物業(yè)檔案管理制度
在日新月異的現(xiàn)代社會(huì)中，很多場(chǎng)合都離不了制度，制度是指在特定社會(huì)范圍內(nèi)統(tǒng)一的、調(diào)節(jié)人與人之間社會(huì)關(guān)系的一系列習(xí)慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規(guī))、戒律、規(guī)章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會(huì)認(rèn)可的非正式約束、國(guó)家規(guī)定的正式約束和實(shí)施機(jī)制三個(gè)部分構(gòu)成。擬定制度的注意事項(xiàng)有許多，你確定會(huì)寫嗎？以下是小編精心整理的物業(yè)檔案管理制度，歡迎大家分享。
物業(yè)檔案管理制度1
一、根據(jù)人事檔案、文件檔案、資料檔案等各類屬性不同的.文件資料進(jìn)行分類，整理、立卷，做好文件索引，歸檔存放、管理。
二、各類檔案資料設(shè)專柜存放保管，分類編號(hào)、編注目錄，以便查閱。
三、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的文件，須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人簽字一并歸檔。
四、注意做好保密工作。借閱文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。若需抄摘或復(fù)印，應(yīng)事先請(qǐng)示，未經(jīng)批準(zhǔn)不提抄摘或復(fù)印。
五、業(yè)主檔案資料設(shè)專柜存放、保管，未經(jīng)業(yè)主許可或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)（除本公司有關(guān)工作人員外）不得查閱或泄露業(yè)主檔案資料。
六、定時(shí)檢查、核對(duì)檔案件數(shù)，做好防蟲、防塵、防潮、防遺失工作，發(fā)現(xiàn)異�；騺G失，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，查明原因。妥善處理。
七、對(duì)已失去作用的檔案資料要進(jìn)行銷毀或用碎紙機(jī)處理，銷毀檔案資料要經(jīng)過(guò)認(rèn)真鑒定，列出清單，送領(lǐng)導(dǎo)審批后指派專人監(jiān)銷，防止泄密。
物業(yè)檔案管理制度2
1、技術(shù)檔案管理各類技術(shù)資料必須分類裝訂成冊(cè),編制目錄,專人管理及制訂借用制度。
技術(shù)檔案一般可分成四類:物業(yè)施工竣工驗(yàn)收的整套檔案資料;
設(shè)備的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)制度及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn);
設(shè)備新技術(shù)信息及資料;
職工技術(shù)考核標(biāo)準(zhǔn)及資料。
1.1所有工程技術(shù)資料、圖紙、使用說(shuō)明書、工具書、工程維修保養(yǎng)原始記錄等均作為工程技術(shù)檔案在工程部資料室歸檔統(tǒng)一保管。
1.2文件、資料是大廈的重要財(cái)富,人人都要愛惜。
1.3未經(jīng)批準(zhǔn),不得將任何資料借給本公司以外人員。
1.4重要的工程技術(shù)檔案應(yīng)保存原件,原件通常不予借閱,以復(fù)印件的版本外借。
1.5檔案資料借閱要嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。
除圖書外,檔案資料嚴(yán)禁帶出大廈。
重要資料只限在資料室內(nèi)閱讀。
1.6借閱圖書每次限借一本,特殊情況需得到總工程師批準(zhǔn)。
借期為一個(gè)月,到期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
圖書不得在個(gè)人手中長(zhǎng)期持有。
1.7對(duì)檔案資料,借閱人不得裁減、抽頁(yè)、亂畫、涂改,保持版面清潔。
2、設(shè)備登記卡設(shè)備登記卡是設(shè)備管理的主要依據(jù),每一臺(tái)設(shè)備都應(yīng)設(shè)立一張登記卡。
為了便于查閱,可按設(shè)備系統(tǒng)分別裝訂成冊(cè)。
現(xiàn)代化設(shè)備管理的一條重要經(jīng)驗(yàn),就是重視對(duì)設(shè)備狀況及維修保養(yǎng)工作情況的調(diào)查和統(tǒng)計(jì),系統(tǒng)地、有計(jì)劃地積累分析原始記錄,在調(diào)查分析中研究設(shè)備維修保養(yǎng)工作的規(guī)律,使設(shè)備能夠達(dá)到最高的綜合效率。
設(shè)備登記卡應(yīng)包括設(shè)備檢查、維修保養(yǎng)記錄,設(shè)備缺陷記錄以及重大事故記錄,這些可作為設(shè)備計(jì)劃?rùn)z修和確保設(shè)備正常運(yùn)行的'重要依據(jù),也是設(shè)備技術(shù)改造、報(bào)廢的主要依據(jù)。
設(shè)備一般每年按設(shè)備登記卡進(jìn)行一次全面的清點(diǎn)核對(duì),應(yīng)該做到帳物相符。
3用戶設(shè)備檔案卡物業(yè)的每套客房可認(rèn)為是為用戶服務(wù)的獨(dú)立設(shè)備,因此,每一獨(dú)立單元需設(shè)立一張用戶單元設(shè)備檔案卡。
這有利于掌握對(duì)用戶設(shè)備的完好程度及設(shè)備返修率程度的了解。
4質(zhì)量記錄《設(shè)備檔案卡》ed-tb-0309-113《設(shè)備編號(hào)法則》
物業(yè)檔案管理制度3
依據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，確保檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、檔案工作的基本原則
檔案實(shí)行集中管理與分散管理相結(jié)合，即分別為公司、部門管理，專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。公司各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中所形成的具有參考價(jià)值的文件、材料，由承辦單位、經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。
二、文件資料點(diǎn)收、整理和歸檔
1、文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。
2、文件如經(jīng)過(guò)抽查，應(yīng)有部門主管領(lǐng)導(dǎo)的簽認(rèn)。
3、文件的處理手續(xù)必須完善，如有遺漏，應(yīng)立即退回承辦人。
4、做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦工作，按規(guī)定程序符合立卷標(biāo)準(zhǔn)要求，及時(shí)分類、立卷、歸檔。
三、檔卷管理
1、每年對(duì)檔案材料的`數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。
2、做好相關(guān)的防范措施，注意保密工作。
3、保持檔案室清潔，隨時(shí)擦拭檔案櫥、架，并采取防蟲蛀腐朽工作。
4、每年按規(guī)定清理一次，已到保管期限，確定銷毀的檔案材料必須列冊(cè)登記，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后作銷毀處理。
四、檔案調(diào)、借閱
