資料管理制度

　　在我們平凡的日常里，制度對人們來說越來越重要，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。擬起制度來就毫無頭緒？以下是小編收集整理的資料管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

資料管理制度1

　　1、測繪成果及資料人員管理制度

　　測繪成果及資料由專門的人員進行收集、整理、立卷歸檔工作，要做到收集齊全、完整，裝訂質量符合規(guī)范要求。檔案人員變動時，雙方要嚴格履行交接手續(xù)，交接未清不得離職以免檔案受損失。

　　2、測繪成果及資料保密制度

　　定期組織有關保密教育材料，增強保密觀念和遵守保密紀律的自覺性，克服麻痹思想，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。一切有密級的文件、刊物、檔案的存放必須在有保衛(wèi)的地方，并經常檢查存放保管情況。檔案管理人員和查閱者，要嚴守黨和國家的機密，遵守保密守則，發(fā)現(xiàn)失、泄密問題，要追查責任，嚴格處理。

　　3、測繪成果及資料保管制度

　　為確保檔案的完整無損，檔案管理要做到七防：防火、防盜、防光、防塵、防潮、防蟲、防鼠咬，并做到經常注意觀察，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。建立檔案統(tǒng)計登記本，對收進和移出情況及時統(tǒng)計，做到底碼清楚。

　　4、測繪成果及資料的借閱制度

　　查閱檔案要填寫登記冊，并認真填寫利用效果登記。檔案一般不準帶出檔案室，本單位借閱檔案，可辦理借閱手續(xù)，并按期歸還，最長期限不準超過10天。外單位需查閱檔案時，需持本單位介紹信，只準查閱不準帶走。借閱者要愛護檔案，不準涂改、勾畫、私自復制和隨意抽出文件。對損壞、泄密、丟失檔案，要根據(jù)檔案法的.有關規(guī)定，分別給予行政處分，責令賠償損失，直至追究法律責任。

　　測繪成果及資料檔案管理機構、人員情況

　　1）測繪成果及資料檔案管理機構為檔案室。

　　2）設有2名專職測繪資料檔案保管人員。

　　測繪成果及資料檔案管理設施說明：設有專門的測繪資料室，配備存放專用檔案柜，櫥柜上鎖，防盜門牢固。

　　質量檢驗機構情況：由5名人員組成的質量檢驗小組負責測繪質量檢驗。

　　質量檢驗機構人員情況：共5人，負責人1名，高級工3人，測繪技工1人。

資料管理制度2

　　信息資料管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個方面：

　　1．保障企業(yè)利益：有效的'信息管理能防止企業(yè)敏感信息外泄，保護企業(yè)的核心競爭力。

　　2．提高工作效率：通過規(guī)范的信息流程，員工可以快速找到所需信息，提高工作效率。

　　3．促進決策質量：準確、及時的信息支持有助于管理層做出明智的決策。

　　4．合規(guī)性要求：遵守相關法律法規(guī)，如數(shù)據(jù)保護法，避免因信息管理不當引發(fā)的法律風險。

資料管理制度3

　　工程資料管理的重要性不可忽視，它直接影響項目的`進度、質量和成本。有效的資料管理可以：

　　1. 提高效率：快速獲取所需信息，減少延誤和重復工作。

　　2. 保證質量：確保設計、施工依據(jù)準確無誤，降低風險。

　　3. 控制成本：通過跟蹤記錄，預防變更帶來的額外費用。

　　4. 法規(guī)合規(guī)：滿足政府審計和行業(yè)標準的要求。

　　5. 檔案價值：為后期維護、改造或同類項目提供參考。

資料管理制度4

　　為規(guī)范礦井建設工程技術資料管理，特制定本制度。

　　一、工程技術資料的收集、整理核查、管理等工作，必須做到與工程建設各階段同步。

　　二、工程科為工程技術資料管理牽頭責任部門，負管理及建檔責任，其它科室對業(yè)務范圍內工程技術資料承擔收集、整理、使用管理按期歸檔的責任，各科室應建立工程技術資料管理責任制、責任到人。

　　三、工程技術資料應長期保存，管理要科學系統(tǒng)，能有效控制，確保各相關場所都能得到齊全有效地版本，防止作廢的技術資料誤用。

　　四、施工總承包單位負責收集、整理、管理所承建工程的工程施工技術資料，應實行總工程師責任制，建立健全技術資料管理崗位責任制，工程項目設專人負責技術資料管理工作，并按規(guī)定及時進行自檢評級，工程施工單位發(fā)生變更時工程技術資料應隨工程一并按規(guī)定進行交接，工程竣工時，工程技術資料應隨工程一并移交建設單位。

　　五、監(jiān)理單位應按規(guī)定進行監(jiān)理技術資料的收集、整理、管理工作，并負責對施工企業(yè)工程技術資料進行核查，評級和管理，督促施工企業(yè)及時、準確、規(guī)范地完善工程技術資料。在檢查認證工程質量時，要首先核查工程技術資料。

