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車(chē)輛檔案管理制度

時(shí)間:2024-09-05 13:00:36 制度 我要投稿

車(chē)輛檔案管理制度

  在現(xiàn)在的社會(huì)生活中,制度使用的頻率越來(lái)越高,制度泛指以規(guī)則或運(yùn)作模式,規(guī)范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì)結(jié)構(gòu)。那么制度的格式,你掌握了嗎?以下是小編精心整理的車(chē)輛檔案管理制度,希望對(duì)大家有所幫助。

車(chē)輛檔案管理制度

車(chē)輛檔案管理制度1

  一、目的

  為規(guī)范修理廠檔案管理,增強(qiáng)修理廠檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本制度。

  二、歸檔范圍

  修理廠日常進(jìn)出維修車(chē)輛的車(chē)牌號(hào)碼,用戶(hù)信息,維修內(nèi)容,竣工時(shí)間,維修費(fèi)用,用戶(hù)要求等具有參考價(jià)值的文件材料。

  修理廠的檔案管理由檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

  檔案管理員的職責(zé):保證修理廠及各部門(mén)的原始材料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

  三、資料的收集與整理

  1、修理廠的歸檔材料實(shí)行“日日建檔”及“月月歸檔”制度,即:每日對(duì)上一個(gè)工作日進(jìn)出車(chē)輛的信息進(jìn)行建檔,每月的月末為修理廠歸檔資料歸檔期。

  2、在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各個(gè)主管部門(mén)收集應(yīng)該歸檔的'原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

  3、凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料,由檔案管理員及時(shí)歸檔。

  4、各部門(mén)專(zhuān)用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上的文件必須把原件放入檔案室。

  5、檔案管理員根據(jù)修理廠的《客戶(hù)檔案歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

  四、車(chē)輛維修檔案的內(nèi)容包括:

  1、車(chē)輛維修前診斷檢驗(yàn)記錄;

  2、汽車(chē)維修登記臺(tái)帳;

  3、車(chē)輛修前進(jìn)廠交接單;

  4、車(chē)輛維修派工單;

  5、車(chē)輛維修過(guò)程檢驗(yàn)記錄;

  6、車(chē)輛修后檢視路試表;

  7、車(chē)輛竣工質(zhì)量檢驗(yàn)記錄;

  8、機(jī)動(dòng)車(chē)綜合性能檢測(cè)報(bào)告;

  9、車(chē)輛修竣出廠驗(yàn)交單;

  10、維修工時(shí)結(jié)算清單;

  11、維修襯料結(jié)算清單;

  12、車(chē)輛維修竣工出廠合格證(副本);

  13、車(chē)輛返修記錄表及車(chē)輛返修臺(tái)帳等。

  五、資料的分類(lèi)與歸檔

  (一)修理廠檔案資料的分類(lèi)依據(jù)《客戶(hù)檔案歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行

  1、修理廠檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時(shí)立卷歸檔的不再此規(guī)定范圍內(nèi)。

  2、機(jī)動(dòng)廠進(jìn)行二次維護(hù)、總成修理、整車(chē)修理的,應(yīng)當(dāng)建立全部?jī)?nèi)容完整的維修檔案,并實(shí)行一車(chē)一檔的歸案原則。

  3、維修檔案內(nèi)容填寫(xiě)必須真實(shí),不得弄虛作假,相應(yīng)責(zé)任人應(yīng)簽字確認(rèn)。

  4、機(jī)動(dòng)車(chē)維修檔案保存期為二年。

  (二)技術(shù)檔案管理規(guī)定

  1、技術(shù)檔案,指本企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書(shū)、報(bào)表、技術(shù)資料、有關(guān)設(shè)備、技術(shù)的文字說(shuō)明等技術(shù)文件,整理后歸并文件檔案。

  2、本店設(shè)置技術(shù)檔案有:維修汽車(chē)技術(shù)質(zhì)量檔案,車(chē)間、辦公室基建檔案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、工藝文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等生產(chǎn)技術(shù)檔案、設(shè)備檔案和科研產(chǎn)品開(kāi)發(fā)檔案。

  3、本店技術(shù)檔案室由技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)建立、保管、運(yùn)用或提供使用。保管工作由技術(shù)部指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)。

  4、每當(dāng)檔案資料進(jìn)入本企業(yè)、技術(shù)部應(yīng)在一周內(nèi)建立檔案。建檔時(shí)要分類(lèi)編號(hào),登記立卷歸檔,并進(jìn)行必要的整理編制卡片,以利查閱。

  5、技術(shù)檔案不外借。內(nèi)部技術(shù)人中辦理借閱手續(xù)后,可以借閱,但屬秘密的資料不得外借,不得隨便復(fù)印。技術(shù)檔案閱后要及時(shí)歸還并辦理歸還手續(xù)。

  6、技術(shù)部定期對(duì)技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定,確定保管年限,及時(shí)毀銷(xiāo)失去使用價(jià)值的檔案。

  六、檔案的借閱

  1、廠長(zhǎng)、副廠長(zhǎng)借閱非密級(jí)檔案克直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

  2、因工作需要,修理廠的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí),由部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送廠長(zhǎng)辦公室主任核批。

  3、因車(chē)輛后續(xù)維修、發(fā)生事故或維修糾紛等情況需要查閱維修檔案的,應(yīng)按規(guī)定手續(xù)調(diào)閱,確需借出的重要維修檔案,可采用復(fù)印件或視需備份,并督促如期歸還。

  4、檔案借閱者必須做到: 愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改。

  注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

  七、檔案的銷(xiāo)毀

  1、修理廠任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀修理廠檔案資料。

  2、當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí),由檔案管理員填寫(xiě)《修理廠檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交廠長(zhǎng)辦公室主任審核經(jīng)廠長(zhǎng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。

  3、凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由廠長(zhǎng)批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀;一般的檔案資料,由廠長(zhǎng)辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。

  4、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的修理廠檔案,檔案管理員須認(rèn)真核對(duì),將批準(zhǔn)的《修理廠檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔,登記表永久保存。