1、嚴(yán)格履行調(diào)、借閱登記、審批手續(xù)，一般僅限在檔案室查閱。確因工作需要帶出復(fù)印或摘抄文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
2、借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案。
3、檔案歸還，經(jīng)檔案管理人員檢查無(wú)誤后，立即歸入檔卷。
物業(yè)檔案管理制度4
物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理行為的出現(xiàn)而產(chǎn)生的,盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié),然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開展后,幾乎每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開檔案,無(wú)論是維修、養(yǎng)護(hù)物業(yè)設(shè)施,還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況,或是收取管理費(fèi)用、開發(fā)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等,都要用到物業(yè)檔案。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,無(wú)論是物業(yè)管理還是檔案管理,都在向著現(xiàn)代化的管理目標(biāo)邁進(jìn),物業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理也成為必然趨勢(shì)。
物業(yè)檔案是物業(yè)管理公司在從事物業(yè)管理活動(dòng)時(shí)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業(yè)管理的不斷發(fā)展和完善,物業(yè)檔案的種類也在不斷增加。
一、檔案管理運(yùn)作環(huán)節(jié)
1、設(shè)立檔案室,采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的.先進(jìn)手段,建立相應(yīng)的規(guī)章制度,對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理。
2、資料的收集堅(jiān)持內(nèi)容真實(shí)的原則,根據(jù)實(shí)際資料和信息資料的內(nèi)容,在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大資料的來(lái)源渠道。
二、資料分類整理
收集后的所有信息資料,統(tǒng)一由檔案管理員整理。整理的重點(diǎn)是去偽存真,根據(jù)檔案的來(lái)源、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分,做到條理清晰、分類合理。
三、檔案內(nèi)容
范圍分類資料內(nèi)容
房產(chǎn)公司提供資料產(chǎn)權(quán)資料立項(xiàng)文件、工期批復(fù)文件、規(guī)劃會(huì)審文件、規(guī)劃用地許可證、土地證、擴(kuò)初會(huì)審文件、建設(shè)規(guī)劃許可證
技術(shù)資料規(guī)劃圖、竣工圖、地質(zhì)勘察報(bào)告、工程預(yù)決算書、圖紙會(huì)審記錄、竣工驗(yàn)收證明書、總平面圖、平面圖、房屋及設(shè)備使用技術(shù)資料
管理處建立的資料物業(yè)資料小區(qū)基本資料、商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料、娛樂(lè)設(shè)施資料、路標(biāo)、門牌、室號(hào)配置圖
業(yè)主資料入住通知書、業(yè)主公約、業(yè)主情況登記表、裝修申請(qǐng)表、房屋交接單
日常管理資料日常工作記錄、各類協(xié)議、各種設(shè)施設(shè)備檔案
四、資料歸檔整理
1、按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行科學(xué)地分類與保存。
2、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、編號(hào)、造冊(cè)、編輯,分柜保存,運(yùn)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存,便于查找和調(diào)用。
3、檔案的出室、入室都有嚴(yán)格的規(guī)定:出室必須由管理處主任同意,經(jīng)登記后方可借出;入室時(shí),須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),并追究有關(guān)人員的責(zé)任。檔案管理人員需及時(shí)收回在外文件,嚴(yán)防文件的流失。
4、檔案的管理環(huán)境做到'三防',即防火、防潮、防變質(zhì)。
物業(yè)檔案管理制度5
為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。
一、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理，一級(jí)管理是指公司綜合辦公室的統(tǒng)籌管理；二級(jí)管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各科室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合辦公室檔案管理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
二、歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、所有科室的業(yè)務(wù)活動(dòng)方面的資料，應(yīng)將相關(guān)資料的復(fù)印件報(bào)綜合辦公室備案。
6、由公司對(duì)外簽訂的合同，至少應(yīng)保留一份原件，交由綜合管理部保存。
7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合辦公室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
三、檔案保管制度
1、公司綜合辦公室設(shè)存放檔案的專門檔案柜，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
6、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。
7、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的.檔案清單由檔案員永久保存。
8、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。
9、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。
三、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。
5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。
6、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副經(jīng)理同意，必須外借的，由經(jīng)理審批。
四、二級(jí)檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統(tǒng)一保存。
物業(yè)檔案管理制度6
第一章總則