　　六、工程技術資料的裝訂，編錄成檔按照國家檔案管理的`有關法律法規(guī)執(zhí)行。

　　七、工程技術資料是工程建設過程和工程質量的真實記錄和科學描述，不得涂改，偽造，隨意抽撤或損毀、丟失。工程技術資料要嚴格執(zhí)行簽證制度，必須由有關責任單位和責任人簽章和簽字，不得代簽或打印。

　　八、工程技術資料的管理和使用人員應嚴格遵守相關知識產權保護和保密規(guī)定。

　　九、作廢的工程技術資料必須經建管處技術鑒定組鑒定，處總工程師審查，處長批準后，方可銷毀。

　　十、設計、評估、勘探單位在前期準備調研階段向建設單位索取技術資料應列出明細，建設單位應責成專人向其提供，所提供資料應由建設單位總工程師審批，除上級主管部門和審批機關有明確要求確需提供原件外，一般只提供復印件（抄件），并明確歸還期限和責任人。由建設單位歸檔保存的孤本原件，借出人必須負責索回。

　　十一、工程前期準備文件編制完成后，編制單位應先向建設單位提供征求意見稿，建設單位應進行內部初審，明確設計意圖，提出改進意見。對通過招標程序進行的設計文件，審查是否符合招標技術文件要求。編制單位在廣泛征求意見的基礎上，形成報審稿，在規(guī)定時限內，向建設單位提供。

　　十二、報審稿按規(guī)定程序由建設單位（編制單位）向上級主管部門和審批機關報批。

　　十三、報批后的技術文件和依據(jù)批文編制的修訂稿做為下一步設計和開工執(zhí)行依據(jù)，由建設單位歸檔保存，征求意見稿和報審稿做為參考資料使用。

　　十四、施工圖會審及使用管理執(zhí)行施工圖會審制度，并按規(guī)定歸檔。

　　十五、設計變更文件使用管理執(zhí)行設計變更制度，并按規(guī)定歸檔,施工組織設計、規(guī)程、措施的編審、貫徹、執(zhí)行《施工組織設計、規(guī)程、措施管理制度》。

　　十六、招標技術文件的使用管理執(zhí)行招投標管理規(guī)定，并按規(guī)定歸檔。

　　十七、工程定位及復測記錄、工程施工測量記錄、檢查鉆孔地質報告、地質預測和綜合分析報告、井筒實測柱狀圖、主要巷道、胴室地質剖面圖、各類交換圖等按地質測量管理制度執(zhí)行。

　　十八、設備、儀器的隨機文件（生產許可證，質量證明書、煤安標志證書、防爆合格證、使用說明書、設備圖冊，檢驗試驗報告等）在設備到貨時，由設備管理部門會同檔案部門資料管理員共同開箱查驗，原件交檔案部門管理員歸檔保存1份，重要設備、專用設備、進口設備備份（原件不夠可復制）1份，使用單位原件不夠時，應復制使用。隨機文件不全或不符合招投標文件供貨合同要求者原則上不予驗收結算，進口設備應有中文說明書。

　　十九、施工規(guī)范、規(guī)程、國家及行業(yè)標準，由建管處統(tǒng)一購買，并登記造冊，各使用部門向檔案部門辦理借閱手續(xù)后發(fā)放使用，下列情況下使用部門負責人必須收回并上交檔案部門：

　　1、上級明令廢止的標準、規(guī)程、規(guī)范。

　　2、使用者調離原工作崗位的。

　　二十、各類技術圖書和施工參考書，由建管處根據(jù)施工生產需要和各部門提供的計劃統(tǒng)一購買，檔案部門統(tǒng)一管理，各使用部門向檔案部門辦理借閱手續(xù)后，發(fā)放使用。借閱時間一般不超過1個月，到期需辦理續(xù)借手續(xù)，使用人員調離工作崗位必須交回，丟失、損毀者照價賠償。在圖書市場不能購買的絕版書籍丟失應按原價的2倍賠償。

　　二十一、本處工作人員外出開會在、學習、調研獲得的技術資料應及時向檔案部門上交登記，歸檔資料應及時歸檔，非歸檔資料由本人所在部門管理使用。

　　二十二、建設（監(jiān)理）單位、上級主管部門、質量監(jiān)督部門在建設過程中，針對工程建設發(fā)出的有關通知、文件、會議紀要及責任單位的整改措施、整改驗收結果等，是技術資料的組成部門，應按規(guī)定整理、歸檔。

　　二十三、各類與科研單位、大專院校合作或本單位自主進行的科學研究、新技術推廣試驗，科技成果鑒定所形成的技術文件資料，應歸檔保存，文件資料的管理使用由相關責任單位負責。

