員工人事檔案的使用。
員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù)，并為人事統(tǒng)計分析提供資料。公司人事決策人員可以通過對有效數(shù)據(jù)的分析，了解公司人員結(jié)構的'變動情況，為制定公司人力資源發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。公司要認真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發(fā)揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源的規(guī)范化管理奠定扎實的基礎。
員工檔案管理制度2
一、目的
更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。
二、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案：個人簡歷
員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、合同及協(xié)議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統(tǒng)計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。
三、檔案規(guī)定
1、基礎管理
1．1原則：分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。
1．3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。
1．4當在職員工的資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應將資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。
1．5調(diào)動和錄用入公司的員工，應在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前，對調(diào)入或新的檔案都應登記。
1．6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。
1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1．9檔案應分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。
2．2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。
2．3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2．4所有批準后借閱的`人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定。
2．5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意
3．1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3．2擅自復印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3．3查、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4．1公司任何個人和非經(jīng)同意銷毀員工檔案資料。
4．2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷毀。
4．3經(jīng)批準銷毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。
員工檔案管理制度3
1.目的
規(guī)范人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實性、及時性和保密性。
2.適用范圍
適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。
3.職責
公司管理部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。
4．程序
4.1 員工人事檔案以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存、紙質(zhì)檔案統(tǒng)一歸入每位員工的個人
檔案袋，電子檔案以HR信息管理系統(tǒng)為平臺進行統(tǒng)一管理。員工人事檔案管理人員必須忠于職守，嚴格保密員工的信息資料。
4.2 檔案建立：新員工經(jīng)考核合格，入職之日起，即建立個人人事檔案，起始檔案材料包括：
身份證和學歷職稱證件的復印件、個人簡歷、個人信息表、戶口本復印件、勞動合同等。
4.3 員工個人檔案不經(jīng)過公司檔案管理人員歸檔，而是通過檔案代保管服務機構進行代保管
本單位員工檔案。如公司對員工檔案材料（如鑒定、考核材料、離職、參加中國共產(chǎn)黨、共青團的材料，獎懲材料等）的收集、維護、應當符合國家法律法規(guī)、政策文件的`規(guī)定。檔案材料交至檔案代保管服務機構由檔案代保管服務機構工作人員放入員工的檔案。
4.4 檔案資料收錄：員工在職期間，管理部門應及時將員工的動態(tài)變動材料收錄入個人的紙
質(zhì)檔案和電子檔案，如：獎罰記錄、職位調(diào)動、任命、借用、離職申請、考核管理等。
4.5 本部門職工的人事檔案調(diào)閱需經(jīng)部門主管、管理部經(jīng)理批準。
4.6 調(diào)閱檔案原則上在管理部門內(nèi)部并在指定人員陪同下調(diào)閱。如需借出管理部門、需管理
部經(jīng)理批準。
4.7 所有調(diào)閱檔案，均需登記備案。
4.8 離職員工的人事檔案，應在妥善保管一年以后銷毀，部門主管以上人員、關鍵崗位人員
檔案應妥善保管三年以上銷毀。
員工檔案管理制度4
一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1、公司的歸檔資料實行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應積極配合與支持。