第一條為加強(qiáng)公司員工的人事檔案管理，使公司人事檔案得到有效保護(hù)和利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》、《浙江xx物業(yè)管理有限公司人事管理制度》等有關(guān)規(guī)定，特制定《浙江xx物業(yè)管理有限公司人事檔案管理制度》。
第二條員工人事檔案是記載員工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察、了解和正確任用員工的重要依據(jù)，是本公司檔案的重要組成部分。
第三條本公司的人事檔案工作任務(wù):
1、保管員工人事檔案;
2、收集、鑒別和整理員工人事檔案材料;
3、辦理員工人事檔案的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞;
4、通過(guò)人事檔案了解熟悉員工，為人事工作提供情況;
5、逐步實(shí)現(xiàn)員工人事檔案管理手段的科學(xué)化和現(xiàn)代化。
第四條本公司的員工人事檔案管理由公司綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)。
第二章人事檔案的收集和歸檔
第五條員工人事檔案材料的收集、歸檔，是公司綜合服務(wù)部與其他各部門的共同任務(wù)，必須按照有關(guān)規(guī)定，互相配合，認(rèn)真做好。
第六條員工人事檔案材料的收集歸檔范圍，嚴(yán)格按照公司的人事檔案管理要求執(zhí)行。員工人事檔案材料內(nèi)容:
1、員工登記表(含照片)。
2、個(gè)人簡(jiǎn)歷。
3、考核材料(如試用期滿考核鑒定、見習(xí)期滿考核鑒定以及近三年的年度考核記錄、素質(zhì)測(cè)試記錄等)。
4、各類證書復(fù)印件、原件:(包括:①學(xué)歷證書復(fù)印件;②各類資格證書復(fù)印件;③身份證復(fù)印件;④職務(wù)聘免復(fù)印件;⑤體檢表、干部身份表;⑥其它等)。
5、獎(jiǎng)懲材料。
6、兼職情況(包括出任董監(jiān)事情況<原件或復(fù)印件>、擔(dān)任社會(huì)職務(wù)情況<原件或復(fù)印件>等)。
7、承諾書、勞動(dòng)合同(應(yīng)做到文本齊全完整，時(shí)間連續(xù)及時(shí))、各類因公出國(guó)協(xié)議或培訓(xùn)協(xié)議、擔(dān)保書等。
8、各類審批材料(復(fù)印件，包括⑴應(yīng)聘材料;⑵面試材料;⑶錄用審批材料;⑷職務(wù)聘免審批材料;⑸調(diào)整工資審批表;⑹因公出國(guó)審批材料;⑺用工性質(zhì)晉升審批表;⑻離職審批表<原件>，辭職批復(fù);⑼離退休審批表;⑽調(diào)令單、分配單;⑾其它)。
9、其它可供參考材料(如近三年內(nèi)的員工個(gè)人年度工作總結(jié)或述職報(bào)告、各類培訓(xùn)總結(jié)、培訓(xùn)成績(jī)、出國(guó)培訓(xùn)總結(jié)等)。
第七條收集歸檔的人事檔案材料必須是文字、內(nèi)容清楚完整，印章手續(xù)完備，且辦理完畢的正式審核、審批、簽署、落款文字材料。
第八條員工人事檔案材料必須用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水和復(fù)寫紙書寫。
第九條形成員工人事檔案材料的部門，在形成正式材料后的一個(gè)月內(nèi)，負(fù)責(zé)按要求把應(yīng)歸檔的材料送交綜合服務(wù)部歸檔。
第十條公司綜合服務(wù)部發(fā)現(xiàn)送交的人事檔案材料不符合歸檔要求時(shí)，要及時(shí)通知形成檔案材料的部門，補(bǔ)送材料或補(bǔ)辦手續(xù)。形成材料的部門要按規(guī)定認(rèn)真辦理。
第十一條員工人事檔案管理人員要經(jīng)常了解和掌握干部人事檔案材料來(lái)源的信息、溝通渠道、及時(shí)收集應(yīng)歸檔的.材料。同時(shí)，要熟悉收集歸檔工作的各項(xiàng)規(guī)定，對(duì)收集到的材料，認(rèn)真鑒別，嚴(yán)格把關(guān)，及時(shí)入卷歸檔。
第十二條形成員工人事檔案材料的部門，向公司綜合服務(wù)部送遞材料時(shí)，如其他檔案管理部門也需要收集歸檔，則材料形成部門要事先考慮制作材料的數(shù)量，必要時(shí)協(xié)商聯(lián)系，以防造成員工人事檔案材料的短缺。
第三章人事檔案的保管
第十二條員工人事檔案由公司綜合服務(wù)部設(shè)專人妥善保管，不得泄密。
第十三條員工人事檔案應(yīng)存入保險(xiǎn)柜，有防盜、防火、防潮等安全措施。
第十四條檔案管理人員應(yīng)對(duì)保管的檔案逐一登記編號(hào)，并每年進(jìn)行一次檢查、核對(duì)，防止錯(cuò)放或丟失。發(fā)現(xiàn)丟失或問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查找并采取措施，以保證檔傅耐暾桶踩
第十五條檔案移交要填寫清單，交接雙方應(yīng)共同清點(diǎn)并簽字留據(jù)。
第十六條嚴(yán)格防止任何人私自保存他人的檔案材料，對(duì)造成泄密或其它后果的，視情節(jié)輕重，給予嚴(yán)肅處理。
第十七條檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，必須嚴(yán)格履行交接制度，未交接清楚，不得離去。
第十八條建立堅(jiān)固、安全的庫(kù)房，配置符合要求的檔案柜。防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫六項(xiàng)措施落實(shí)到位。
第十九條檔案庫(kù)房是機(jī)要重地，無(wú)關(guān)人員不得隨意出入;查閱人員須在檔案管理人員陪同下方可進(jìn)入。
第二十條逐步實(shí)現(xiàn)員工檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化。
第四章人事檔案的查閱和借用
第二十一條公司員工查閱或借閱人事檔案，經(jīng)公司綜合服務(wù)部總經(jīng)理同意，辦理登記手續(xù)后方可查閱或借閱本人人事檔案。
第二十二條外單位人員憑介紹信等證件經(jīng)公司綜合服務(wù)部總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱員工檔案;檔案原則上不外借，確因特殊情況必須外借時(shí)，應(yīng)寫明原因并經(jīng)執(zhí)行總裁批準(zhǔn)同意方可。
第二十三條查閱或借用員工檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定。員工閱檔后摘錄的材料應(yīng)由檔案工作人員與原文核對(duì)無(wú)誤后，寫明材料出處和時(shí)間，并加蓋公司公章。嚴(yán)禁對(duì)檔案進(jìn)行圈劃、涂改、拆換員工檔案材料，不得向無(wú)關(guān)人員談?wù)摶蛐孤秵T工檔案內(nèi)容，違犯者將視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育甚至紀(jì)律處分。
第五章人事檔案的轉(zhuǎn)遞
第二十四條員工人事檔案的轉(zhuǎn)遞是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的工作。檔案管理人員應(yīng)具有高度的責(zé)任感。在辦理檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程上，要認(rèn)真細(xì)致，有條有理，切不可匆忙、馬虎，防止出現(xiàn)絲毫的差錯(cuò)。
第二十五條人員內(nèi)部調(diào)動(dòng)，檔案轉(zhuǎn)遞要做到'檔隨人走'，公司綜合服務(wù)部應(yīng)將其檔案密封轉(zhuǎn)到新的歸口單位。