　　二十四、電子版文件資料和聲像、圖片技術資料管理由檔案部門制定管理細則并下發(fā)執(zhí)行。

　　二十五、日常施工管理技術資料組卷及管理、評級工作執(zhí)行《煤炭建設工程質量技術資料管理規(guī)定與評級辦法》，建管處每月組織相關部門和監(jiān)理單位進行一次檢查、評級。評級分為符合、基本符合和不合格三級，符合率應達80%以上。發(fā)現(xiàn)不合格項應責令限期整改，并對責任人員進行經濟處罰。

　　二十六、資料管理人員應熟悉和掌握技術資料情況，各類技術資料均應分類、分專業(yè)立卷，并建立接收和發(fā)放、借閱、回收登記臺帳,編制檢索目錄，編號規(guī)則。接收和發(fā)放時，必須當面逐項清驗，嚴格履行交接手續(xù)。

　　二十七、技術資料管理和使用人員必須遵守建管處保密管理制度，未經主管領導批準，不準向外單位人員借用，或私自外流技術資料。

　　二十八、技術資料管理和使用人員應做好技術資料保存工作，注意防損和防盜，如有破損和變質的技術資料要及時修補和提出復制，發(fā)現(xiàn)有丟失現(xiàn)象，應立即上報并采取措施妥善處理。

資料管理制度5

　　1. 目的

　　規(guī)范化驗室試劑的管理，遵循既有利于使用，又保證安全的原則。

　　2. 范圍。化驗室內所用試劑藥品。

　　3. 職責

　　3.1試劑藥品保管人員嚴格執(zhí)行藥品保管制度，做到試劑藥品的安全保管和使用領取。

　　3.2化驗室管理人員負責化驗室操作人員試劑藥品的安全使用。

　　3. 3化驗室操作人員準確掌握試劑藥品的安全使用，防止出現(xiàn)誤操作。

　　4. 試劑的保管

　　4.1化學試劑應指定專人保管。

　　4. 2在固體試劑和液體試劑及化學性質不同或滅火方法相抵觸的化學試劑應分柜存放。

　　4.3受光照易變質、易燃、易爆、易產生有毒氣體的化學試劑應存放在陰涼通風處；易燃、易爆物應遠離火源。

　　4.4易揮發(fā)試劑應貯存在有通風設備的房間內。

　　4.5劇毒試劑應專柜存放，雙人雙鎖保管。

　　4.6試劑使用應有記錄，劇毒試劑的領用需化驗室負責人簽字。

　　4.7配制的試劑應貼上標識，注明試劑名稱、濃度、配制時間、有效期及配制人。

　　4.8定期檢查試劑是否過期，過期試劑應及時妥善處理。

　　4. 9配制的試劑除有特殊規(guī)定外，存放期不應超過 個月。

　　4.10應定期檢查試劑是否齊全，所缺試劑應及時申請購買。

　　4.11標準物質應按規(guī)定存放，定期檢查是否完好，每次使用應有相應記錄，標準物質證書統(tǒng)一存放在資料柜。

　　4.12化學品必須根據(jù)化學性質分類存放，易燃、易爆、劇毒性、強腐蝕品不得混放，化學藥品需放在專用柜內，有存放專用柜的儲藏室，有陰涼、通風、防潮、避光等條件；有防火防潮安全設施。

　　4.13存放藥品要專人管理、領用，存放要建賬，所有藥品必須要有明顯的標識，對字跡不清楚的標簽要及時更換，對過期失效和沒有標簽的藥品不準使用，并要進行妥善處理。

　　4.13試驗試劑容器都要有標簽，對分裝的藥品在容器標簽上要注明名稱、規(guī)格、濃度；無標簽藥品不能擅自亂扔、亂倒，必須經化學處理后方可處置，化驗室中擺放的藥品如長期不用，應放到藥品儲藏室，統(tǒng)一管理。

　　4. 14化學藥品盛裝容器應封閉，防止漏氣、潮解。見光容易起變化的化學品應裝在深色的玻璃容器或避光的容器里，對化學藥品包裝和藥品質量要定期檢查。

　　4.15要加強對火源的管理，化學品儲藏室周圍及內部嚴禁火源；化驗室的.火源要遠離易燃、易爆物品，有火源時，不能離人。

　　4. 16危險物品的采購和提運按公安部門和交通運輸部門的有關規(guī)定辦理。

　　4.17要經常檢查危險物品，防止因變質、潮解造成自然、自爆等事故。

　　4. 18管理人員要建立化學品（易制毒藥品）各類賬冊，藥品進購后，及時驗收、記賬，使用后及時銷賬，掌握藥品的消耗和庫存數(shù)量。

　　5. 試劑的使用

　　5.1領取化學試劑前應檢查試劑的外觀，注意其生產日期，不得使用失效的試劑。如懷疑有變質可能時，應經檢驗合格后方可使用。使用中要注意保護瓶上的標簽，如有脫落應及時貼好，如有損毀則應照原樣補全并貼牢。