  5、在銷(xiāo)毀修理廠檔案資料時(shí),必須由廠長(zhǎng)或分管副廠長(zhǎng)或廠長(zhǎng)辦公室主任制定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。

車(chē)輛檔案管理制度2

  為切實(shí)加強(qiáng)機(jī)關(guān)管理,保證機(jī)關(guān)良好的工作秩序,樹(shù)立良好的工作形象,特制定集聚區(qū)辦公室工作制度,請(qǐng)認(rèn)真遵照?qǐng)?zhí)行:

  一、人員管理制度

  (一)嚴(yán)肅工作紀(jì)律,不準(zhǔn)無(wú)故遲到、早退、擅自脫離崗位。因特殊原因不能到崗的,須按規(guī)定辦理請(qǐng)假手續(xù),回崗后及時(shí)辦理銷(xiāo)假手續(xù)。

 。ǘ┕ぷ髦胁蛔雠c上班無(wú)關(guān)的事,例如:打游戲、聊天、炒股、看電影等。

  (三)單位召開(kāi)會(huì)議無(wú)特殊情況不得請(qǐng)假,擅自不參加會(huì)議,按曠工處理。

 。ㄋ模﹪(yán)格遵守考勤管理制度,因病、因事或其他個(gè)人原因造成考勤記錄不佳,不享受績(jī)效工資和優(yōu)秀獎(jiǎng)勵(lì)。

  二、公章使用管理制度

 。ㄒ唬┯≌碌氖褂梅秶

  1、公章使用:由集聚區(qū)名義簽發(fā)的文件、文書(shū),包括各類(lèi)通知、通報(bào)、報(bào)告、決定、計(jì)劃、紀(jì)要、函件、報(bào)表等,代表集聚區(qū)對(duì)外工作聯(lián)系的介紹信,需證明的各類(lèi)材料,與集聚區(qū)管委會(huì)的各類(lèi)合同、項(xiàng)目協(xié)議、授權(quán)書(shū)、承諾書(shū)及其它需要的簽章等。

  2、其它情況需加蓋公章時(shí),必須由主任簽批。

  3、屬集聚區(qū)下屬各辦的公章使用由各辦負(fù)責(zé)人明確使用范圍及要求。

  (二)印章的使用要求

  1、凡集聚區(qū)紅頭文件、賬目款項(xiàng)、重要數(shù)字、以集聚區(qū)名義發(fā)信息與我單位的各類(lèi)合同、項(xiàng)目協(xié)議、授權(quán)書(shū)、承諾書(shū)等重要材料上加蓋公章的,必須由主任同意簽字后,方可蓋章。

  2、凡涉及到財(cái)務(wù)、人事、工資等內(nèi)容的各類(lèi)型報(bào)表、報(bào)告、申請(qǐng)、便函、介紹信等必須由單位負(fù)責(zé)人簽字后蓋章,否則,不予蓋章。

  3、凡涉及個(gè)人事項(xiàng)需加蓋公章的材料,如貸款、擔(dān)保、落戶(hù)口等一律由主任同意簽字后,方可蓋章。

  4、一般報(bào)送材料、便函、需加蓋公章的,由審核材料的分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意簽字后,方可蓋章。

  5、集聚區(qū)介紹信蓋章時(shí)均應(yīng)由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或辦公室主任批準(zhǔn);單位介紹信由辦公室統(tǒng)一編頁(yè),存根由專(zhuān)人保管存檔。

  6、公章禁止帶出本單位外使用。如因特殊需要,必須經(jīng)單位主要負(fù)責(zé)人同意,后方可帶出。公章帶出期間,借用人只可將公章用于申請(qǐng)事由,并對(duì)公章的使用后果承擔(dān)一切責(zé)任。

  7、對(duì)一些行文不規(guī)范(字跡潦草、有明顯涂、改痕跡、表達(dá)不清、落款單位不明)的文檔,拒絕加蓋印章。

  8、集聚區(qū)印章一律不得在空白紙頁(yè)上使用。嚴(yán)禁在空白的紙張、表格、信函、證件等上面加蓋單位行政章或業(yè)務(wù)專(zhuān)用章。嚴(yán)禁填蓋空白合同、協(xié)議、證明及介紹信,如遇特殊情況,必須提出書(shū)面申請(qǐng),經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后,方可用章。

  9、凡啟用公章,經(jīng)辦人都要先出示領(lǐng)導(dǎo)簽字,然后認(rèn)真填寫(xiě)公章啟用登記表,經(jīng)辦人在“公文簽發(fā)單”上簽字并填寫(xiě)清楚文件材料名稱(chēng)、份數(shù)、時(shí)間和需要說(shuō)明的'事項(xiàng),公章管理人員進(jìn)行審核,嚴(yán)格按文件核準(zhǔn)印數(shù)加蓋公章,確保無(wú)誤后方可蓋章。

  10、特殊情況急需使用公章的,由公章使用人注明事由,并向分管負(fù)責(zé)人和主要負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系后可先行用章,但公章使用人應(yīng)在事后及時(shí)補(bǔ)辦手續(xù)。

  11、負(fù)責(zé)管理公章人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)格管理,按照管理程序辦事,應(yīng)當(dāng)認(rèn)真核對(duì)有關(guān)內(nèi)容,使用人所填寫(xiě)的內(nèi)容和擬使用公章的文稿材料不符的,不予用章。否則,出現(xiàn)事故,責(zé)任由公章管理人員自己承擔(dān)。

  12、規(guī)范使用印章,做到“齊年蓋月”(即印章的左邊緣與落款日期的年相齊,月、日蓋在印章的下面);蓋章時(shí)用力要均勻,落印要平衡,印泥(油)要適度,保證印跡端正、清晰。

