文檔管理制度15篇【實用】

　　在日常生活和工作中，制度起到的作用越來越大，制度是指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則。那么制度怎么擬定才能發(fā)揮它最大的作用呢？以下是小編整理的文檔管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

文檔管理制度1

　　文檔資料管理制度是企業(yè)內部管理的重要組成部分，旨在規(guī)范文件的創(chuàng)建、存儲、使用、更新和廢棄等全過程，確保信息的安全、準確和有效利用。它涵蓋了以下幾個主要方面：

　　1. 文件分類與編碼：明確各類文檔的分類標準，設定統(tǒng)一的編碼系統(tǒng)，便于管理和檢索。

　　2. 創(chuàng)建與審批流程：規(guī)定文檔的.創(chuàng)建、修訂和審批流程，保證內容的準確性與合規(guī)性。

　　3. 存儲與備份：制定存儲策略，包括物理存儲和電子存儲，以及定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。

　　4. 使用權限與訪問控制：設定不同層級員工的訪問權限，保障信息安全。

　　5. 更新與版本管理：規(guī)定文檔的更新規(guī)則，保持信息的時效性，并進行版本控制。

　　6. 分發(fā)與共享：明確文檔的分發(fā)范圍和方式，確保信息傳遞的有效性。

　　7. 歸檔與銷毀：建立歸檔制度，規(guī)定文檔的保存期限，到期后的處理方式。

　　內容概述：

　　該制度需要涵蓋以下關鍵領域：

　　1. 法規(guī)遵從性：確保所有文檔管理工作符合相關法律法規(guī)，如數(shù)據(jù)保護法、知識產(chǎn)權法等。

　　2. 內部流程：與企業(yè)內部的其他管理體系（如質量管理體系、項目管理體系）相協(xié)調。

　　3. 技術支持：利用信息技術實現(xiàn)文檔的電子化管理，如使用文檔管理系統(tǒng)（dms）。

　　4. 員工培訓：定期對員工進行文檔管理的培訓，提高其文檔處理能力。

　　5. 監(jiān)控與評估：設置定期檢查機制，評估制度執(zhí)行情況，及時調整優(yōu)化。

文檔管理制度2

　　一、總則

　　第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司的實際情況，特制訂本制度。

　　第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發(fā)的各種文件、資料。同級相關方函、電、來文。

　　二、收文的管理

　　第三條 公文的簽收：

　　凡來公司公啟文件（除領導訂啟的外）均由辦公室收發(fā)員登記簽收

　　第四條 公文的編號保管：

　　1、 辦公室收發(fā)員對上級來文拆封后應及時附上"外來文件流單"，并分類登記編號、保管。

　　2、公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室 收發(fā)員進行登記編號保管，不得個人保存。

　　第五條 公文的閱批與分轉。

　　1、凡正式文件均需由辦公室主任根據(jù)文件內容和性質閱簽后，由收發(fā)員分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

　　2、一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室 收發(fā)員直接分轉處理。

　　3、為加速文件運轉，辦公室收發(fā)員應在當天將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。

　　第六條 文件的傳閱與催辦。

　　1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"，辦公室收發(fā)員應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

　　3、辦公室收發(fā)員對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確系工作需要備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉，以防丟失。

　　三、發(fā)文的管理

　　第七條 發(fā)文的規(guī)定：公司上報下發(fā)正式文件由辦公室負責。

　　第八條 發(fā)文的范圍：

　　1、凡是以公司名義發(fā)出的文件、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。

　　2、下發(fā)文件主要用于：（1）公布規(guī)章制度；（2）轉發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件；（3）公布體制機構變動或干部任免事項；（4）公布重大經(jīng)營管理、技術、生活福利等工作的決定；（5）發(fā)布有關獎懲決定和通報；（6）其他有關重大事項；

　　3、上行文件主要用于：（1）對上級呈報工作計劃、請示報告、處理決定；外發(fā)文主要用于：（2）同相關單位聯(lián)系有關重大經(jīng)營管理、技術、人事、物資供應等事宜。

　　4、在日常經(jīng)營管理、技術工作中，有關圖紙、技術文件、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經(jīng)分管公司領導批準后，由相關業(yè)務科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。

　　5、各業(yè)務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，可以各業(yè)務部門名義發(fā)會議紀要。

　　6、各業(yè)務部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系，可用各部門的名義對外發(fā)函（應各自編號備查）不用公司名義發(fā)文。