　　5.2領用液體試劑只準傾出使用，不得在試劑瓶中直接吸取，倒出的試劑不得再傾回原瓶中。傾倒液體試劑時應使瓶簽朝向虎，以免淌下的試劑玷污或腐蝕標簽。

　　5.3取用固體試劑時應遵守“只出不回，量用為出”的原則，傾出的試劑有余量者不得倒回原瓶。所用藥匙應清潔干燥，不允許一匙多用。

資料管理制度6

　　有效的.影像資料管理對于企業(yè)至關重要，原因如下：

　　1. 提升效率：有序的資料管理能快速定位所需信息，提高工作效率。

　　2. 保護知識產權：嚴格的權限控制和保密措施有助于防止企業(yè)核心信息外泄。

　　3. 法規(guī)合規(guī)：遵守法規(guī)，避免因資料管理不當引發(fā)的法律糾紛。

　　4. 維護企業(yè)形象：妥善管理宣傳材料，確保對外展示的形象專業(yè)且一致。

資料管理制度7

　　1、由辦公室負責管理性文件的收發(fā)、傳閱、編制清單歸類保存。

　　2、各種檔案的文字書寫，必須用藍黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。

　　3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應在檔案室按有關要求借閱。

　　4、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經常通風。

　　5、檔案室內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器。

　　6、外單位查閱檔案時，必須持有介紹信，注明查閱人的姓名、政治面貌及查閱內容或范圍。

　　7、查閱黨組、局長辦公會議記錄、紀檢工作等有關案卷和絕密數(shù)字時，需經辦公室主任批準；查閱一般檔案資料時，檔案員需進行登記，經辦公室主任批準，方可查閱。

　　8、凡查閱檔案者，一般不準將檔案帶出檔案室，如需要借出時，必須經有關領導批準；查閱者必須按規(guī)定查閱，與查閱內容無關的文字材料不準隨意翻閱、摘抄。

　　9、查閱檔案者要愛護案卷，不得將案卷拆毀、拆頁、勾抹、圈點，嚴防污染檔案；查閱時不得吸煙；也不得將案卷轉借他人或帶回家中。

　　10、查檔抄錄的材料經檔案工作人員審核無誤后，簽字蓋章，否則無效。

　　11、借出的.案卷一般不能超過七天，如延期使用，需補辦延期手續(xù)。借出或還回的案卷，必須嚴格履行登記、注銷和檢查手續(xù)，當面點清，如發(fā)現(xiàn)差錯，及時追究責任，并采取補救措施。

　　12、資料管理工作作為考核依據(jù)之一。

資料管理制度8

　　一、施工單位必須在材料報驗時，一并提供材料的產品質量證明文件及有效的檢驗報告；對于法規(guī)要求的'見證取樣送檢或質監(jiān)站監(jiān)督送檢的材料，施工單位必須及時報告監(jiān)理或監(jiān)督員見證送檢，并在檢測結果出來后3天內取得檢測報告；否則，每少一項或數(shù)量不符，扣罰施工單位$1000元；每延期一天，扣罰施工單位$500元。

　　二、施工單位必須按《廣東省建筑工程竣工驗收技術資料統(tǒng)一用表》及施工技術資料規(guī)范的要求，填寫施工過程記錄、各檢驗批質量驗收記錄及分項分部質量驗收記錄，并做到內容真實、齊全及規(guī)范。如監(jiān)理或甲方在檢查中發(fā)現(xiàn)，未按上述要求填寫、整理資料的，每項扣罰施工單位100元，并在當月的進度款中扣除。

　　三、對政府規(guī)定的須辦理中間驗收登記的分項分部工程，施工單位必須在完工后一個月內提交完整的相關資料（含結算資料）；主體工程竣工驗收后兩個月內、專業(yè)分包工程竣工驗收一個月內，施工單位必須整理、提供完整的竣工驗收備案資料（含結算資料）。否則，每延期一天，扣罰施工單位$500元，此項扣罰將在施工單位的工程結算款中扣除。

資料管理制度9

　　1、要將“安全第一”的理念落實在安全資料管理工作之中,象管理教育教學資料一樣管理安全資料。

　　2、學校安全資料分基層資料和單位資料兩大部分。

　　3、基層資料主要包括敏感崗位記錄、班組臺賬等常規(guī)流水資料,一學年一裝訂,就近留存在崗位和班組,作為工作的記錄和檢查的依據(jù),以三年為期。

　　4、單位資料主要包括對應上級主管部門的`計劃、安排、總結,體現(xiàn)工作落實的檢查、考核、獎懲等資料,一學年一移交,保存在檔案室,年限依據(jù)檔案資料管理。

　　5、移交檔案室的資料應保持卷內文件齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果;發(fā)文應有定稿、印本、附件;來往文書應有請示、批復;處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處理結果。