  13、有下列情況,公章必須停用:?jiǎn)挝幻Q(chēng)變動(dòng);公章使用損壞;公章遺失或被盜,聲明作廢。

  14、經(jīng)批準(zhǔn)停止使用的公章由單位辦公室統(tǒng)一封存或送相關(guān)部門(mén)銷(xiāo)毀,不得私自處理。

 。ㄈ┯≌碌谋9

  1、本單位所有公章由專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得私自轉(zhuǎn)交他人代管。

  2、保管人需負(fù)責(zé)對(duì)印章保管的安全,公章存放在指定安全的地方,嚴(yán)禁擅自攜帶外出。

  3、公章保管人因事離崗時(shí),須由部門(mén)主管指定人員暫時(shí)代管,以免貽誤工作;公章專(zhuān)管員外出,移交公章時(shí),需由主要領(lǐng)導(dǎo)同意。

  4、保管人需負(fù)責(zé)對(duì)印章的保養(yǎng),使用中達(dá)到干凈、字跡清晰、色調(diào)鮮艷。

  注意:印章保險(xiǎn)柜使用完后請(qǐng)將保險(xiǎn)柜關(guān)閉

  三、車(chē)輛管理制度

  為進(jìn)一步加強(qiáng)車(chē)輛管理,提高車(chē)輛使用效率,確保車(chē)輛運(yùn)行安全,更好地為部機(jī)關(guān)服務(wù),特制定以下制度:

 。ㄒ唬{駛員管理制度

  1、車(chē)輛駕駛員應(yīng)牢固樹(shù)立“安全第一”的行車(chē)思想,自覺(jué)學(xué)習(xí)交通法規(guī),嚴(yán)格遵守交通規(guī)則。

  2、車(chē)輛駕駛員應(yīng)注意行車(chē)安全,嚴(yán)禁酒后駕車(chē)。

  3、車(chē)輛內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃易爆物品及其他違禁物品。

  4、車(chē)輛駕駛員應(yīng)服從綜合辦安排,無(wú)正當(dāng)理由,不得拒絕出車(chē)和隨意交換車(chē)輛,更不得將車(chē)輛交他人駕駛。

  5、車(chē)輛駕駛員不得公車(chē)私用,凡從事非單位安排的活動(dòng),不得駕駛本單位車(chē)輛外出。

  6、車(chē)輛駕駛員應(yīng)按規(guī)定時(shí)間上、下班。不得遲到、早退,更不得無(wú)故曠工。

  7、車(chē)輛駕駛員應(yīng)經(jīng)常對(duì)車(chē)輛進(jìn)行保養(yǎng)和檢查,保持車(chē)容車(chē)貌的整潔干凈。

  8、車(chē)輛駕駛員應(yīng)建立健全車(chē)輛技術(shù)檔案,對(duì)車(chē)輛的購(gòu)進(jìn)時(shí)間、產(chǎn)地、型號(hào)、金額、行駛里程、維修及發(fā)生交通事故的情況進(jìn)行詳細(xì)的記載,以便更好地了解和使用車(chē)輛。

 。ǘ┸(chē)輛調(diào)度制度

  1、車(chē)輛由綜合處統(tǒng)一調(diào)度,其他人員不得隨意指派。

  2、一律實(shí)行派車(chē)制度。各辦用車(chē)須提前1天提出,并填報(bào)“派車(chē)單”。特殊情況需臨時(shí)用車(chē)的,視事情的輕重緩急決定派車(chē)。在市內(nèi)用車(chē)的,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字;在市外用車(chē)的,須經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)簽字。

  3、駕駛員根據(jù)派車(chē)單出車(chē),行車(chē)日程和路線應(yīng)嚴(yán)格按照行車(chē)計(jì)劃執(zhí)行,不得隨意變更或用公車(chē)辦私事,如遇此情況,駕駛員有權(quán)拒絕;車(chē)輛返回后,駕駛員需及時(shí)將經(jīng)使用人簽字后的派車(chē)單報(bào)綜合辦。

  4、晚間4:30點(diǎn)以后,原則上不單獨(dú)安排加班車(chē)輛,可統(tǒng)一乘坐管委會(huì)通行車(chē)。確有需要,須經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

 。ㄈ┸(chē)輛維修制度

  1、車(chē)輛發(fā)生故障,無(wú)論問(wèn)題大小,必須先填寫(xiě)《公務(wù)用車(chē)送修單》,報(bào)綜合辦送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后,方可進(jìn)廠維修。送修單需明確車(chē)輛送修項(xiàng)目、維修單位估價(jià)等信息。

  2、車(chē)輛維修應(yīng)到送修單指定的修理廠維修,如遇特殊情況需到其他修理廠維修的(如定點(diǎn)廠不能維修、執(zhí)行公務(wù)途中發(fā)生故障等),須經(jīng)綜合處批準(zhǔn)。

  3、車(chē)輛維修應(yīng)嚴(yán)格按照送修單申報(bào)維修的項(xiàng)目進(jìn)行,實(shí)際修理中改變維修項(xiàng)目的,須及時(shí)告知綜合辦,并重新填寫(xiě)送修單。

  4、車(chē)輛進(jìn)廠維修時(shí),駕駛員須隨車(chē)督修,核定材料、工時(shí)等,掌握維修項(xiàng)目的到位情況和質(zhì)量,不得擅自離開(kāi),否則按曠工處理。

  5、車(chē)輛維修結(jié)束后,駕駛員須親自調(diào)試合格后方可在記賬單上簽字認(rèn)可,并將更換原件回收。

  6、車(chē)內(nèi)設(shè)施的維護(hù)、更新及用品的購(gòu)買(mǎi),均應(yīng)填報(bào)送修單辦理相關(guān)手續(xù)。

  7、嚴(yán)禁有關(guān)人員虛報(bào)維修項(xiàng)目或維修費(fèi)用等弄虛作假行為,若違反此規(guī)定,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)查實(shí),當(dāng)事人負(fù)責(zé)加倍賠償,并按有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理,發(fā)現(xiàn)查實(shí)兩次,予以辭退。