　　四、發(fā)文程序與要求

　　第九條 發(fā)文程序規(guī)定：

　　1、各部門需要發(fā)文，應事先向辦公室提出申請；擬搞人應填寫《發(fā)文擬稿單》，并詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、標定日期；

　　2、草擬文稿必須從公司角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整。

　　3、 辦公室對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿；

　　4、經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；

　　5、對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理清楚；

　　6、需經(jīng)會簽的文稿，由辦公室在交付打印前送會簽部門會簽；

　　7、經(jīng)領導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室統(tǒng)一編號打��；

　　8、文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；

　　9、文件打字后，由辦公室派專人分發(fā)并檢查落實情況。

　　五、文件的借閱和清退

　　第十條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人同意后辦公室方可借閱。

　　第十一條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

　　第十二條 各部門應指定一位責任心強的`同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

　　六、文件的立卷與歸檔

　　第十三條 文件的歸檔范圍：

　　以公司名義形成的文件統(tǒng)一由辦公室負責歸檔；其它部門日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務部門負責立卷歸檔。

　　第十四條 立卷要求

　　1、文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

　　4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。（交接部門各留存一份備查）。

　　七、文件的銷毀

　　第十五條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，辦理銷毀手續(xù)。

文檔管理制度3

　　1.食品批發(fā)(貿易)公司必須領取衛(wèi)生許可證后方能營業(yè)，并嚴格按照衛(wèi)生許可范圍亮證經(jīng)營。

　　2.食品批發(fā)(貿易)公司法定代表人為食品衛(wèi)生責任人,對本公司食品經(jīng)營活動過程中各環(huán)節(jié)的食品衛(wèi)生負責。

　　3.食品批發(fā)(貿易)公司應制定食品衛(wèi)生崗位責任制度，各崗位衛(wèi)生責任制度要上墻張貼。設立衛(wèi)生管理人,負責落實各項衛(wèi)生制度,負責本公司的具體食品衛(wèi)生管理工作。

　　4.應建立健全的食品索證衛(wèi)生審核制度。對經(jīng)營的食品來源嚴格審核，不經(jīng)營違反國家法律法規(guī)的食品。

　　5.建立健全的食品進貨驗收管理制度；建立臺帳,記錄食品進出貨情況,對每批食品進行嚴格檢查,防止假冒偽劣食品和不符合衛(wèi)生標準及規(guī)定的食品進入市場。

　　6.建立日常食品衛(wèi)生檢查制度,對每批食品的進出和貯存過程進行仔細檢查，發(fā)現(xiàn)腐敗變質、超過保質期和《食品衛(wèi)生法》禁止生產(chǎn)經(jīng)營的食品時應及時處理。對己流入市場的食品應立即追回,并向當?shù)匦l(wèi)生行政部門報告,防止事態(tài)的擴展。

　　7.經(jīng)營定型包裝食品的'，所銷售的食品包裝標識應當真實，符合食品標簽標準的要求。經(jīng)營進口食品,其外包裝應有中文標識。

　　8.切實做好食品貯存衛(wèi)生管理工作。

　　8.1食品倉庫實行專間專用，食品存放應分類分區(qū)、隔墻離地存放，必須有明顯標識標示類別、生產(chǎn)日期、保質期、保存條件、進庫時間等。食品倉庫不得存放有毒有害物品（如殺鼠殺蟲劑、洗滌消毒劑等），不得存放藥品、雜品及生活用品等物品。

　　8.2需冷藏的食品須存放于與其包裝標簽標示的保存溫度相應的冷庫內，冷凍設施須正常運轉，冷庫內禁止生熟混放。

　　8.3食品庫房應用無毒、堅固、易清掃材料建成。庫房可分常溫庫和冷庫，冷庫又包括高溫冷庫（冷藏庫）和低溫冷庫（冷凍庫）。

　　8.4常溫庫應設置防鼠、防蟲、防蠅、防潮、防霉的設施,并能正常使用; 必須設置機械通風設施，并應經(jīng)常開窗通風，定期清掃，保持干燥和整潔，清庫時應做好清潔消毒工作。