第二十六條檔案轉(zhuǎn)遞必須填寫《員工人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并通過(guò)機(jī)要轉(zhuǎn)遞或由檔案管理員專程送取，嚴(yán)禁個(gè)人攜帶。對(duì)個(gè)人攜帶檔案的，公司綜合服務(wù)部應(yīng)拒絕接收。
第二十七條轉(zhuǎn)遞的檔案必須是經(jīng)過(guò)鑒別、清理、整理的檔案。轉(zhuǎn)遞檔案必須一次轉(zhuǎn)出，不能分批轉(zhuǎn)出。
第二十八條對(duì)轉(zhuǎn)進(jìn)的檔案在核對(duì)無(wú)誤后，及時(shí)將《員工人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)退回。
第二十九條對(duì)違反轉(zhuǎn)遞規(guī)定，造成檔案丟失或發(fā)生抽取，更換材料等問(wèn)題的要追究、當(dāng)事人和有關(guān)管理人員的責(zé)任。
第六章
附則
第三十條本制度由綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。
物業(yè)檔案管理制度7
1.人事檔案由公司綜合部指定專職人員保管。
2.凡在本公司的固定員工、合同制和聘用人員,均須建立個(gè)人人事檔案。
3.人事檔案要有保管目錄,編號(hào)立檔。檔案、內(nèi)部資料要有資料登記目錄。檔案內(nèi)容必須齊全、完善。
4.借閱人事檔案,必須經(jīng)過(guò)綜合部經(jīng)理批準(zhǔn),要嚴(yán)格履行借閱手續(xù),限期交回。
5.人事檔案內(nèi)裝材料禁止單頁(yè)借出。
物業(yè)檔案管理制度8
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式
公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等
2.公司董事會(huì)文件:董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等
3.公司管理制度:公司運(yùn)營(yíng)、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程
4.公司財(cái)務(wù)資料:各類總、分帳冊(cè)、報(bào)表、單據(jù)、憑賬、報(bào)告等
5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄、獎(jiǎng)懲記錄、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等
6.公司經(jīng)營(yíng)策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場(chǎng)分析、各種調(diào)查分析、營(yíng)銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等
7.公司客戶名冊(cè):客戶名冊(cè)、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊(cè)及記錄等
8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)體系等
9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過(guò)程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來(lái)傳真、往來(lái)函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等
10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的`完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成果等
11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問(wèn)服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購(gòu)買的政策法規(guī)、公司各類剪報(bào)等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購(gòu)買、訂購(gòu)的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報(bào)告、批復(fù)、外來(lái)文函
14.公司宣傳資料:公司對(duì)外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。
物業(yè)檔案管理制度9
一、檔案管理總則
1、公司檔案是指公司各個(gè)部門在從公司經(jīng)營(yíng)管理等工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載,是公司管理工作的基本依據(jù)和有效憑證。
2、檔案的管理工作是一門專業(yè)性的管理工作,是經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中的重要組成部分,各部門都要從公司整體利益出發(fā),把檔案管理工作納入本部門日常工作程序之中,切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案第一負(fù)責(zé)人。
3、各部門都必須貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一人事檔案的原則,采取有效措施,集中統(tǒng)一管理本部門的檔案,以維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全有效利用。
二、管理結(jié)構(gòu)和職責(zé)
1、總辦是公司檔案管理的業(yè)務(wù)主管部門,根據(jù)工作需要,應(yīng)組織籌建公司檔案室,總辦對(duì)其他部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。其主要職責(zé):
�、僦贫ü緳n案管理制度、辦法、規(guī)范并指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門貫徹執(zhí)行情況;
�、趯�(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行經(jīng)常的檢查、指導(dǎo)和交流,加強(qiáng)檔案管理意識(shí);
�、劢M織培訓(xùn)各部門兼職檔案管理員;
④負(fù)責(zé)公司級(jí)檔案的收集、整理和集中統(tǒng)一管理并積極提供利用;
2、部門應(yīng)根據(jù)本部門檔案數(shù)量、使用頻度、重要性等特點(diǎn),設(shè)立部門內(nèi)的檔案柜或移交總辦進(jìn)行檔案管理;各部門應(yīng)按照規(guī)范設(shè)立檔案管理崗位,并指定兼職檔案管理員;兼職檔案管理員負(fù)責(zé)本部門內(nèi)的檔案收集、整理和集中統(tǒng)一管理工作。業(yè)務(wù)上接受總辦檔案管理員指導(dǎo)。各部門的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業(yè)務(wù)結(jié)點(diǎn),其基本職責(zé):
�、儇瀼貓�(zhí)行公司有關(guān)檔案管理的系列規(guī)范,制定本部門檔案工作各項(xiàng)實(shí)施細(xì)則;
②負(fù)責(zé)收集本部門內(nèi)的檔案材料,并進(jìn)行系統(tǒng)整理、編目、科學(xué)排列,做到查找方便,為各項(xiàng)工作提供服務(wù);