3、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4、各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5、檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1、公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關規(guī)定執(zhí)行。
2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、檔案的借閱
1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3、公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準。總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的`內(nèi)容執(zhí)行。
4、檔案借閱者必須做到：
�、賽圩o檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
�、谧⒁獍踩Ｃ埽瑖澜米苑�、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、檔案的銷毀
1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2、當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。
3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。
4、經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
第6篇：公司員工檔案管理制度
1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的員工，其原始資料由本企業(yè)調(diào)入、保管。
2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶口的員工，自簽訂勞動合同試用期滿后，按本企業(yè)調(diào)檔要求，將本人檔案調(diào)至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內(nèi)完成調(diào)檔手續(xù)的，本人須向人資行政部提交詳細的書面說明材料，未經(jīng)批準不調(diào)檔者或逾期未調(diào)檔者企業(yè)有權與期解除勞動合同。
3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負責辦理。
4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定：
�。�1）查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》，經(jīng)主管領導審批后，由人資行政部統(tǒng)一辦理，其它任何部門無權查閱員工原始檔案。
�。�2）查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷毀。
（3）員工存檔卡由人資行政部負責統(tǒng)一保管，員工離職辦理完畢各種手續(xù)后，退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調(diào)出手續(xù)。
（4）非本企業(yè)人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協(xié)調(diào)辦理。
（5）員工在本企業(yè)工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》，經(jīng)主管領導審批后，由人資行政部辦理。
5、員工業(yè)績、培訓檔案：
員工業(yè)績、培訓檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學歷證書等相關證件的復印件，員工在工作期間的各種培訓及對員工評價、考核等。
�。�1）人資行政部負責員工的培訓、業(yè)績檔案的整理歸檔及日常管理。
（2）員工培訓、業(yè)績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負責人進行日常管理。主管級以下（不含主管級）培訓、業(yè)績檔由人事文員管理。
（3）部門部長可以調(diào)閱本部門員工的培訓、業(yè)績檔案。
�。�4）員工培訓、業(yè)績檔案按國家有關檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。
（5）員工離職后，員工的培訓、業(yè)績檔案由人資行政部留存作為備查。
員工檔案管理制度5
一、勞動合同管理制度
勞動合同：
1、簽訂勞動合同的原則
（1）本著平等自愿和協(xié)商一致的原則。要求勞動合同的內(nèi)容必須公正、誠實、守信。
（2）遵守國家法律、法規(guī)和政策。
�。�3）以書面形式明確規(guī)定雙方的責任、權利和義務。
（4）雙方嚴格執(zhí)行。勞動合同簽訂后，雙方都應嚴格按照合同規(guī)定的內(nèi)容遵照執(zhí)行，任何一方違約，都將
按規(guī)定追究違約責任。
�。�5）以酒店經(jīng)營目標為中心。
2、勞動合同的訂立
（1）原在冊的勞動合同制員工以及新進酒店的人員。
（2）酒店的法人代表或委托人，代表酒店與其他人員簽訂勞動合同。
�。�3）勞動合同期限分為有固定期限、無固定期限和完成一定的工作為期限三種。其中有固定期限的勞動合
同是指：簽訂一年以上有期限的勞動合同；無固定期限的勞動合同是指：在簽定勞動合同時不明確終止期；完成一定的工作為期限的勞動合同是：指合同當事人雙方完成某一工作為期限的勞動合同是指合同當事人雙方或某一工作的起訖的時間為條件的。
（4）新進員工應根據(jù)簽訂勞動合同的年限與有關規(guī)定，確定試用期，試用期最長不得超過2個月。
（5）勞動合同的變更、續(xù)訂、終止和解除，均應按《勞動法》的有關規(guī)定辦理。
3、簽訂后的勞動合同甲乙雙方各持一份。人事部將員工合同書按部門、按序編號歸檔保存。
4、合同到期不續(xù)簽的或已解除的勞動合同書均保存2年 。
二、員工檔案管理制度
根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關法規(guī)的.規(guī)定，酒店的人事部做好有關檔案的管理工作。檔案管理實