　　8.5冷庫應注意保持清潔、及時除霜;冰柜和冷藏設備必須正常運轉并標明生、熟用途，冷藏庫、冰柜應設外顯式溫度（指示）計并正常顯示。

　　8.6低溫冷庫（冷凍庫）溫度必須低于-18℃，高溫冷庫（冷藏庫）溫度必須保持在0～10℃；冷藏設備、設施不能有滴水，結霜厚度不能超過1cm。

　　8.7冷庫內不可存放腐敗變質食品和有異味食品。食品之間應有一定空隙，直接入口食品與食品原料應分庫冷藏。

　　8.8食品儲存要做到先進先出，盡量縮短儲藏時間，定期清倉檢查，防止食品過期、變質、霉變、生蟲，及時清理不符合衛(wèi)生要求的食品。

　　9.按照《中華人民共和國食品安全法》做好從業(yè)人員衛(wèi)生管理工作。

文檔管理制度4

　　(一)為明確工作職責，理順工作程序，規(guī)范調度文檔管理，根據(jù)《煤礦安全生產(chǎn)標準化基本要求及評分方法(試行)》調度和地面設施管理制度建設的要求，制定本制度。

　　(二)調度文檔管理分為圖表、臺賬、記錄簿、電子顯示屏和牌板等。

　　1.圖表:

　　調度室各種圖表必須及時填繪和修訂，與實際情況相符合，圖表必須歸檔管理。

　　2.臺賬:

　　(1)綜合臺賬應當記錄當班生產(chǎn)計劃完成情況、安全生產(chǎn)情況，重點工程和重點

　　工作調度情況，安全生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題和處理情況，領導值班、下井帶班及入井人數(shù)情況，領導交辦工作及落實情況等。

　　(2)綜合臺賬應內容完整，數(shù)據(jù)準確，賬面整潔，字跡工整。

　　(3)按日原煤產(chǎn)量、月及年累計完成量、綜合進尺、開拓進尺、日月年累計完成進尺，分項或統(tǒng)一建立統(tǒng)計臺賬。

　　3.記錄簿:

　　建立調度值班記錄、領導值班及下井帶班記錄(由帶班領導填寫)、調度員交接班記錄、安全生產(chǎn)例會記錄、生產(chǎn)安全事故(突發(fā)事件)分析統(tǒng)計記錄，存檔管理。

　　4.電子顯示屏:

　　(1)電子顯示屏應正常顯示調度統(tǒng)計報表、重點安全生產(chǎn)信息;

　　(2)主要設備和重點安全生產(chǎn)環(huán)節(jié)視頻監(jiān)控;

　　(3)煤礦安全監(jiān)測監(jiān)控系統(tǒng)、井下人員定位系統(tǒng)等終端顯示;

　　(4)顯示的數(shù)據(jù)應準確，實時集中監(jiān)控。

　　(三)調度文檔內容齊全，數(shù)據(jù)準確，賬面整潔，記錄規(guī)范，值班記錄無涂改。(四)檔案資料，應有專人管理。

　　(五)調度文檔的保存期限:

　　1.班、日調度記錄，月度及年度生產(chǎn)總結，調度臺賬保存1年以上。

　　2.調度日報、旬報、文字分析，上級通知、通報、傳真電文保存1年以上。

　　3.死亡事故和重大非傷亡事故記錄，作為永久保存材料。

　　(六)各項生產(chǎn)數(shù)據(jù)和事故傷亡情況，未經(jīng)有關領導批準，不得擅自對外公布。(七)立卷時應編制好案卷目錄，把文件的.作者、標題、日期等項目填寫清楚，裝

　　訂整齊、牢固，填寫備考表，注明保管期限。

　　(八)對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)檔案管理部門領導鑒定，報礦分管領導批準后，按規(guī)定銷毀。

文檔管理制度5

　　一、目的

　　建立營銷中心的文檔管理制度，對項目中所有文檔進行清晰有效的分類管

　　理與控制，實現(xiàn)項目文檔的有序保管與規(guī)范流動，為項目文檔提供規(guī)范化的管理，提高項目的成功率，有效控制項目成本、進度、時間。

　　二、范圍

　　本文適用于營銷中心各單元、公司內配合部門及與之有關的客戶、合資公司、渠道的文檔。

　　三、原則

　　（一）定義

　　文檔包括接收、發(fā)放和內部文檔，含傳真、電郵、備忘錄或是會議紀要、郵遞、商務運作階段文檔及其他內部文檔。

　　（二）規(guī)范明確內部文檔的編制和命名

　　（1）文件名應是文件的標題。

　�。�2）標題應能直觀簡明體現(xiàn)文件的內容。

　�。�3）每個文檔必須有一個統(tǒng)一的編號。

　�。�4）在電子文檔的命名后面加上編號。

　　（5）文件編制應使用對應的統(tǒng)一文檔模板。

　　2.接收文檔控制編號

　　所有接收文檔需有統(tǒng)一文檔控制編號，統(tǒng)一由文檔中心管理。文檔控制編號形式由項目管理者根據(jù)實際情況確定，建議體現(xiàn)接收日期的信息。