�、墼陧�(xiàng)目結(jié)束或特定時(shí)期向公司檔案室移交檔案。
三、公司檔案歸檔范圍和要求
1、公司檔案的歸檔范圍,按其性質(zhì)劃分:公司的各種證、照、卡、各種行政文件,各個(gè)項(xiàng)目相關(guān)的證件、手續(xù)、合同、圖紙、竣工資料、驗(yàn)收資料、獎(jiǎng)牌、榮譽(yù)證書等。
2、公司檔案,由總辦檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門檔案,由部門兼職檔案管理員分別收集本部門和本項(xiàng)目在工作中形成的歸檔材料,在項(xiàng)目結(jié)束或特定時(shí)期向總辦移交;
3、會(huì)計(jì)檔案由于其特殊性及重要性,會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、帳冊(cè)等財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)部根據(jù)國(guó)家財(cái)政部的有關(guān)政策歸檔和保管;
4、歸檔的檔案應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng);各種簽證手續(xù)完備、字跡圖樣清晰;
5、本公司產(chǎn)生的和政府發(fā)文的各類歸檔材料都必須是原件;公司全體員工都應(yīng)無(wú)條件按規(guī)定提交歸檔材料,任何人都不得將歸檔材料據(jù)為私有。
四、檔案的管理
1、檔案管理員對(duì)接受的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類、編號(hào)并進(jìn)行電腦錄入;
2、檔案保管必須有專用房間或柜子,房間或柜內(nèi)保持適當(dāng)?shù)?溫、濕度,并應(yīng)有防火、防蟲、防盜等措施。
3、檔案管理員應(yīng)經(jīng)常對(duì)檔案進(jìn)行保管狀況檢查。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題除及時(shí)報(bào)告本部門領(lǐng)導(dǎo)外,應(yīng)采取補(bǔ)救措施,以減少檔案的損失;
4、檔案管理部門應(yīng)建立登記制度,對(duì)檔案的接收、移交、借閱等方面進(jìn)行登記;
5、各服務(wù)中心必須指定專人管理本服務(wù)中心的檔案,并及時(shí)與總辦檔案管理員對(duì)接;
6、常用檔案在使用中,檔案管理員必須保持一份復(fù)印件存檔,以便其他相關(guān)工作的查閱;
7、凡領(lǐng)用檔案原件交相關(guān)部門留存者,必須復(fù)印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總辦存檔。以保證項(xiàng)目資料的完整,并節(jié)省公司人力、物力,縮短辦文時(shí)間;
8、部門撤消或變動(dòng),以及項(xiàng)目結(jié)束時(shí),應(yīng)將其檔案收集齊全,妥善整理,嚴(yán)格按類別、目錄順序?qū)μ?hào)入座排列整裝方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續(xù);
9、檔案分電子文檔和實(shí)物存取文檔兩種;
10、檔案的保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期、臨時(shí)四種。
五、檔案的利用
1、積極開展檔案的利用,各部門因工作需要可查閱檔案,充分發(fā)揮公司檔案在項(xiàng)目開發(fā)和管理中的作用;
2、凡借閱檔案的人員,必須愛護(hù)檔案,不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫、批注,必須保證檔案的保密性,按時(shí)歸還,如有損壞、涂改、丟失等,應(yīng)及時(shí)追查責(zé)任。
六、檔案的銷毀
1、任何部門和個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷毀公司檔案資料。
2、按規(guī)定需要銷毀的,凡屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),一般內(nèi)部檔案須經(jīng)總辦主任批準(zhǔn)。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真填寫銷毀清單,并由專人監(jiān)督銷毀。
七、附則
1、本規(guī)范的執(zhí)行監(jiān)督人為總辦檔案管理員。
2、各部門應(yīng)參照本規(guī)范制定部門內(nèi)實(shí)施細(xì)則,報(bào)總辦備案;
3、有關(guān)檔案管理的其他規(guī)范,與本規(guī)范配合執(zhí)行。
4、對(duì)檔案管理工作每半年進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)因管理不善,造成資料丟失、損壞的按照公司獎(jiǎng)懲制度執(zhí)行,并且應(yīng)采取一切補(bǔ)救措施。
八、項(xiàng)目圖紙移交規(guī)定
1、針對(duì)地產(chǎn)公司開發(fā)的新項(xiàng)目,在正式出施工圖時(shí)給物業(yè)公司發(fā)放的圖紙(包括各專業(yè)相關(guān)圖紙),作為公司的絕密文件,由專人負(fù)責(zé)保管。
2、工程竣工驗(yàn)收后,地產(chǎn)公司向物業(yè)公司提交整套工程資料,物業(yè)公司專人接收并簽字確認(rèn)。
3、服務(wù)中心成立后,項(xiàng)目資料移交服務(wù)中心,由服務(wù)中心具體按檔案管理制度中相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。
九、檔案管理流程圖:
1、項(xiàng)目資料:
相關(guān)部門分類整理
列出清單
部門經(jīng)理審查簽字
項(xiàng)目結(jié)束后移交公司檔案員
檔案管理員歸類、編目組卷
建立電子檔案
2、公司證照卡及榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯等實(shí)物:
3、檔案借閱
填借閱申請(qǐng)單
總辦審批
登記借閱
按時(shí)歸檔:
物業(yè)檔案管理制度10
1、發(fā)文格式中,函、通告、通知、報(bào)告、請(qǐng)示等文件如何使用
(1)函:與不相隸屬機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)單位之間互相商洽和聯(lián)系工作,詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題等用'函'。
(2)通告:在工作中可能出現(xiàn)或已經(jīng)出現(xiàn)了問(wèn)題,或者是有些工作或其他事項(xiàng)需要外界配合等用'通告'。
(3)通知:是'發(fā)現(xiàn)行政法規(guī)和規(guī)章,轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文批轉(zhuǎn)所屬單位,要求屬下單位輸或需要周知和共同執(zhí)行事項(xiàng)時(shí)所使用的下行文種'。常用的有'指示性通知'、'批示性通知'、'周知性通知'、'會(huì)議通知'、'任免通知'。
(4)報(bào)告:向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,提出建議,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)等用'報(bào)告'。
(5)請(qǐng)示:請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某項(xiàng)重要工作作出指示,答復(fù)和批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)用'請(qǐng)示'。