　　6、卷內文件排列要正文在前,附件在后;印本在前、底稿在后;批復在前,請求在后。各類案卷均要填寫卷內目錄。卷內文件要編寫張次號。歸檔的文件材料要字跡清楚,紙質優(yōu)良、簽署完備。不準用鉛筆、園珠筆(da型除外)和復寫紙書寫,并拆除卷內金屬物。

　　7、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱,能反映卷內文件內容,政治上無誤,文詞上簡明確切。封面填寫要字跡工整清潔。

　　8、文件材料歸檔后,檔案人員應本著便于保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統(tǒng)記,做到排列有序,并按年代和保管期限編號。

　　9、資料管理要切實做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。

　　10、要堅持定期對檔案資料進行檢查、清理、核對工作,如發(fā)現(xiàn)問題,立即報告,對破損或褪變檔案應及時進行搶救。

　　11、檔案庫房要經常打掃,保持清潔,嚴禁將有害物質帶入庫房,每周檢查一次火源。

　　12、調閱安全檔案按照“檔案查閱制度”執(zhí)行。

資料管理制度10

　　信息資料管理制度的有效執(zhí)行對企業(yè)至關重要：

　　1. 保障信息安全：防止敏感信息泄露，維護企業(yè)競爭力。

　　2. 提升效率：有序的'資料管理有助于快速找到所需信息，提高工作效率。

　　3. 遵守法規(guī)：避免因違規(guī)操作導致的法律風險，維護企業(yè)聲譽。

　　4. 支持決策：準確、全面的信息能為管理層決策提供有力支持。

資料管理制度11

　�。�、從事計算機網絡信息活動，必須遵守《計算機信息網絡國際聯(lián)網安全保護管理辦法》的規(guī)定。

　　２、應遵守國家法律、法規(guī)，加強信息安全教育。

　�。�、不得利用網絡制作、復制、查閱和傳播宣傳封建迷信、淫穢、色情、賭博、暴力、兇殺、恐怖、教唆犯罪的內容。

　　４、嚴禁攜帶易燃、易爆、有毒的物品進入機房。

　　５、機房內嚴禁吸煙、焚燒雜紙等。

　�。丁�應保持機房設備排列正規(guī)，布線整齊。

　�。�、保管好室內器材，如有遺失、被損壞，應照價賠償。

　�。浮⒉坏迷谟嬎銠C上玩游戲，更不得帶與工作無關的光盤、軟盤等上機操作。

　　９、網絡配置及重要數(shù)據(jù)的修改、生成、網絡調整，不得隨意擅自更改。

　　１０、正確使用設備，嚴格按正確操作步驟進行操作，密切注意電腦運行狀況，保證電腦安全有序，做好各類設備的開機、關機工作。

　�。保薄⒔洺＿M行外部清潔工作，保持設備整齊、干凈。

　　12、做好資料室的`設備、電子資料的變更記錄，建立設備檔案和軟件臺帳。

資料管理制度12

　　1目的

　　確保對文件和資料(包括電子媒體方式形成的資料)進行規(guī)范、科學的管理。

　　2適用范圍

　　適用xx嘉園管理處所有公文、資料的管理,包括公文、物業(yè)資料、業(yè)主/用戶資料、財務資料等。

　　3職責

　　3.1客服中心設專人負責公文、資料的管理。

　　3.2客服中心負責所有公文、資料、書籍等的控制及歸檔管理工作。

　　3.3客服中心負責質量體系文件的存檔工作。

　　4質量要求

　　4.1文件資料管理全過程

　　4.1.1文件資料的歸檔范圍

　　a.行政文書:外來文件、內部文件、對外發(fā)文、外部來函、專業(yè)書刊、合同正本、備份軟盤、相關報紙。

　　b.人事勞資:員工檔案、培訓檔案。

　　c.經營財務:經營合同、財務資料。

　　d.業(yè)主/用戶管理:業(yè)主/用戶資料、裝修審批資料、服務協(xié)議、業(yè)主/業(yè)主/業(yè)主/用戶變更情況等。

　　e.工程技術、設施設備管理:竣工驗收資料(圖紙、說明書、質量保證書、公共設施設備驗收資料)、建筑物使用功能改造及結構變更資料、房屋及公用設施修繕養(yǎng)護資料(大、中修年度計劃、預算、審批、執(zhí)行、驗收等記錄)、接管驗收資料、功能結構改造及重點部位的維修資料、設施設備管理及技術資料、產權基本資料、設備運行維護保養(yǎng)資料。

　　f.管理資料:為業(yè)主/用戶提供服務所需的文件,如政府部門或上級管理機構發(fā)布的各類法律、法規(guī)、條例,須引用或參考的標準等外來文件,以及業(yè)主/業(yè)主/用戶提供的圖樣和技術要求、詳細的工作文件等。