　　3.明確項目文檔的使用制度

　　（1）在項目前，應建立一套文檔的管理程序明確文檔的擬制、審核人員,文檔控制員。明確所有文檔的編號、收發(fā)登記操作，及受控等級。

　　（2）建議接收文檔的管理程序由文檔控制員統(tǒng)一接收。加蓋或記錄接收日期（時間）。賦予文檔控制編號。

　　記錄輸入文檔中心數(shù)據(jù)庫，保存原件。

　�。�3）明確發(fā)送文檔的管理程序加蓋或記錄發(fā)送日期（時間）。記錄輸入文檔中心受控庫，保存原件。發(fā)送后由文檔控制員統(tǒng)一記錄歸檔。

　�。�4）明確合同各方之間的文檔傳遞等相關規(guī)定

　�。�5）文檔借閱登記和保密規(guī)定原則上嚴禁文檔原稿進行借閱。借閱副本應進行登記，加蓋副本章。副本銷毀的規(guī)定。限期返還原件的規(guī)定。

　�。�6）電子文檔的共享規(guī)定

　　4.明確文檔的歸檔存放

　�。�1）建立紙面存儲和電子件存儲兩套相對應的文檔管理系統(tǒng)，附表一《項目文檔歸檔結構》。

　　目錄結構見

　�。�2）按文檔的階段及用途屬性（主題）歸檔分類，如售前階段、售中階段，再按標書、合同、方案、會議紀要等分類。

　　四、文檔提交

　�。ㄒ唬┩獠翰块T提交部門的文檔，經(jīng)過審核后及時提交給文檔保管人員備案、存檔。

　�。ǘ�）部門內部文檔定稿后及時提交給文檔保管人員備案、存檔。

　�。ㄈ�）部門對外交流或是與項目單位匯報、溝通所提交的文檔，經(jīng)過溝通、匯報后整理成終稿的.，由文檔負責人及時提交到文檔管理人員備案、存檔。

　�。ㄋ模┎块T外埠工作人員與項目單位交流、溝通時準備的文檔或是會議紀要定稿后提交部門領導，經(jīng)部門領導審核后報文檔管理人員備案、存檔。

　　（五）備忘錄或是會議紀要以周為單位提交文檔；建設方案、PPT、規(guī)劃、設計等文檔定稿后以月為單位提交；涉及變更的方案、規(guī)劃等文檔經(jīng)過部門與項目單位確認后及時報文檔管理員備案、存檔。

　　五、具體內容

　�。ㄒ唬┪臋n編號

　　凡項目有關的文檔，均統(tǒng)一編號。

　　文檔編碼方式：文檔屬性-發(fā)放對象-順序編號-文檔日期-文檔密級文檔屬性：本字段用兩位英文字母表示發(fā)放對象：本字段用兩位英文字母表示

　　文檔日期：本字段6位數(shù)字，表明文檔的發(fā)生時間，以便于查詢和統(tǒng)計。順序編號：本字段4位數(shù)字，系文檔的順序編號，此編號表示同一文檔屬性、發(fā)放對象內所有文檔的順序號。

　　文檔密級：本字段1位數(shù)字，表明了文檔的保密級別。

　　0級代表機密，項目經(jīng)理及其指定人員閱讀1級代表秘密，項目組核心成員閱讀2級代表內部公開，項目組所有成員閱讀3級代表公開，所有項目組干系人均可閱讀表1文檔屬性字段對照文檔分類簡寫文檔分類簡寫PPT指令潛在用戶分析報告發(fā)票用戶分析報告普查報告合作意向書手冊會議紀要備忘錄建設方案計劃解決方案答復項目制度報表合同招投標文件表2文檔接收對象字段對照發(fā)放對象簡寫發(fā)放對象簡寫客戶項目組內部合作方部門內部合資公司渠道公司內部供應商

　　（二）文檔的存放

　　項目文檔分別建立電子和紙面件檔案。

　　紙面文檔按文件的屬性、分類存放，并填寫《文件存放控制表》進行存放、借閱登記。

文檔管理制度6

　　1.監(jiān)理日記是監(jiān)理部和監(jiān)理工程師必備的專用記錄手冊，是監(jiān)理工作的重要資料。監(jiān)理人員應逐日逐項認真填寫，特別是涉及變更設計、會議決定、上級指示，有關質量、進度、安全檢查、投資等有關事項，都應詳細寫入日記。