  8、綜合辦定期(每月或每季度)對(duì)每輛車(chē)的維修費(fèi)用、行駛里程及百公里維修費(fèi)用予以公布。

  (四)車(chē)輛加油制度

  1、車(chē)輛加油須到定點(diǎn)加油站,因出差等特殊情況,需在定點(diǎn)加油站以外加油的,須經(jīng)綜合辦同意后,按有關(guān)規(guī)定予以報(bào)銷(xiāo)。

  2、每次加油時(shí),綜合辦派專(zhuān)人隨從,填寫(xiě)《耗油情況記錄表》,注明日期、車(chē)號(hào)、里程、油號(hào)、加油量和金額等,并經(jīng)駕駛員本人簽字確認(rèn)。

  3、嚴(yán)禁有關(guān)人員替其他車(chē)輛加油、兌換現(xiàn)金或領(lǐng)取物品等弄虛作假行為,若違反此規(guī)定,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)查實(shí),當(dāng)事人負(fù)責(zé)加倍賠償,并按有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理,發(fā)現(xiàn)查實(shí)兩次,予以辭退。

 。ㄎ澹{駛員制度

  1、要服從調(diào)度。

  2、工作時(shí)間不予許擅離職守耽誤出車(chē)。

  3、擅自出車(chē)辦私事或私自將車(chē)輛交他人駕駛,如發(fā)生交通事故,所有損失自負(fù)。

  4、酒后駕車(chē),累計(jì)發(fā)現(xiàn)2次,予以辭退,如發(fā)生交通事故,所有損失自負(fù),同時(shí)予以辭退。

  5、行車(chē)中由于人為原因造成違章罰款,不予報(bào)銷(xiāo)。

  四、檔案管理制度

 。ㄒ唬┪募牧蠚w檔

  凡是單位各部門(mén)直接形成的具有保存價(jià)值的文件材料都應(yīng)定期歸檔保存在單位檔案室。對(duì)于需要?dú)w檔的材料,綜合辦工作人員按規(guī)定收集、整理后進(jìn)行集中管理,任何部門(mén)或者個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。歸檔的文件材料須按其規(guī)律分類(lèi)保存并裝訂成冊(cè)。

 。ǘn案借閱

  借閱檔案必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得借出。因特殊情況需借出者,需經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意后并辦理借出手續(xù),歸還時(shí)對(duì)所借檔案應(yīng)予以檢查核對(duì)。借閱者要愛(ài)護(hù)檔案,不得拆卷、涂改、批注、損壞和遺失。

  (三)檔案保密

  檔案管理人員和借閱檔案人員,不準(zhǔn)將檔案給無(wú)關(guān)人員翻閱,不得擅自涂改,拆頁(yè)和銷(xiāo)毀檔案,不得泄露檔案內(nèi)容。管理人員如有變動(dòng),必須辦理交接手續(xù),移交時(shí)進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì),以確保檔案的完整與安全。

  五、食堂管理制度

 。ㄒ唬﹪(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國(guó)食品衛(wèi)生法》,保障就餐人員的飲食衛(wèi)生。

 。ǘ┍3质称泛斜浯娣攀称返那鍧嵭l(wèi)生。合理儲(chǔ)存食品,做到餐具和食品生熟、葷素分開(kāi),防止食品相互交叉污染。

 。ㄈ﹫(jiān)持廚房、餐廳每天清掃、擦凈,保持衛(wèi)生、整潔。要求做到案板、刀具每天清洗、墻面潔白、無(wú)蛛網(wǎng)、浮灰,廚房無(wú)油污,桌面、凳子無(wú)油跡,地面光亮。

  (四)食堂工作人員必須定期進(jìn)行身體檢查,持有健康合格證。

 。ㄎ澹┎途咭宦擅刻烨逑础⑾,嚴(yán)禁不結(jié)餐具使用。

 。⿵N房、餐廳全部裝紗窗、紗門(mén),防止蒼蠅等有害物進(jìn)入。

 。ㄆ撸┙(jīng)常檢查食品質(zhì)量防止菌變或食物中毒。

車(chē)輛檔案管理制度3

  一、目的

  為規(guī)范修理店檔案管理,增強(qiáng)修理店檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本制度。

  二、歸檔范圍

  修理店日常進(jìn)出維修車(chē)輛的車(chē)牌號(hào)碼,用戶(hù)信息,維修內(nèi)容,竣工時(shí)間,維修費(fèi)用,用戶(hù)要求等具有參考價(jià)值的文件材料。修理店的檔案管理有檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

  檔案管理員的職責(zé):保證修理店及各部門(mén)的原始材料及單據(jù)齊全完整、安全保密的使用方便。

  三、資料的收集與整理

  1、修理店的歸檔材料實(shí)心“日日建檔”及“月月歸檔”制度,即:每日對(duì)上一個(gè)工作日進(jìn)出車(chē)輛的信息進(jìn)行建檔,每月的月末為修理廠歸檔資料歸檔期。

  2、在檔案資料歸檔期,有檔案管理員分別向各個(gè)主管部門(mén)收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

  3、凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料,有檔案管理員及時(shí)歸檔。

  4、各部門(mén)專(zhuān)用的收。發(fā)文件資料,按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上的文件必須把原件放入檔案室。

  5、檔案管理員根據(jù)修理店的《客戶(hù)檔案歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

  四、車(chē)輛維修檔案的內(nèi)容包括:

  1、車(chē)輛維修前診斷檢驗(yàn)記錄;

  2、汽車(chē)維修登記臺(tái)賬;

  3、車(chē)輛修前進(jìn)店交接單;

  5、車(chē)輛維修過(guò)程檢驗(yàn)記錄;

  6、車(chē)輛休后監(jiān)視路試表;

  7、車(chē)輛竣工質(zhì)量檢驗(yàn)記錄;

  8、機(jī)動(dòng)車(chē)綜合性能檢測(cè)報(bào)告;

  9、車(chē)輛修竣離店驗(yàn)交單;

  10、維修工時(shí)結(jié)算清單;

  11、維修襯料結(jié)算清單;