　　4.1.2文件資料的歸檔要求

　　a.歸檔時必須進行認真查驗,并辦理交接登記手續(xù),同時必須確保文件資料的完整性、系統(tǒng)性、準確性和真實性。

　　b.歸檔的文件屬自有文件或經濟文件必須是原件,在特殊情況下可使用復印件,但必須附上說明。

　　c.歸檔文件必須進行科學分類、立卷(格式見標識一)和編號,檔案目錄應編制案卷目錄、卷內目錄。

　　4.1.3文件資料的保管

　　a.資料在排列上架時,應按照類別和保管單位的次序,自左而右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

　　b.資料存放應做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。

　　c.膠片、底片、光碟等特殊資料需用特制的密封盒或專用卷盒。

　　d.每年年底進行一次對庫存檔案的清理、核對和保管質量檢查工作,對破損或變質檔案要及時進行修補和復制。

　　4.1.4檔案盒的`運用(格式見標識二)

　　4.1.5檔案資料的借閱

　　a.文件調閱權限:

　　a)財務資料除主任外,非財務人員查閱財務檔案資料須經客服中心負責人及主任批準,財務人員因工作需要借閱的須經客服中心負責人批準。

　　b)查閱員工檔案須由客服中心負責人批準。

　　c)查閱工程技術、設施設備檔案、業(yè)主/用戶檔案、非工作范圍內的質量管理文件須由管理處負責人批準。

　　b.本管理處人員調閱超出權限,或涉及機密的檔案資料時,應填寫《借閱申請單》,資料員按照閱檔批準權限辦理手續(xù)后借出并在《借閱登記表》上作好記錄。文書檔案只閱不借,科技檔案借出后20日內歸還,書籍45日內歸還,如需長期使用者,須歸還后辦理續(xù)借手續(xù)。

　　c.外借檔案資料不得隨意折疊和拆散,嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。服從檔案管理人員管理,在借閱范圍內借閱,僅供閱覽的檔案資料只在辦公室內查閱,不準攜帶回家。保密檔案閱讀后不允許相互泄露。

　　d.借出和歸還檔案資料時,應辦理清點、登記手續(xù),由檔案管理人員和借閱者當面核對清楚。檔案如有丟失、損壞或機密材料泄密,不得隱瞞不報,應立即寫出書面報告,并按情節(jié)追究當事人的責任。

　　4.2分項管理要求

　　4.2.1公文的管理要求

　　a.通知、工作聯(lián)系函、會議紀要:通知、工作聯(lián)系函、會議紀要等主要是管理處、管理處、部門之間的文件聯(lián)系。

　　b.對外發(fā)文(業(yè)主/用戶):凡是對外的發(fā)文均代表管理處形象,因此對外發(fā)文必須由客服中心統(tǒng)一打印、編號,管理處主任審核同意后方能發(fā)放。

　　c.對外聯(lián)系函:由相關部門起草,管理處負責人審批(重要事項)后發(fā)文。

　　d.外部來函:管理處外部來函統(tǒng)一由綜合部客服中心接收,客服中心留存外部來函的原件,復印件根據(jù)主任的批示意見轉發(fā)放給相關單位,同時做好簽收記錄;如有需要,客服中心應對批示的執(zhí)行情況進行監(jiān)督、檢查。

　　4.2.2業(yè)主/用戶資料的管理要求

　　a.為便于掌握各業(yè)主/用戶的基本情況,應建立一戶一檔制,并實行電腦化管理。

　　b.業(yè)主/用戶資料應包括樓層座號、業(yè)主姓名、業(yè)主/業(yè)主/用戶姓名(是單位的還應有營業(yè)執(zhí)照、法人身份證復印件等)、人員情況、緊急聯(lián)絡電話及聯(lián)絡人等。

　　c.業(yè)主/用戶檔案建立后,需將所有的情況輸入電腦,以便及時查找,更新有關內容。

　　d.業(yè)主/用戶資料要嚴格保密,嚴禁外借。

　　4.2.3工程技術、設施設備資料的管理要求

　　a.工程資料的管理分為文件檔案管理和電腦管理兩大類。所有的文件、資料均需按分類目錄建檔存放,同時圖紙等資料要在電腦或光盤上備份存儲,以方便調閱。

　　b.工程資料原則上不得借出。如確需借出,需辦理相關借閱手續(xù),由管理處主任簽字,外借時間不得超過一周。

　　5記錄、標識

　　5.1標識一:立卷格式

　　5.2標識二:檔案盒卷脊格式(側面)

　　5.3標識三:對外發(fā)文(業(yè)主/用戶)格式

　　5.4標識四:對外聯(lián)系函、傳真格式

　　5.5《借閱申請單》

　　5.6《借閱登記表》

資料管理制度13

　　一、對文件的管理

　　1、收到建設局等政府有關部門發(fā)放的文件后,工程部資料員做好《文件收文登記表》,如須發(fā)放到施工單位、監(jiān)理單位的,復印后及時發(fā)放并做好《文件發(fā)文記錄》。