　　2.文檔管理。監(jiān)理部應建立有關往來函件、電話處理、日常監(jiān)理工作技術資料整理與歸檔管理的相關臺帳。所有文件收發(fā)、文檔資料均應嚴格按監(jiān)理（咨詢）公司貫標工作的規(guī)定進行管理。

　　3.工程監(jiān)理臺帳。各類臺帳是文件化的'施工信息分類記錄，監(jiān)理部應結合工程特點和內容選擇建立，以加強對內業(yè)資料的管理。

　　1)開工報告審批臺帳

　　2)工程進度臺帳

　　3)見證取樣檢驗臺帳

　　4)平行檢驗臺帳

　　5)見證檢測臺帳

　　6)旁站監(jiān)理臺帳

　　7)工程變更臺帳

　　8)總監(jiān)理工程師巡視記錄臺帳

　　9)驗工計價臺帳

　　10)項目管理機構要求建立的其他臺帳

　　上述各類監(jiān)理臺帳必須定期記錄，記錄內容應符合各類臺帳的記錄要求和規(guī)定。監(jiān)理站辦公室必須認真對臺帳進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，確保臺帳資料的及時、完整和準確，具有可追溯性。

　　4.各類監(jiān)理臺帳與監(jiān)理日記、監(jiān)理技術文件應能互相印證，主要內容一致，不得互相矛盾或無法對應。

　　5.對于大型鐵路綜合建設項目，監(jiān)理部應建立監(jiān)理日志，記錄監(jiān)理部主要人員的動向和工作內容。監(jiān)理日志由監(jiān)理站辦公室負責填寫，總監(jiān)理工程師定期審簽。

文檔管理制度7

　　本脫硫管理制度文檔旨在規(guī)范和優(yōu)化企業(yè)內部的脫硫工藝管理，確保環(huán)保法規(guī)的合規(guī)性，提高生產(chǎn)效率，降低運營成本。內容主要包括以下幾個方面：

　　1. 脫硫設備的`運行與維護

　　2. 脫硫工藝參數(shù)的監(jiān)控與調整

　　3. 廢棄物處理與排放控制

　　4. 安全操作規(guī)程

　　5. 員工培訓與績效評估

　　6. 環(huán)保政策與法規(guī)的遵循

　　內容概述：

　　1. 脫硫設備的運行與維護：涵蓋設備的日常檢查、定期保養(yǎng)、故障排查與修復，以及設備更新升級策略。

　　2. 脫硫工藝參數(shù)的監(jiān)控與調整：涉及工藝流程的優(yōu)化，參數(shù)設定與監(jiān)控，以保證脫硫效果。

　　3. 廢棄物處理與排放控制：規(guī)定廢棄物的收集、儲存、處理方法，以及排放標準的遵守。

　　4. 安全操作規(guī)程：明確安全操作流程，預防事故的發(fā)生，保障員工安全。

　　5. 員工培訓與績效評估：制定培訓計劃，提升員工技能，通過績效考核激勵員工遵守制度。

　　6. 環(huán)保政策與法規(guī)的遵循：定期更新環(huán)保法規(guī)知識，確保企業(yè)行為符合國家和地方的環(huán)保要求。

文檔管理制度8

　　文檔資料管理制度及實施措施

　　為了確保項目部文件的完整性，方便查找和利用，以及做好收集、整理、立卷、保管等工作，維護文件檔案的完整性和安全性，特制定了本制度及實施措施。

　　1.文檔資料管理制度

　　1.1項目部員工必須切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，以保證文件檔案資料的齊全完整，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規(guī)范化的要求。

　　1.2項目部在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本項目生產(chǎn)經(jīng)營活動相關的上級事文等都必須齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

　　1.3綜合部要做好項目部員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，以確保資料完整。

　　1.4文件資料檔案的保管和查閱：

　　所有檔案必須入框上架，科學排列，以便查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　文件柜要保持整潔衛(wèi)生，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整和安全。

　　項目部內部員工因工作需要查閱檔案資料，必須報請項目部領導批準。外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須經(jīng)項目部領導批準后才能查閱。項目部所有檔案一律不允許外借。

　　對于項目部機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設鎖，無關人員不得接觸。工作人員要嚴守機密。

　　2.文檔資料實施措施

　　2.1由項目部綜合部負責管理性文件的'收發(fā)、傳閱、編制清單歸類保存。由項目技術負責人負責施工圖、技術核定單、變更通知單的收發(fā)，負責編制目錄，分發(fā)清單。所有施工圖的持有人應對圖紙的修改、變更及時標識。