  12、車(chē)輛返修記錄表及車(chē)輛返修臺(tái)賬等。

  五、資料的分類(lèi)與歸檔

  (一)修理店檔案資料的分類(lèi)依據(jù)《客戶(hù)檔案歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行

  1、修理店檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時(shí)立卷歸檔的不再此規(guī)定范圍內(nèi)。

  2、機(jī)動(dòng)車(chē)進(jìn)行二次維護(hù)、總成修理、整車(chē)修理的,應(yīng)當(dāng)建立全部?jī)?nèi)容完整的維修檔案,并實(shí)行一車(chē)一檔的歸案原則。

  3、維修檔案內(nèi)容填寫(xiě)必須真實(shí),不得弄虛作假,相應(yīng)責(zé)任人應(yīng)簽字確認(rèn)。

  4、機(jī)動(dòng)車(chē)維修檔案保存期未二年。

 。ǘ┘夹g(shù)檔案管理規(guī)定

  1、技術(shù)檔案,指本企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書(shū)、報(bào)表、技術(shù)資料、有關(guān)設(shè)備、技術(shù)的文字說(shuō)明等技術(shù)文件,整理后歸并文件檔案。

  2、本店設(shè)置技術(shù)檔案有:維修汽車(chē)技術(shù)質(zhì)量檔案,車(chē)間、辦公室基建檔案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、工藝文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等生產(chǎn)技術(shù)檔案、設(shè)備檔案和科研產(chǎn)品開(kāi)發(fā)檔案。

  3、本店技術(shù)檔案室有技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)建立、保管。運(yùn)用或提供使用。保管工作由技術(shù)部指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)。

  4、每當(dāng)檔案資料進(jìn)入本企業(yè)、技術(shù)部應(yīng)在一周內(nèi)建立檔案。建檔是要分類(lèi)編號(hào),登記立卷歸檔,并進(jìn)行必要的整理編制卡片,以利查閱。

  5、技術(shù)檔案不外借。內(nèi)部技術(shù)人中辦理借閱手續(xù)后,可以借閱,但是屬秘密的資料不得外界,不得隨便復(fù)印。技術(shù)檔案閱后要及時(shí)歸還并辦理歸還手續(xù)。

  6、技術(shù)部定期對(duì)技術(shù)檔案盡心鑒定,確定保管年限,及時(shí)銷(xiāo)毀失去使用價(jià)值的檔案。

  六、檔案的借閱

  1、因工作需要,修理店的.其他人員需借閱非密級(jí)檔案室,有部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》。

2、因車(chē)輛后續(xù)維修、發(fā)生事故或維修糾紛等情況需要查閱維修檔案的,應(yīng)按規(guī)定手續(xù)調(diào)閱,確需接出的重要維修檔案,可采用復(fù)印件或視需備份,并督促如期歸還。

  3、檔案借閱者必須做到:愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改。

  4、注意安全保密,嚴(yán)禁擅自梵音、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

  七、檔案的銷(xiāo)毀

  1、修理店任何人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀修理店檔案資料。

  2、當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí),由檔案管理員填寫(xiě)《修理店檔案資料銷(xiāo)毀審批表》。

3、凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由店長(zhǎng)批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀;一般的檔案資料,由店長(zhǎng)辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。

  4、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的修理店檔案,檔案管理員必須認(rèn)真核對(duì),將批準(zhǔn)的《修理店檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔,登記表永久保存。

5、在銷(xiāo)毀修理店檔案資料時(shí),必須由店長(zhǎng)指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。

  單位:

日期:

車(chē)輛檔案管理制度4

  第一條 為了加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案的科學(xué)管理,規(guī)范業(yè)務(wù)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱行為,更好地為外勤業(yè)務(wù)工作服務(wù),制定本制度。

  第二條 本公司設(shè)立各類(lèi)業(yè)務(wù)報(bào)告發(fā)文登記簿,按報(bào)告類(lèi)別分類(lèi)順序登記業(yè)務(wù)報(bào)告。業(yè)務(wù)報(bào)告經(jīng)注冊(cè)舊機(jī)動(dòng)車(chē)鑒定估價(jià)師簽字并加蓋單位公章后,由專(zhuān)人負(fù)責(zé)統(tǒng)一對(duì)外寄送。檔案管理員應(yīng)留一份業(yè)務(wù)報(bào)告,并按業(yè)務(wù)類(lèi)別和發(fā)文序號(hào)另行分卷保管,以備核對(duì)。

  第三條 本公司業(yè)務(wù)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱實(shí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制。業(yè)務(wù)部的檔案應(yīng)在每項(xiàng)業(yè)務(wù)完成后,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織人員,將業(yè)務(wù)報(bào)告、業(yè)務(wù)報(bào)告簽發(fā)稿及業(yè)務(wù)約定書(shū)等工作底稿按工作底稿的內(nèi)在特性,通過(guò)索引方式進(jìn)行編排目錄、編號(hào)并裝訂成冊(cè)。裝訂前,對(duì)超長(zhǎng)、超寬的報(bào)表、工作底稿等資料應(yīng)進(jìn)行折疊,做到整齊劃一。裝訂好的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在封面注明客戶(hù)名稱(chēng)、委托業(yè)務(wù)、簽字注冊(cè)舊機(jī)動(dòng)車(chē)鑒定估價(jià)師、助理人員、審驗(yàn)?zāi)甓龋⒃诰韮?nèi)目錄內(nèi)注明起止頁(yè)碼,評(píng)估人員簽章。工作底稿數(shù)量較多,一卷難以容納的.,可分卷裝訂。

  第四條 本公司當(dāng)年的業(yè)務(wù)檔案可暫由業(yè)務(wù)部保管一年。期滿(mǎn)之后,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人編造清冊(cè)移交本公司檔案部門(mén)。檔案管理員應(yīng)將接交的檔案造冊(cè)登記入檔。

  第五條 本公司檔案部門(mén)應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理,做到妥善保管,存放有序,查找方便。同時(shí),嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴(yán)防毀損、散失和泄密,要定期檢查檔案管理情況,對(duì)破損和變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理。