2、如何收集物業(yè)管理的重要文件、法規(guī)及信息
(1)可從上級(jí)公司傳閱的文件、資料中收集;
(2)從政府相關(guān)部門下發(fā)的文件資料中整理收集;
(3)從物業(yè)管理協(xié)會(huì)會(huì)刊中收集;
(4)征訂有關(guān)物業(yè)管理的專業(yè)信息、刊物及法規(guī)匯編等資料;
(5)經(jīng)常了解物業(yè)管理專業(yè)書籍的出版情況;
(6)保持與物業(yè)管理各政府業(yè)務(wù)主管部門的聯(lián)系,從中獲得物業(yè)管理的有關(guān)文件法規(guī);
(7)可從報(bào)刊、雜志等資料中收集。
3、檔案材料的收集和清理的具體要求是什么
(1)嚴(yán)格檔案材料的收、發(fā)制度和借閱制度;
(2)及時(shí)做好催還、清退工作,檔案材料不得個(gè)人保管;
(3)除做好日常材料的收集和清理工作外,每年要集中時(shí)間整理前一年的檔案材料;
(4)檔案工作應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理。公司辦公室負(fù)責(zé)公司的主體檔案,對(duì)各職能部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查,各職能部門分層管理本部門的檔案工作;
(5)檔案材料的收集和清理要便于公司及各部門的利用;
(6)必須按檔案分類項(xiàng)目進(jìn)行檔案的整理和歸檔;
a、檔案材料的分類方法主要有:部門分類法、問(wèn)題分類法、材料性質(zhì)分類法、人物分類法和時(shí)間分類法。各部門應(yīng)根據(jù)自己的工作性質(zhì)和涉及范圍確定分類方法。
b、檔案分類項(xiàng)目一旦確定,要執(zhí)行到底,不因易人而變更。
c、正式歸檔材料一般指已經(jīng)處理完畢的材料。對(duì)歸類界限不明確的材料,可根據(jù)材料與類目的密切程度進(jìn)行歸類。
(7)檔案材料的卷宗的.處理:
a、對(duì)無(wú)主題的材料應(yīng)擬定確切的標(biāo)題;
b、所有歸檔材料均須編號(hào),并按序號(hào)進(jìn)行先后排列;
c、填寫材料目錄表,其主要內(nèi)容有:順序號(hào)、發(fā)文部門、標(biāo)題、文號(hào)和日期;
(8)確定檔案材料的保管年限。一般檔案分為永久保管、長(zhǎng)期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。
(9)檔案材料的保管。檔案材料應(yīng)集中指定地點(diǎn)保存,并按類上架進(jìn)柜,注意防盜、防火、防潮、防蟲、防泄密等事件的發(fā)生,要經(jīng)常對(duì)檔案材料進(jìn)行檢查。
4、物業(yè)管理應(yīng)保存的基本材料有哪些
物業(yè)管理公司應(yīng)保存的基本材料有:會(huì)議記錄;上下行文;政府文件;工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;規(guī)章制度;調(diào)查分析;重大事件和投訴;工作檢查、評(píng)比記錄;物業(yè)管理委托合同;物業(yè)管理各項(xiàng)分承包合同、協(xié)議;公司人事材料;治安事件記錄、處理材料;各工程竣工圖紙、驗(yàn)收合格證明材料;技術(shù)圖紙、工程檔案;客戶/業(yè)主檔案;固定資產(chǎn)清單;財(cái)務(wù)憑證、帳冊(cè)、報(bào)表;財(cái)產(chǎn)和物資單據(jù);各類經(jīng)營(yíng)證明、證件等。
物業(yè)檔案管理制度11
第一條總則
1.為規(guī)范公司檔案管理，更有效地為公司的各項(xiàng)工作的順利開展服務(wù)，特制定本制度。
2.本制度的檔案指公司日常工作中發(fā)生的重要書面文件、音像資料，包括:國(guó)家政府部門重要公文、工程技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、法律文書、各種文書檔案及其他專門檔案(人事檔案等)。
3.公司對(duì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
第二條檔案管理架構(gòu)
1.公司檔案管理由辦公室主管，設(shè)立綜合檔案室。
2.綜合檔案室由辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)管理，各管理處設(shè)兼職檔案管理人員。
3.綜合檔案室負(fù)責(zé)公司全部重要檔案原件的管理。各管理處由兼職檔案管人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作。
第三條檔案分類:
1.文書類檔案
1)政府部門各類文件
2)公司對(duì)外、對(duì)內(nèi)各類正式發(fā)文
3)法律公文
4)廣告策劃文案
2.工程技術(shù)類
1)設(shè)備設(shè)施檔案
2)招投標(biāo)檔案
3.財(cái)務(wù)類檔案
4.合同類檔案
5.公司各類證照
6.影音類文件
第四條歸檔工作流程
1.檔案工作分為八個(gè)環(huán)節(jié):收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用。
2.各管理處以管理項(xiàng)目為單位，按檔案分類要求，在第一時(shí)間將文件、證照原件整理后，負(fù)責(zé)移交至公司綜合檔案室歸檔。
3.各管理處按要求建立檔案，做好檔案登記目錄，經(jīng)管理處負(fù)責(zé)人審簽后，及時(shí)交送公司綜合檔案室備查，并依據(jù)要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如管理處確需留存原件的，應(yīng)與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續(xù)。
第五條歸檔要求
1.歸檔文件必須完整齊全。
2.歸檔文件必須按規(guī)定分類、整理、編目。
3.檔案編目
1)文書類檔案:年度+(項(xiàng)目)部門或管理處+案卷號(hào)
如:20xx/市場(chǎng)/001
2)工程類檔案:年度+項(xiàng)目+檔案分類+案卷號(hào)
如:20xx/百事可樂(lè)/項(xiàng)目/001
3)財(cái)務(wù)類檔案:會(huì)計(jì)年度設(shè)置
4)合同類檔案:部門(項(xiàng)目)+合同類型+年份+案卷號(hào)
4.歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍(lán)色復(fù)印紙書寫。熱敏紙類的傳真件、復(fù)印件均不能歸檔。
5.音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤要原版;計(jì)算機(jī)軟盤、光盤要可運(yùn)行。音像檔案采取總登記方式(登記表見附件2):
1)照片、底片要求清晰完整，并附有說(shuō)明文字材料，包括事件、時(shí)間、人物、背景、攝影者五要素。
2)錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)在盒套貼有標(biāo)簽注明:題目(內(nèi)容)、制作日期、制作人、盤數(shù)、序號(hào)等。
第六條檔案借閱、移交
1.公司檔案室檔案原則不外借其他單位，如確需外借需經(jīng)公司主管副總批準(zhǔn)。
2.借閱檔案、證照一律辦理借閱手續(xù)。檔案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、復(fù)印及轉(zhuǎn)借他人。