　　2、對發(fā)放到施工單位、監(jiān)理單位的通知等,須保留一份在工程部,做好《文件發(fā)文登記》、《文件存檔記錄》。

　　3、對施工單位、監(jiān)理單位提交的文件、報告等,做好《文件收文登記》,如要回復的,經辦人應及時呈有關領導批閱處理回復。

　　4、所有文件,須經資料員同意后方可借出,并應填寫《借閱登記》。

　　二、對施工圖紙、設計變更通知的管理

　　1、設計院發(fā)放到本公司工程部的施工圖紙、設計變更等要做好《圖紙(設計變更)收文登記表》。

　　2、在收到設計院發(fā)放的圖紙(設計變更)后,應及時把圖紙(設計變更)及時放發(fā)到施工單位(或監(jiān)理單位),并做好《圖紙(設計變更)發(fā)文登記表》,但須保留一份在工程部存檔。

　　三、對合同等管理

　　1、對于施工合同、監(jiān)理合同、施工許可證、規(guī)劃許可證、質量報監(jiān)登記書、安全監(jiān)督登記書等,原件留在公司存檔,工程部保存一份復印件并注明原件的去處。

　　2、如須借出施工合同、監(jiān)理合同、施工許可證、規(guī)劃許可證、質量報監(jiān)登記書、安全監(jiān)督登記書等原件,須經工程部經理同意方可外借。

　　四、施工技術資料的管理

　　1、要求施工單位在每棟樓的'基礎、主體、竣工驗收前把施工技術資料交工程部檢查驗收通過后方可提交縣監(jiān)督站申請驗收。

　　2、對于圖紙會審、開工令,基槽、主體、竣工驗收的通知書、驗收報告,質量保修書等需要我公司簽字、蓋章的,在領導簽字、蓋章后保留一份在工程部并進行歸檔。

　　3、在竣工驗收后,督促施工單位提交兩套竣工資料,一套交當?shù)亟ㄔO行政主管部門備案,一套留本公司工程部存檔。對于備案資料應及時辦理,備案后把通過備案的《備案表》留一份工程部存檔。

　　4、工程部定期(每月一次)對工程資料管理進行檢查發(fā)現(xiàn)問題及時督促施工、監(jiān)理單位進行整改,確保工程資料完整。

　　五、對于施工過程中發(fā)生的工程質量缺陷、問題、事故資料管理

　　在施工過程中,若發(fā)生質量缺陷、問題、事故,要求施工單位提交《質量缺陷(問題、事故)處理方案》,處理方案經工程部經理同意后進行存檔。

　　六、監(jiān)理單位提交的工程技術資料按現(xiàn)行國家文檔規(guī)范收集、整理、歸檔。

　　七、對于工程簽證資料的管理

　　簽證單主要按簽證規(guī)程操作,但要求做好《簽證單(簽證申請表)收發(fā)登記表》及《簽證單存檔記錄》。

　　八、對工程部工程日記的管理

　　工程部的每一位員工須把每天工地施工現(xiàn)場情況、遇到問題及解決方法記錄到工程日記上,每月5日前把上月的施工日記交予資料員提交工程部經理審查并做好存檔。

　　九、對書籍的管理

　　1、對本公司工程部所購買的書籍,資料員須編號并做好《書籍目錄》。

　　2、所有的書籍,須經資料員同意后方可借出,并應填寫《借閱登記》。借閱人須妥善保管所借書籍資料,如有遺失應原價賠償。

　　十、根據(jù)實際情況,對上述工程技術資料由資料員統(tǒng)一進行計算機信息管理,以便查閱。

資料管理制度14

　　第一節(jié)文件收發(fā)

　　1、公司文件由行政人事部負責起草和總經理審核簽發(fā)；須部門起草簽發(fā)的文件由部門負責人審核簽發(fā)。

　　2、文件簽發(fā)后，送辦公或部門文秘工作人員統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復印、蓋章。

　　3、文件和原稿，由辦公歸檔，保存?zhèn)洳椤?/p>

　　4、屬于秘密的文件，核稿人應該注明'秘密'字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。

　　5、文件統(tǒng)一由辦公負責發(fā)送。送件人應將文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并向文件簽發(fā)人報告報送結果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。

　　6、外來的文件由辦公專人負責簽收，并分類登記。由辦公主管提出處理意見后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件后即時報送。

　　7、傳閱文件由辦公專人負責收回，對領導指示的文件，辦公應及時組織傳達和落實。

　　8、報刊雜志征訂和郵件收發(fā)由辦公統(tǒng)一辦理。

　　9、財務文書由財務管理人員按照財務管理制度統(tǒng)一辦理

　　第二節(jié)文書打印

　　1、服務中心的文件，有打印必要時方予打印。內部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件，一般不予打印。

　　2、公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經有批準發(fā)文權的領導簽字同意后方準打印。一般文件的打印、復印、傳真，須經所在部門負責人簽字同意后才予辦理；部門負責人不在時，可經行政人事部主管同意后辦理。