  第六條 本公司檔案部門(mén)保存的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)為業(yè)務(wù)部門(mén)積極提供利用,向外單位提供利用時(shí),依照《獨(dú)立評(píng)估具體準(zhǔn)則第6號(hào)評(píng)估工作底稿》第二十二、二十三條之規(guī)定辦理。

  第七條 本公司業(yè)務(wù)檔案保管年限自評(píng)估報(bào)告簽發(fā)之日起至該車(chē)輛報(bào)廢期滿(mǎn)后五年止。

  對(duì)于保管期限屆滿(mǎn)的檔案,本公司可以決定將其銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí),應(yīng)按照規(guī)定履行必要手續(xù)。

車(chē)輛檔案管理制度5

  汽車(chē)維修檔案管理工作,是汽車(chē)維修的基礎(chǔ)管理工作,也是企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)管理的基礎(chǔ)工作

  1、檔案存放要有序,查找方便,并應(yīng)做好六防工作,即防盜、防火、防潮、防鼠、防塵、防曬,保持檔案存放處清潔衛(wèi)生。

  2、不準(zhǔn)損毀、涂改、偽造、出賣(mài)檔案,檔案資料如有損壞應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。

  3、根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)和時(shí)間等特征,對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理、存放、歸檔,并按內(nèi)容和性質(zhì)確定其保存期限,電子檔案要及時(shí)備份。

  4、各班組負(fù)責(zé)人要對(duì)本部門(mén)使用的`檔案資料的完整性、有效性負(fù)責(zé),在現(xiàn)場(chǎng)不得存有或使用失效的文件,資料。

  5、各班組每年對(duì)檔案進(jìn)行一次核對(duì)清理,并將所保存的檔案整理后交辦公室統(tǒng)一歸檔,已經(jīng)到保管期限的文件資料,由辦公室按規(guī)定處理。

  6、維修車(chē)輛實(shí)行一車(chē)一檔制,二級(jí)維護(hù)及以上的車(chē)輛檔案內(nèi)容包括維修合同、檢驗(yàn)記錄,維修人員和質(zhì)量檢驗(yàn)人員名單,竣工出廠合格證副頁(yè),結(jié)算憑證。

  7、檔案的借閱必須辦理規(guī)定手續(xù),借閱者對(duì)檔案的完整、清潔負(fù)責(zé),未經(jīng)許可不得擅自轉(zhuǎn)借、拷貝。

  8、車(chē)輛維修竣工后,檢驗(yàn)員應(yīng)在車(chē)輛技術(shù)檔案中記載總成和重要零件更換情況及重要維修數(shù)據(jù)(如氣缸、曲軸直徑加大尺寸)。

  9、車(chē)輛維修檔案保存期5年,按廣汽豐田公司的要求對(duì)以下檔案的保存期確認(rèn)具體時(shí)間,其中環(huán)車(chē)檢查單、施工單、估算單、結(jié)算單、零件出倉(cāng)單保存期5年;PDS檢查單、保修審核單保存期2年。機(jī)動(dòng)車(chē)維修檔案主要內(nèi)容包括:維修合同、維修項(xiàng)目、具體維修人員及質(zhì)量檢驗(yàn)人員、檢驗(yàn)單、竣工出廠合格證(副本)及結(jié)算清單等。

車(chē)輛檔案管理制度6

  一、為規(guī)范公司檔案管理,增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本制度。

 二、歸檔范圍

  公司日常進(jìn)出維修車(chē)輛的車(chē)牌號(hào)碼,用戶(hù)信息,維修內(nèi)容,進(jìn)出廠時(shí)間,維修費(fèi)用,用戶(hù)要求以及具有參考價(jià)值的文件材料。

  1、公司的檔案管理由檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

  檔案管理員的職責(zé):保證公司及各部門(mén)的原始材料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

  三、資料的收集與整理

  1、公司的歸檔材料實(shí)行“日日建檔”及“月月歸檔”制度,即:每日對(duì)上一個(gè)工作日進(jìn)出車(chē)輛的信息進(jìn)行建檔,每月的月末為公司歸檔資料歸檔期。

  2、在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各個(gè)主管部門(mén)收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

  3、凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料,由檔案管理員及時(shí)歸檔。

  4、各部門(mén)專(zhuān)用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上的文件必須把原件放入檔案室。

  5、檔案管理員根據(jù)公司的《客戶(hù)檔案歸檔管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。

  四、資料的分類(lèi)與歸檔

  1、公司檔案資料的分類(lèi)依據(jù)《客戶(hù)檔案歸檔管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時(shí)立卷歸檔的`不再此規(guī)定范圍內(nèi)。

  2、檔案的借閱

  總經(jīng)理、副總經(jīng)理借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

  因工作需要,除總經(jīng)理、副總經(jīng)理外人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí),由部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。檔案借閱者必須做到:愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改。注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

  五、檔案的銷(xiāo)毀

  1、公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。

  2、當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí),由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

  3、凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。

  4、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案,檔案管理員須認(rèn)真核對(duì),將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔,登記表永久保存。

  5、在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí),必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任制定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。

  維修企業(yè)名稱(chēng)(或章):

  廈門(mén)賓捷汽車(chē)有限公司湖里大道分公司

  20xx年2月27日

車(chē)輛檔案管理制度7

  為了加強(qiáng)和規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理,建立健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀等管理制度,保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴(yán)防毀損、散失和泄密,根據(jù)《會(huì)計(jì)法》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定,結(jié)合本單位工作實(shí)際情況,特制定本制度。

 第一條會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍。

  會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)年度數(shù)據(jù)備份盤(pán)、會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)軟件、操作人的密碼等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)資料,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括:

 。ㄒ唬⿻(huì)計(jì)憑證類(lèi)。包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。

 。ǘ⿻(huì)計(jì)賬簿類(lèi)。包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿。

 。ㄈ┴(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)。包括月度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、其他財(cái)務(wù)報(bào)告,報(bào)告中要有會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及必要的文說(shuō)明。