3.各管理處只能借閱本部門形成檔案，若跨部門借閱，須經(jīng)檔案主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
4.公司檔案管理人員在調(diào)離崗位、或離職時(shí)，由辦公室主任負(fù)責(zé)監(jiān)督辦理檔案的.交接工作，將檔案移交表填寫清楚。
第七條保管和保密制度
1.存放檔案的檔案柜排放整齊;采用統(tǒng)一的檔案盒，且要求標(biāo)識(shí)明確。
2.檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。
3.檔案的保密嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，采取相應(yīng)保管措施。銷毀檔案要由專人監(jiān)銷，防止泄密。
4.節(jié)假日期間，檔案庫(kù)房、檔案柜要加封條。
第八條附則
工程檔案、財(cái)務(wù)檔案管理制度細(xì)則由部門另行制定。
物業(yè)檔案管理制度12
1目的
為更好的掌握物業(yè)公司管轄的物業(yè)、設(shè)備、設(shè)施的現(xiàn)狀,確保物業(yè)、設(shè)備、設(shè)施管理工作的'統(tǒng)一,完整的完善建立物業(yè)檔案。
2適用范圍
適用于東莞市xx物業(yè)管理有限公司各類物業(yè)、設(shè)施、設(shè)備的綜合管理工作。
3職責(zé)
3.1檔案管理員直接向行政主管負(fù)責(zé)。
3.2檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的保存、借閱、資料錄入工作。
3.3檔案管理員每一個(gè)月更新一次檔案資料。
3.4各部門主管每月將變更的資料整理交檔案管理員。
4檔案存放位置
4.1電腦保存一份電子文檔。
4.2xx四樓資料室。
5檔案管理員
5.1行政人事部
6檔案編號(hào)規(guī)則(見附件1)
7部門檔案內(nèi)容
7.1行政部:公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、合同、資質(zhì)證書、人事檔案資料、辦公用品、法律文件。
7.2財(cái)務(wù)部:財(cái)務(wù)資料、合同。
7.3保安部:警戒器材、合同。
7.4環(huán)保部:清潔器材、綠化器材、合同。
7.5工程部:設(shè)備、合同、證書、圖紙、工具儀表。
7.6物業(yè)部:建筑物、車輛、業(yè)主資料、合同。
8檔案管理制度
8.1檔案資料保管由專人負(fù)責(zé),任何人不得擅自開啟資料柜和移動(dòng)檔案柜內(nèi)資料。
8.2如須借閱檔案資料,需到管理員處登記后方可借閱,借閱完后管理員檢查無(wú)損壞放回原文件夾中。
8.3資料借閱只能在檔案室內(nèi)查看,不能損壞的涂改資料,否則追究借閱人責(zé)任。
8.4資料借閱必須是部門主管以上人員,只能借閱本部門資料,如需借閱其它資料必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意。
8.5檔案室必須保存兩份資料:一份為歷史資料檔案,一份為借閱資料。
8.6工作需要復(fù)印資料的只可復(fù)印本部門資料,必須做好登記。
8.7檔案管理員必須保證資料的完整及完好,如有損壞必須立即進(jìn)行更新。
8.8檔案管理員必須每月對(duì)資料進(jìn)行一次更新,更新后的資料必須放于本文件的首頁(yè)。
8.9檔案管理員制定文件檔案總目錄,以及每個(gè)檔案文件目錄放于文件的首頁(yè)便于查找。
8.10變更合同資料需另行存放至少保存一年以上。
9相關(guān)文檔
9.1《檔案編號(hào)規(guī)則》
10修訂及實(shí)施
10.1本規(guī)定由全公司各部門實(shí)施,行政人事部進(jìn)行監(jiān)督。
10.2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。
10.3本規(guī)定從二零零四年六月一日實(shí)行。
物業(yè)檔案管理制度13
1、保衛(wèi)部檔案建立在本部門辦公室(原則上由秘書管理);
2、消防檔案包括：上級(jí)文件、公函;工程消防驗(yàn)收?qǐng)?bào)告;防火檢查記錄單;火險(xiǎn)隱患通知單，向上級(jí)呈送的各類消防請(qǐng)示和報(bào)告，各級(jí)消防組織、滅火力量，消防設(shè)施、設(shè)備的分布;
3、內(nèi)保檔案包括：上級(jí)文件、公函，重點(diǎn)要害部位及人員政審，公安機(jī)關(guān)對(duì)案情案卷，保衛(wèi)部對(duì)案情的調(diào)查案卷，公安機(jī)關(guān)出具的傳喚、搜查、逮捕、拘留、勞動(dòng)教養(yǎng)通知書，司法機(jī)關(guān)送達(dá)的判決通知書，公安機(jī)關(guān)的.外調(diào)介紹信，案情通報(bào);
4、其它檔案包括：上級(jí)文件、通知、會(huì)議紀(jì)要，向上級(jí)請(qǐng)示的各類行文、飯店各項(xiàng)安全管理制度，對(duì)飯店各級(jí)安全檢查的記錄單、通知單、隱患通知書，整改措施、意見和建議，各項(xiàng)安全培訓(xùn)與考核記錄，有關(guān)安全會(huì)議紀(jì)要，交通事故、違紀(jì)開除、非正常死亡，工作計(jì)劃和總結(jié);
5、檔案分類裝存，編排序號(hào)，建立目錄，嚴(yán)格履行借還登記手續(xù)。
6、建立新類別檔案需經(jīng)部門經(jīng)理，撤消舊檔案須經(jīng)部門經(jīng)理辦公會(huì)確定，報(bào)上級(jí)批準(zhǔn)。
物業(yè)檔案管理制度14
1、辦公室負(fù)責(zé)指定接待員、檔案員負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作;
2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統(tǒng)一目錄，同時(shí)建立電子檔備份。各類信息詳細(xì)排列，以便查閱;
3、客戶信息檔案的內(nèi)容包括：業(yè)主收樓及驗(yàn)收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費(fèi)文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件;
4、專管人員須認(rèn)真填寫各項(xiàng)記錄表，紙文檔與電子文檔同時(shí)進(jìn)行。及時(shí)跟進(jìn)業(yè)主檔案的'變更，保證信息的準(zhǔn)確性;
5、業(yè)主檔案信息應(yīng)嚴(yán)格管理，注意保密。嚴(yán)禁非相關(guān)人員查閱，以保護(hù)業(yè)主的隱私，維護(hù)公司良好形象;
6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作;
7、業(yè)主檔案永久保存，及時(shí)與業(yè)主溝通，及時(shí)變更業(yè)主信息，保證其準(zhǔn)確性。
物業(yè)檔案管理制度15
美術(shù)館物業(yè)管理制度和檔案的建立與管理
檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個(gè)重要組成部分，科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為住宅區(qū)樓宇及共用設(shè)施的使用、維修、改建和各項(xiàng)管理工作提供指導(dǎo)和服務(wù)。針對(duì)美術(shù)館的物業(yè)管理形式，做到每一項(xiàng)管理工作有理論、有制度規(guī)范、有工作詳實(shí)記錄，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)原始文件資料進(jìn)行管理，完善檔案管理工作，從物業(yè)管理的角度記錄每一個(gè)住宅單元的生活檔案，配備專職檔案管理人員，建章立制，對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的、科學(xué)的、集中的管理。