　　2.2所有文件資料由文件批準人決定發(fā)放范圍和份數(shù)，文件發(fā)放人應填寫《文件和資料發(fā)放登記表》，按發(fā)放范圍和數(shù)量發(fā)放文件，并做好編號及登記。

　　2.3文件領用人在收到文件和資料時，應在文件發(fā)放的表格上登記簽字。

　　2.4在發(fā)放過程中，文件使用部門應及時撤出作廢/失效文件。

　　2.5當文件使用人的文件破損嚴重，影響使用時，應向文件發(fā)放部門辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補發(fā)新文件，編號不變。文件發(fā)放部門應將原破損文件收回處理。

　　2.6文件使用人文件丟失后，應向文件發(fā)放部門辦理補領手續(xù)。在補領申請時必須作出書面說明。文件發(fā)放部門在補發(fā)文件時應重新進行分發(fā)編號，并注明作廢。

　　2.7為了識別和管理在使用的有效文件及其修訂狀態(tài)，項目部辦公室和項目工程部分別負責編制管理性和技術性的《有效文件控制清單》。

　　2.8文件和資料更改的流程如下：

　　填寫《文件和資料更改申請表》，說明更改理由和內容。若涉及其他部門，需重新會審。

　　原則上由原審批人審批，若無法審批，則需指定授權人并提供相關背景資料。

　　經(jīng)審批后，填寫《文件和資料更改通知單》，并發(fā)至相關部門。

　　持有人根據(jù)通知單指令進行更改，并確保正確、清晰。通知單應附于文件后或收回原文件，并做好發(fā)放登記。

　　更改部門應將審批件存檔備查，并記錄和標識文件更改。

　　2.9作廢的文件應加蓋“作廢”印章，并在使用場合中撤出。

　　2.10文件和資料應妥善保管，防止丟失和損壞。若出現(xiàn)問題，應向主管領導報告并批準后辦理。存檔按公司檔案管理辦法規(guī)定辦理。文件管理人調離崗位或存檔時，必須移交全部文件，并做好記錄。

　　2.11文件和資料的使用控制如下：

　　需要復印的，需填寫《文件和資料復印審批表》，經(jīng)主管部門或部門負責人批準，規(guī)定份數(shù)、編號，發(fā)放應做好記錄和登記。

　　需要臨時借閱的，應填寫《文件和資料借閱申請單》，經(jīng)文件管理部門負責人批準后方可借閱。借閱后必須及時歸還。文件一般情況下不外借，如確需外借，需經(jīng)主管領導批準。

文檔管理制度9

　　文檔資料管理制度的重要性不言而喻：

　　1. 保障信息資產(chǎn)：有效管理文檔，防止信息泄露，保護企業(yè)的'核心競爭力。

　　2. 提升效率：通過標準化流程，減少查找、使用文檔的時間，提高工作效率。

　　3. 保證合規(guī)：遵守法規(guī)要求，避免因文檔管理不當導致的法律風險。

　　4. 支持決策：確保決策者獲取到準確、最新的信息，支持明智決策。

　　5. 持續(xù)改進：通過記錄和分析文檔使用情況，識別潛在問題，推動企業(yè)持續(xù)改進。

文檔管理制度10

　　脫硫管理制度的重要性不言而喻，它直接影響企業(yè)的環(huán)保形象、經(jīng)濟效益和社會責任。良好的`脫硫管理能夠：

　　1. 降低環(huán)境污染，保護生態(tài)環(huán)境，履行企業(yè)社會責任。

　　2. 提升生產(chǎn)效率，減少因設備故障和工藝問題導致的停機時間。

　　3. 避免因違反環(huán)保法規(guī)導致的罰款和聲譽損失。

　　4. 保障員工安全，降低職業(yè)病風險，提升員工滿意度和忠誠度。

文檔管理制度11

　　1. 保障信息安全：有效的文檔管理能防止敏感信息泄露，維護企業(yè)利益。

　　2. 提高效率：清晰的.流程和權限劃分使工作更加高效，減少因信息混亂導致的時間浪費。

　　3. 法規(guī)遵從：符合行業(yè)法規(guī)和內部政策，避免法律風險。

　　4. 知識傳承：文檔是企業(yè)知識的重要載體，良好的管理制度有助于知識的積累和傳承。

　　5. 決策支持：準確、及時的文檔信息為管理層決策提供依據(jù)。

文檔管理制度12

　　文檔管理制度是指在組織內部建立一套完整的文件和信息管理規(guī)則，旨在確保信息的安全性、準確性和有效性。它涵蓋了從文件的創(chuàng)建、審批、存儲到銷毀的整個生命周期，旨在提升工作效率，防止信息丟失，保障企業(yè)運營的合規(guī)性。