 。ㄋ模┢渌(lèi)。包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)及其他在會(huì)計(jì)核算工作中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)及各核算單位具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算資料。

  第二條會(huì)計(jì)檔案的整理。

  會(huì)計(jì)年度終了后,應(yīng)將裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷。各種會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案材料的關(guān)聯(lián)性,分門(mén)別類(lèi)地組成幾個(gè)類(lèi)型的案卷,將各卷按順序編號(hào)。

  (一)會(huì)計(jì)憑證

 。1)按月立卷:每月末將裝訂成冊(cè)的憑證,統(tǒng)一登記案卷目錄,每月立卷一份。

 。2)分散裝訂:根據(jù)憑證的多少,分散裝訂,做到整齊、牢固、美觀。

 。3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫(xiě)齊全,包括:?jiǎn)挝幻Q(chēng)、年度、月份、起止日期、號(hào)碼、裝訂人簽章等。

 。ǘ⿻(huì)計(jì)賬簿:各種會(huì)計(jì)賬簿辦理完年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,其它均需整理妥善保管。

 。1)會(huì)計(jì)賬簿在辦理完年度結(jié)賬后,只在下一行的摘要欄填寫(xiě)“結(jié)轉(zhuǎn)下年”樣,不填其它內(nèi)容。

 。2)會(huì)計(jì)賬簿在裝訂前,應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁(yè)數(shù),核對(duì)各個(gè)賬戶(hù)賬面是否齊全,是否按順序排列。

 。3)活頁(yè)賬簿去空白頁(yè)后,將本賬面數(shù)項(xiàng)填寫(xiě)齊全,撤去賬殼,用堅(jiān)固耐磨的紙張做封面、封底,裝訂成冊(cè)。不同規(guī)格的活頁(yè)賬不得裝訂在一起。

 。4)會(huì)計(jì)賬簿的裝訂順序:

  a、會(huì)計(jì)賬簿裝訂封面;

  b、賬簿啟用表;

  c、賬戶(hù)目錄;

  d、按本賬簿頁(yè)數(shù),順序裝訂項(xiàng)頁(yè);

  e、會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底。

 。5)裝訂后的會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角,掉頁(yè)現(xiàn)象。

  (6)賬簿裝訂的封口處,應(yīng)加蓋裝訂人印章。

  (7)裝訂后,會(huì)計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整,并注明所屬年度及賬簿名稱(chēng)和編號(hào)。

  (8)會(huì)計(jì)賬簿的編號(hào)為一年一編,編號(hào)順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分戶(hù)明細(xì)賬、輔助賬。

 。ㄈ⿻(huì)計(jì)報(bào)表

  會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成并按時(shí)報(bào)送后,留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂成冊(cè),年度終了統(tǒng)一歸檔保管。

  第三條會(huì)計(jì)檔案的歸檔保管。

 。ㄒ唬┊(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由業(yè)務(wù)人員保管一年,期滿(mǎn)后轉(zhuǎn)入檔案室并由專(zhuān)人保管。

 。ǘ⿻(huì)計(jì)檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷(xiāo)毀等一系列工作。

 。ㄈC(jī)構(gòu)變動(dòng)或檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí),應(yīng)辦理交接手續(xù),由原管理人員編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),將全部案卷逐一點(diǎn)交,接管人員逐一接收。

  (四)磁性介質(zhì)會(huì)計(jì)資料的'歸檔。年度終了,系統(tǒng)管理員將當(dāng)年賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)電算化資料備份并詳細(xì)標(biāo)注,裝盒交檔案室歸檔。包括:會(huì)計(jì)年度數(shù)據(jù)備份盤(pán);同期的操作系統(tǒng)、相關(guān)應(yīng)用程序軟件及會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)軟件;操作人的密碼、操作日志等其他會(huì)計(jì)資料。會(huì)計(jì)檔案磁性資料保管期限與書(shū)面資料一致。會(huì)計(jì)軟件保管期截止該軟件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)資料,根據(jù)保管期限,由系統(tǒng)管理員定期復(fù)制,且應(yīng)標(biāo)識(shí)清楚,雙份歸檔,異地存放。

  第四條會(huì)計(jì)檔案的保管期限。

  會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類(lèi)。定期保存的會(huì)計(jì)檔案其保存期限從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起,分為3年、5年、xx年、15年、25年5類(lèi)。詳見(jiàn)附表一。

  第五條會(huì)計(jì)檔案的借閱。

 。ㄒ唬┙(huì)計(jì)檔案清冊(cè)和借閱登記清冊(cè)。

  (二)凡需借會(huì)計(jì)檔案的人員,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可辦理調(diào)閱手續(xù)。

 。ㄈ┙栝啎(huì)計(jì)檔案人員,不得在案卷中標(biāo)畫(huà),不得拆散原卷冊(cè),更不得抽換。

  (四)借閱會(huì)計(jì)檔案人員,不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶出外,特殊情況,須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的,須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。

  第六條會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀。

  保管期滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案,除本辦法第七條規(guī)定的情形外,按照以下程序銷(xiāo)毀:

 。ㄒ唬⿻(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn),由檔案管理人員會(huì)同財(cái)務(wù)人員提出銷(xiāo)毀意見(jiàn),編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè),列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù),起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。

  (二)局分管領(lǐng)導(dǎo)要在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)、

 。ㄈ╀N(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)由同級(jí)檔案機(jī)構(gòu)、財(cái)政部門(mén)和審計(jì)部門(mén)派人員監(jiān)銷(xiāo)。

 。ㄋ模┍O(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案。銷(xiāo)毀后,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章,并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。

  第七條保管期滿(mǎn)但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)。

  原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證,不得銷(xiāo)毀,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。

  在建項(xiàng)目尚未完成的會(huì)計(jì)檔案,保管期限已滿(mǎn)也不得銷(xiāo)毀。

  第八條會(huì)計(jì)檔案的移交。移交會(huì)計(jì)檔案,雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。