行“統(tǒng)一領導，分節(jié)管理”的原則，維持檔案的真實、完善與安全，便于將來使用。
1、員工檔案
員工檔案由酒店的人事部統(tǒng)一管理，人事部全面掌握酒店員工基本情況的收集、鑒別、管理和利用工作。為做好考察培養(yǎng)使用工作提供重要的依據(jù)。員工檔案主要分以下二類：
（1）員工人事檔案員工人事檔案是人事部從個人為單位集中保存起來的、反映個人一定時期的社會經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的文件資料。主要包括以下基本內(nèi)容：員工履歷、自傳、鑒定、考核、考察資料，學歷和評聘專業(yè)技術職稱及專業(yè)工種技術等級考核或鑒定材料；黨團、獎勵處分材料；任免、工資、錄用、離店等審批表及其它有關重要材料。
a、 員工人事檔案的收集、整理和保管
員工人事檔案整理應按有關方面規(guī)定的十個大類進行。整理、裝訂成冊的材料必須具有一定保存價值，還要符合進入員工人事檔案的規(guī)定。員工人事檔案必須存放在可靠安全的場所，做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盜工作。并實施專人保管。
b、 員工人事檔案的查閱和借用
查閱人事檔案，必須辦理查閱登記手續(xù)，查閱一般員工人事檔案，由人事主管批準；查閱管理人員人事檔案按管理權限辦理審批手續(xù)。
外單位人員需要查閱、借用人事檔案時，必須出示有效的證明，并經(jīng)有關領導批準。查閱和借用人事檔案的人員必須嚴格遵守保密制度，不準向無關人員泄露或向外公布檔案內(nèi)容，違反者視情況輕重，予以批評教育直至紀律處分。
c、 員工人事檔案的傳遞
在員工錄用和離店時，人部部及時辦理員工人事檔案的傳遞，做到傳遞手續(xù)完備，材料完整。 員工人事檔案的傳遞不得由本人辦理。
�。�2）員工的工作檔案
從員工進入飯店開始，記錄員工在為酒店工作過程中各個階段的個人經(jīng)歷，思想品德；業(yè)務表現(xiàn)、教育培訓、獎懲記錄的綜合情況。材料包括：員工求職申請、招聘錄用、勞動合同和有關離店記錄等資料；教育培訓記錄、專業(yè)特長與愛好的資料；工資福利資料；勞動業(yè)績、服務工作評估資料；出勤記錄、工作崗位流動等資料。
對員工的各種資料進行匯總、鑒別、分類和歸檔。
2、人事部工作檔案
人事部的工作檔案分為人力資源檔案、工資福利檔案、教育培訓檔案和行政人事檔案等四個部分，分別記錄人事部的工作。
�。�1）人力資源檔案
有關請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，以及員工招聘錄用或離店的審批材料，勞動合同資料（包括簽訂、續(xù)簽、變更、解除、終止勞動合同的有關資料），崗位變更資料等。
（2）工資福利檔案
有關請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，以及工資、獎金分配辦法、考核資料，福利發(fā)放及變更記錄、月度員工考勤匯總等。
�。�3）教育培訓檔案
有關請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，教育培訓工作、教育管理等活動中產(chǎn)生的，經(jīng)整理并保存下來的具有價值的文字資料、授課講義、考試資料、圖表、照片和音像資料等。
（4）行政人事檔案
有關請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，衛(wèi)生防疫檢查記錄、員工健康檢查材料、食品衛(wèi)生檢查資料、員工餐廳有關管理資料等。
�。�5）人事部的工作檔案按年度建立索引、裝訂成冊。
3、檔案保存期
離職人員檔案保存2年。
檔案管理工作流程
酒店檔案工作的主要流程是：
1、 接 收：凡酒店經(jīng)營管理活動中形成和使用的，業(yè)已辦理完畢并具有查考價值的文件、報告、規(guī)定、通知及有關資料、圖片、會議記錄等均應列入酒店檔案的接收范圍。
酒店檔案一年接收一次，酒店各部門應于次年一月底前將檔案資料統(tǒng)一移交人事部。
2、 整 理：
�。�1）、酒店檔案按年綜合整理，一般在每年第一季度整理歸檔。
�。�2）、酒店各部門的檔案按其形成的各種門類和體裁列為一個全宗。
�。�3）、辦公室檔案，按其不同內(nèi)容和體裁，制成統(tǒng)一的分類檔案。
（4）、按照案卷的排列順序編制卷號，案卷目錄上應區(qū)別情況標明不同保管期限。
3、 保管及利用
（1）、酒店檔案應由專人負責保管，并定期進行檢查。
�。�2）、凡使用檔案應辦理借閱手續(xù)，填寫檔案借閱單。重要檔案的'借閱應經(jīng)總經(jīng)理批準。
�。�3）、借閱結(jié)束后，請借閱者在檔案借閱單上簽名。
4、鑒定和移交
�。�1）、檔案鑒定工作在相關領導的領導下，組成鑒定小組，按規(guī)定進行。
�。�2）、銷毀失去保存價值的檔案由鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)酒店領
�。�3）、銷毀失去保存價值的檔案由鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)酒店領導批準，由兩人在指定地點監(jiān)銷。
�。�4）、檔案移交要按國家有關規(guī)定執(zhí)行。
�。�5）、檔案員調(diào)動工作，須辦完檔案移交手續(xù)后方能離崗。
員工檔案管理制度6
一、目的
為了對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規(guī)范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對公司人事檔案的執(zhí)行管理。
三、職責
3.1 人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計等工作。
3.2 人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區(qū)）負責本地區(qū)所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當?shù)厝耸鹿芾聿块T負責管理工作。
3.3 集團公司人力資源部為本制度的歸口部門，負責指導監(jiān)督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實執(zhí)行工作。
3.4 集團公司企業(yè)委員會負責本制度的審議及授權主管人簽核，總裁負責本制度的批準執(zhí)行。