　　內容概述：

　　1. 文件分類與編碼：確立文件的分類標準，制定統(tǒng)一的編碼系統(tǒng)，以便于檢索和管理。

　　2. 創(chuàng)建與審批流程：明確文件的'創(chuàng)建權限，規(guī)定審批流程，確保信息的準確性和權威性。

　　3. 存儲與保管：規(guī)定文件的存儲介質、期限和地點，確保文件的安全保存。

　　4. 使用與訪問：設定文件的使用權限，控制訪問，防止未經(jīng)授權的使用或泄露。

　　5. 更新與修訂：規(guī)定文件更新和修訂的程序，保證信息的時效性。

　　6. 歸檔與銷毀：設立歸檔標準，明確文件的保存期限，規(guī)定銷毀流程，防止無用信息占用資源。

文檔管理制度13

　　一、文檔是單位的重要資料，加強文檔的管理，是保障和促進各項生產(chǎn)經(jīng)營活動的有序開展，實現(xiàn)文檔管理的程序化、規(guī)范化，為使文檔管理達到高效、安全的目的，特制定本制度。

　　二、文檔管理應指定專人負責(專職文秘)，文件管理員必須作好文卷歸檔，存放保管和遵守單位有關文件使用的管理規(guī)定。

　　三、文件管理員應按以下程序工作

　　1、文件收集:堅持隨時對收集的文件進行歸檔，保證文件資料的完整，對已辦理完畢的文件應及時收回存檔;對會議文件要及時整理，單位對外發(fā)文件報送材料要留好底稿和正本。

　　2、文件保管

　　收集時應按文件收發(fā)的單位、性質分類，再根據(jù)時間先后排列存檔備查。

　　3、文件收發(fā)

　　文件收文應填寫收文的表格，注明文件名稱、發(fā)文單位、發(fā)文時間、收文時間、收文人簽名。

　　文件發(fā)文應填寫發(fā)文的表格，注明發(fā)文名稱、發(fā)文時間、發(fā)文人簽名、收文人簽名。

　　四、文件存放和銷毀

　　1、文件應有一個安全的存放之外，最好配備專門的文件柜。

　　2、文件的`存放和提取應由專職人員負責。

　　3、專職人員應做好防火、防潮、防蟲、防塵、防損等方面工作。

　　4、文件裝訂存檔(每年一次):將文件分類后按時間和來文單位順序排列，編上頁碼，做好文件目錄后裝訂，和收發(fā)文登記表格放在一起，以便查找。

　　5、文件銷毀:單位年終進行文件銷毀工作，對無歸檔存放價值的文件、材料，上級指定需要銷毀的文件，其他無存檔價值的文書。對需要銷毀的文件應統(tǒng)一填寫銷文登記表，由站長簽字同意后方可銷毀，銷毀文件時由分管站長在場監(jiān)銷。

　　五、文件借閱

　　1、本單位人員借閱文件，文件管理員應制定表格，注意借閱人姓名，注明歸還時間，借閱人簽名。交待紀律，保證文件不丟失，不得轉借他人，愛護文件注意清潔，在規(guī)定時間內歸還。

　　2、外單位人員借閱文件，須持有介紹信，經(jīng)站長同意后方可借閱。

　　3、文件管理員應遵守文件保密規(guī)定，不能借閱的文件嚴禁借閱。

　　六、處理

　　對違反本制度的行為，按照車站《職工獎懲實施細則》處理。

文檔管理制度14

　　技術保密管理制度

　　第1章 總則

　　第1條 為加強對設計過程所用“電子繪圖”、“規(guī)劃報告書”、“投標書”等涉密圖紙和文件以及公司“核心知識產(chǎn)權”及其相關內容在計算機信息系統(tǒng)運行的安全，保護公司核心秘密，促進公司設計和信息化的健康發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護條例》、《中華人民共和國計算機信息網(wǎng)絡國際聯(lián)網(wǎng)管理暫行規(guī)定》及有關保密工作規(guī)定等規(guī)定，結合本公司實際，特制定本制度。

　　第2條 適用范圍

　　1.本制度適用于公司所有員工;