  移交會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱(chēng),卷號(hào)、冊(cè)數(shù),起止年度和檔案編號(hào),應(yīng)保管期限,已保管期限等內(nèi)容。

  交接會(huì)計(jì)檔案時(shí),交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人監(jiān)交。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章。

  第九條會(huì)計(jì)檔案的保管要采取嚴(yán)格的安全措施。

  檔案室要做到防火、防盜、防水、防光、防高溫、防塵、防蟲(chóng)、防鼠,磁性介質(zhì)資料要做到防磁、防雷。重(!)要資料實(shí)行雙備份,一份存檔案室,另一份異地存放。磁性介質(zhì)資料應(yīng)定期復(fù)制。經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理以后的檔案要入庫(kù)上架,排架管理,按全宗號(hào)順序依次排列,自左向右,自上而下地進(jìn)行排列,環(huán)境保持通風(fēng)透光。

  第十條檔案管理人員做好會(huì)計(jì)檔案的保密工作,遵守保密制度。

車(chē)輛檔案管理制度8

  一、目的

  為規(guī)范公司檔案管理,增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本制度。

  二、歸檔范圍

  公司日常進(jìn)出維修車(chē)輛的車(chē)牌號(hào)碼,用戶(hù)信息,維修內(nèi)容,竣工時(shí)間,維修費(fèi)用,用戶(hù)要求等具有參考價(jià)值的文件材料。

  公司的檔案管理由檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

  檔案管理員的職責(zé):保證公司及各部門(mén)的原始材料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

  三、資料的收集與整理

  1、公司的歸檔材料實(shí)行“日日建檔”及“月月歸檔”制度,即:每日對(duì)上一個(gè)工作日進(jìn)出車(chē)輛的信息進(jìn)行建檔,每月的月末為公司歸檔資料歸檔期。

  2、在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各個(gè)主管部門(mén)收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

  3、凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料,由檔案管理員及時(shí)歸檔。

  4、各部門(mén)專(zhuān)用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上的文件必須把原件放入檔案室。

  5、檔案管理員根據(jù)公司的《客戶(hù)檔案歸檔管理制度》的.有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

  四、車(chē)輛維修檔案的內(nèi)容包括:

  1、車(chē)輛維修前診斷檢驗(yàn)記錄;

  2、汽車(chē)維修登記臺(tái)帳;

  3、車(chē)輛修前進(jìn)廠交接單;

  4、車(chē)輛維修派工單;

  5、車(chē)輛維修過(guò)程檢驗(yàn)記錄;

  6、車(chē)輛修后檢視路試表;

  7、車(chē)輛竣工質(zhì)量檢驗(yàn)記錄;

  8、機(jī)動(dòng)車(chē)綜合性能檢測(cè)報(bào)告;

  9、車(chē)輛修竣出廠驗(yàn)交單;

  10、維修工時(shí)結(jié)算清單;

  11、維修襯料結(jié)算清單;

  12、車(chē)輛維修竣工出廠合格證(副本);

  13、車(chē)輛返修記錄表及車(chē)輛返修臺(tái)帳等。

  五、資料的分類(lèi)與歸檔

 。ㄒ唬┕緳n案資料的分類(lèi)依據(jù)《客戶(hù)檔案歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行

  1、公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時(shí)立卷歸檔的不再此規(guī)定范圍內(nèi)。

  2、機(jī)動(dòng)廠進(jìn)行二次維護(hù)、總成修理、整車(chē)修理的,應(yīng)當(dāng)建立全部?jī)?nèi)容完整的維修檔案,并實(shí)行一車(chē)一檔的歸案原則。

  3、維修檔案內(nèi)容填寫(xiě)必須真實(shí),不得弄虛作假,相應(yīng)責(zé)任人應(yīng)簽字確認(rèn)。

  4、機(jī)動(dòng)車(chē)維修檔案保存期為二年。

 。ǘ┘夹g(shù)檔案管理規(guī)定

  1、技術(shù)檔案,指本企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書(shū)、報(bào)表、技術(shù)資料、有關(guān)設(shè)備、技術(shù)的文字說(shuō)明等技術(shù)文件,整理后歸并文件檔案。

  2、本店設(shè)置技術(shù)檔案有:維修汽車(chē)技術(shù)質(zhì)量檔案,車(chē)間、辦公室基建檔案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、工藝文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等生產(chǎn)技術(shù)檔案、設(shè)備檔案和科研產(chǎn)品開(kāi)發(fā)檔案。

  3、本店技術(shù)檔案室由技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)建立、保管、運(yùn)用或提供使用。保管工作由技術(shù)部指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)。

  4、每當(dāng)檔案資料進(jìn)入本企業(yè)、技術(shù)部應(yīng)在一周內(nèi)建立檔案。建檔時(shí)要分類(lèi)編號(hào),登記立卷歸檔,并進(jìn)行必要的整理編制卡片,以利查閱。

  5、技術(shù)檔案不外借。內(nèi)部技術(shù)人中辦理借閱手續(xù)后,可以借閱,但屬秘密的資料不得外借,不得隨便復(fù)印。技術(shù)檔案閱后要及時(shí)歸還并辦理歸還手續(xù)。

  6、技術(shù)部定期對(duì)技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定,確定保管年限,及時(shí)毀銷(xiāo)失去使用價(jià)值的檔案。

  六、檔案的借閱

  1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理借閱非密級(jí)檔案克直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

  2、因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí),由部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

  3、因車(chē)輛后續(xù)維修、發(fā)生事故或維修糾紛等情況需要查閱維修檔案的,應(yīng)按規(guī)定手續(xù)調(diào)閱,確需借出的重要維修檔案,可采用復(fù)印件或視需備份,并督促如期歸還。

  4、檔案借閱者必須做到:

  愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改。

  注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

  七、檔案的銷(xiāo)毀

  1、公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。

  2、當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí),由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

  3、凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。

  4、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案,檔案管理員須認(rèn)真核對(duì),將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔,登記表永久保存。

  5、在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí),必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任制定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。

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