　　3、私人資料，不得在公司打印、復印或用公司傳真機遞送，以免影響公司的正常工作。

　　4、文印工作人員應認真做好本職工作，按時完成任務，保證文字和格式不出錯誤。對收到的文件資料，應及時給有關部門、人員送發(fā)，或及時通知有關人員到文印室來拿取回，不得延誤。

　　5、文印室人員應樹立嚴格的保密觀念，不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人，不得截留任何文件。

　　6、文印室對送來打印、復印、傳真的文件資料，應做好登記，并在月終作統(tǒng)計核算。屬業(yè)務部門的`，由各部門承擔費用；屬行政、管理部門的，統(tǒng)一歸列辦公開支。

　　7、要節(jié)約使用打印紙張、墨盒，盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式，要維護好打印設施設備，保證使用效率。

　　第三節(jié)文件書寫

　　一、行文類別

　�。�1）請示：請上級指示和批準，用'請示'。

　�。�2）報告：向上級機關匯報工作，反映情況，用'報告'。

　　公司管理制度體系文件文件編號：qms—wy—0203

　　文件名稱：日常辦公管理制度

　　版本號：第1版

　　修改次數(shù)：0

　　章節(jié)內容：公文處理管理制度

　�。�3）指示：對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則，用'指示'。

　�。�4）布告、公告、通告：對公眾公布應當遵守或周知的事項，用'布告'；向國內外宣布重大事件，'用公告'；在一定范圍內公布應當遵守或周知的事件，用'通告'。

　�。�5）批復：答復請示事項，用'批復'。

　　（6）通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉下級的公文或轉發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文，用'通知'。

　�。�7）通報：表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用'通報'。

　�。�8）決定、決議：對某些問題或者重大行動作出安排，用'決定'；經過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用'決議'。

　�。�9）函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關主管部門請示批準等詢問和答復問題，用'函'。

　　（10）會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求有關單位共同遵守執(zhí)行的，用'會議紀要'。

　　（11）合同：適用于各種合作關系，合作事項的訂立。

　�。�12）其他：

　　1、司法文書：依據(jù)司法部門規(guī)定程序實施。

　　2、宣傳海報、溫馨提示、簡報：主要用于小區(qū)宣傳。

　　3、簽呈：下級對上級有所請示或報告時使用。

　　4、工作記錄表格：在管理服務工作中使用。

　　二、書寫格式

　　（1）紙張：一般a4型紙，其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。

　�。�2）邊距：上下：2.54 cm，左右3.17 cm

　�。�3）圖文顏色：未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。

　　（4）排版規(guī)格：標題文用4黑體加粗，正文依次宋體、仿宋等小4號，副標題加粗，一般每面排38每行32個字。

　�。�5）裝訂要求：左側裝訂，不掉頁。

　　（6）主要標題順序號：依次為一、，（一），1、，（1）。

　　（7）份數(shù)序號：在版面葉頁腳頁碼，多份多頁應注明份數(shù)和總頁數(shù)和順序編號。

　�。�8）附件：有附件的應標注清楚

　　（9）落款成文時間：以全稱落款，日期用漢字將年、月、日標全；'零'寫為'o'，相互對稱；加蓋紅色印章居中下壓成文時間，如果落款頁沒有正文，應采取調整行距、字距的措施加以解決。

　�。�10）正式的紅頭文件應按照公文處理辦法書寫。

　�。�11）財務文書書寫按照財務管理制度和規(guī)范執(zhí)行。

　　三、內容要求：

　�。�1）符合國家法律法規(guī)以及地方政策，按照公司各項管理制度。

　�。�2）內部行文要求規(guī)范嚴謹，宣傳語言應當生動活潑。

　�。�3）內容應當符合主題思想要求，使用通俗語言，簡明平實，準確反映信息。

資料管理制度15

　　1、特種設備檔案應當按照一臺設備一份檔案的要求建立，特種設備檔案資料主要包括以下內容：

　�。�1）特種設備的設計文件、制造單位、產品質量合格證明、使用維護說明等文件以及安裝技術文件和資料；

　�。�2）特種設備使用登記證和檢驗報告書；

　�。�3）特種設備的定期檢驗和定期自行檢查的記錄；

　�。�4）特種設備的'日常運行狀況記錄；

　�。�5）特種設備及其安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關附屬儀器儀表的日常維護保養(yǎng)記錄；

　�。�6）特種設備運行故障和事故記錄；

　　2、特種設備安全管理機構負責歸口管理本單位所有特種設備檔案資料，應指派專人負責特種設備檔案資料的保管工作。

　　3、特種設備安全管理機構應設立專門的檔案室或檔案柜用于保存特種設備檔案資料，保存期限原則上為10年，重要的見證資料應永久保存。

　　4、根據(jù)需要本單位可另外專門設立特種設備檔案資料管理機構。

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