(一)檔案制度建立與管理
1、主要思路
檔案資料分類:依據(jù)美術(shù)館的具體情況，管理特點(diǎn)略有增減、各有側(cè)重。在管理過(guò)程中，注重對(duì)原有資料的整理，找到過(guò)往管理中存在的缺陷和不足，并進(jìn)行重新的分類和補(bǔ)充，使其符合對(duì)美術(shù)館細(xì)致管理的需求。
檔案建立抓住重新接管這一契機(jī)，整理住戶全面的原始資料，并對(duì)陳舊部分進(jìn)行及時(shí)的修正，最大限度的明確現(xiàn)有物業(yè)狀況和業(yè)主的自然狀況，作為分戶管理的檔案基礎(chǔ)，以方便接管后日常管理。
檔案管理實(shí)行原始資料與電腦管理資料綜合管理。原始資料包括:紙張、文字、卷宗、錄像帶、膠卷、照片、圖表等形式;電腦資料包括:電腦軟、硬盤儲(chǔ)存系統(tǒng);做到各種檔案資料并重，互相補(bǔ)充，形成美術(shù)館管理的無(wú)盲點(diǎn)網(wǎng)絡(luò)。
區(qū)內(nèi)各項(xiàng)管理工作必須建立檔案資料，依照'采取的管理方式'中制定的.規(guī)范程序，逐一建檔，形成標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的檔案管理體系。
2、建立檔案、資料的分類檢索
1)業(yè)主提供的資料
a、項(xiàng)目批準(zhǔn)文件
b、用地批準(zhǔn)文件
c、建筑執(zhí)照
d、拆遷安置資料
2)技術(shù)資料
a.總平面圖
b.單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖
c.消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖
d.地質(zhì)勘測(cè)報(bào)告
e.工程合同開
f.竣工報(bào)告
g.工程預(yù)決算
h.圖紙會(huì)審記錄
i.工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)
j.隱蔽工程驗(yàn)收簽證
k.沉降觀察記錄
l.竣工驗(yàn)收證明書
m.鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書
n/新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書
o.水電、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書
p.砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告
q.供水的試壓報(bào)告
r.綠化工程竣工圖紙及相關(guān)資料
s.其他技術(shù)資料
3)管理處建立的資料
a.住宅區(qū)基本資料
b.住宅區(qū)分區(qū)資料
c.商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料
d.娛樂(lè)設(shè)施資料
4)住戶資料
a.住戶入住資料
入住通知書
入住協(xié)議書
b.家庭人員檔案
住戶情況登記表
(二)管理處各項(xiàng)管理制度目錄
序號(hào)文件名稱文件編碼
1管理處內(nèi)部崗位設(shè)置、標(biāo)準(zhǔn)xx.00.01
2職業(yè)安全健康職責(zé)xx.00.02
3物料管理辦法xx.00.03
4停電停水應(yīng)急預(yù)案xx.00.04
5水浸應(yīng)急預(yù)案xx.00.05
6治安應(yīng)急預(yù)案xx.00.06
7文件質(zhì)量記錄管理辦法xx.00.07
8犬類管理辦法xx.00.08
9保安崗位架構(gòu)圖xx.01.01
10保安運(yùn)作規(guī)程xx.01.02
11人員出入管理辦法xx.01.03
12監(jiān)控中心管理辦法xx.01.04
13車輛管理辦法xx.01.05
14保安崗位操作規(guī)程xx.01.06
15安保崗位標(biāo)準(zhǔn)xx.01.07
16燃放煙花爆竹管理規(guī)定xx.01.08
17保潔崗位監(jiān)管規(guī)程xx.02.01
18綠化(地)養(yǎng)護(hù)監(jiān)管規(guī)程xx.03.01
19消防安全管理辦法xx.04.01
20火警應(yīng)急預(yù)案xx.04.02
21消防設(shè)備(設(shè)施)運(yùn)行管理辦法xx.04.03
22消防設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程xx.04.04
23消防管理制度xx.04.05
24消防設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.04.06
25弱電設(shè)備(設(shè)施)運(yùn)行管理規(guī)定xx.04.07
26弱電設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程xx.04.08
27弱電設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.04.09
28弱電設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度xx.04.10
29電梯設(shè)備監(jiān)管辦法xx.05.01
30電梯故障緊急預(yù)案xx.05.02
31供配電設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度xx.06.01
32供配電設(shè)備(設(shè)施)運(yùn)行管理規(guī)程xx.06.02
33供配電設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程xx.06.03
34供配電設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.06.04
35電工安全操作守則xx.06.05
36給排水設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度xx.07.01
37給排水設(shè)備(設(shè)施)運(yùn)行管理規(guī)程xx.07.02
38給排水設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程xx.07.03
39給排水設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.07.04
40管道維修工作規(guī)程xx.07.05
41房屋設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度xx.09.01
42房屋設(shè)備(設(shè)施)運(yùn)行管理規(guī)程xx.09.02
43房屋設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程xx.09.03
44房屋設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.09.04
45房屋、設(shè)備設(shè)施巡視內(nèi)容與要求xx.09.05
46設(shè)備完好率標(biāo)準(zhǔn)xx.09.06
47房屋、設(shè)施維修保養(yǎng)規(guī)程xx.09.07
48服務(wù)供方質(zhì)量監(jiān)管規(guī)程xx.10.01
49雨
天防滑管理辦法xx.10.02
50業(yè)戶管理辦法xx.11.01
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