四、人事檔案管理的內(nèi)容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應聘申請表》及相關證件（畢業(yè)證書、身份證、各類技術認證證書）復印件提交人事管理課，人事管理課根據(jù)《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內(nèi)容包括：該員工的應聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關資料）并及時歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務、性別等進行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的`名稱及有關內(nèi)容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調(diào)整情況、學歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務歸類。員工終止/解除勞動關系時，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。
4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關部門負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無遺留問題；員工相關檔案調(diào)入單位時，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉(zhuǎn)移單》及其它有關材料，轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并歸檔。相關手續(xù)《員工入職試工轉(zhuǎn)正辭退作業(yè)管理制度》。
4.2 檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進行檢查核對并在《員工人事檔案統(tǒng)計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進行檢查核對：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災火災之后；對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；發(fā)現(xiàn)某些損失之后，如發(fā)現(xiàn)材料變酶、發(fā)現(xiàn)蟲蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統(tǒng)計表》上確認簽字。
4.3 轉(zhuǎn)遞（員工異動）：檔案轉(zhuǎn)遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞過程中應遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。
4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的認識檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
4.5 統(tǒng)計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統(tǒng)計并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計表》。
4.5.1人事檔案統(tǒng)計分類：履歷及相關證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統(tǒng)計信息要及時更新，人力資源部根據(jù)人員流動情況每月25日必須將相關人事檔案的統(tǒng)計情況更新并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計表》，提報人力資源部總監(jiān)審核。
五、員工人事檔案管理，應嚴格執(zhí)行國家和公司有關規(guī)定。
查閱員工人事檔案應經(jīng)人力資源部總監(jiān)（或總裁）批準，并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。
六、相關支持文件及記錄
員工應聘申請表
轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統(tǒng)計表
公司員工人事檔案管理制度
第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供信息和依據(jù)，特制定本制度。
第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。
第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關個人人事資料都隨時歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調(diào)動、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報到后按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書
3、學歷證、職稱證、計算機等相關資格證的復印件。
4、身份證復印件
5、照片
6、員工轉(zhuǎn)正申請表
7、聘用合同
8、獎懲材料
9、任免、升降、調(diào)薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應由專人負責并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動情況。
第七條、要做到分類準確、編號規(guī)范、排列有序、定期核對。
第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應妥善保管，不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無關人員查詢。部門負責人有權查閱本部門員工的檔案�？偨�(jīng)理有權查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。
第十三條、離職人員檔案保存期為一年。
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