　　2.公司所有人員，包括設計人員、技術管理人員、行政管理人員、后勤服務人員等(以下簡稱“工作人員"）,都有保守公司商業(yè)秘密的義務。

　　第2章 保密范圍

　　第3條 公司秘密是指：

　　1、設計過程涉密的圖紙及文件（如電子圖、規(guī)劃設計類報告）;

　　2、不為公眾所知曉、能為公司帶來經(jīng)濟利益、具有實用性且由公司采取保密措施的技術信息和經(jīng)營信息。

　　第4條 公司秘密包括但不限于以下事項。

　　1、公司生產(chǎn)經(jīng)營、發(fā)展戰(zhàn)略中的秘密事項；

　　2、公司就經(jīng)營管理作出的重大決策中的秘密事項；

　　3、公司生產(chǎn)、科研、科技交流中的秘密事項；

　　4、公司對外活動（包括外事活動）中的秘密事項以及對外承擔保密義務的事項;

　　5、維護公司安全和追查侵犯公司利益的經(jīng)濟犯罪中的秘密事項；

　　6、其他秘密事項。

　　第3章 密級分類

　　第5條 公司秘密分為三類：絕密、機密和秘密。

　　第6條 絕密是指與公司生產(chǎn)、科研、經(jīng)營、人事有重大利益關系，一旦泄露會使公司的安全、利益或者生存遭受特別嚴重損害的事項，主要包括以下內容.

　　1、公司設計類工程項目資料、投標資料；

　　2、按《檔案法》規(guī)定屬于絕密級別的各種檔案;

　　3、公司重要會議紀要。

　　第7條 機密是指與本公司生產(chǎn)、科研、經(jīng)營、人事有重要利益關系，一旦泄露會使公司安全、利益或者生存遭受嚴重損害的事項,主要包括以下內容。

　　1、公司核心技術涉及的設計圖紙和相關資料；

　　2、尚未確定的公司重要人事調整及安排情況、公司對管理人員的考評材料；

　　3、公司薪金制度，財務專用印簽、賬號，保險柜密碼，月度、季度、年度財務預、決算報告及各類財務、統(tǒng)計報表，電腦開啟密碼,重要磁盤等電子媒介的內容及其存放位置；

　　4、公司總體發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營戰(zhàn)略、商務談判內容及載體，正式合同和協(xié)議文書；

　　5、按《檔案法》規(guī)定屬于機密級別的各種檔案；

　　6、獲得競爭對手情況的方法、渠道及公司相應對策；

　　7、外事活動中內部掌握的原則和政策。

　　第8條 秘密是指與本公司生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、人事有較大利益關系,一旦泄露會使公司的安全、利益或者生存遭受損害的事項,主要包括以下內容。

　　1、公司高管的家庭住址及外出活動去向；

　　2、經(jīng)營企劃方案;

　　3、公司有關部門所調查的事故和違法違紀事件及責任人情況和載體；

　　4、公司大事記；

　　5、設計圖紙、各類技術文件等；

　　6、按《檔案法》規(guī)定屬于秘密級別的各種檔案；

　　7、各種檢查表格和檢查結果。

　　第4章 保密措施

　　第9條 各密級知曉范圍

　　1、絕密級 公司領導班子成員及與絕密內容有直接關系的工作人員；

　　2、機密級 部長級別以上管理人員以及與機密內容有直接關系的工作人員;

　　3、秘密級 主任級別以上管理人員以及與秘密內容有直接關系的工作人員.

　　第10條 公司員工必須具有保密意識，做到不該問的絕對不問，不該說的絕對不說，不該看的絕對不看。

　　第11條 公司董事長負責領導保密的全面工作，各部門負責人為本部門的保密工作負責人，各部門視本部門業(yè)務情況設立兼職保密員。

　　第12條 如果在對外交往與合作中需要提供公司秘密，應先由總經(jīng)理（必要時董事長)批準。

　　第13條 嚴禁在公共場合、公用電話、傳真上交談、傳遞保密事項,不準在私人交往中泄露公司秘密。

　　第14條 公司員工發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或可能泄露時，應立即采取補救措施并及時報告公司行政部,行政部應立即做出相應處理。

　　第15條 公司董事長、總經(jīng)理及各機要部門必須嚴格保管鑰匙，非本部人員得到獲準后方可進入，離開時要落鎖。

　　第16條 文檔人員、保密人員出現(xiàn)工作變動時應及時辦理交接手續(xù)，并由上級領導簽字確認。

　　第17條 司機對領導在車內的談話應嚴格保密。

　　第5章 保密環(huán)節(jié)控制

　　第18條 計算機及計算機網(wǎng)絡設施

　　1、機房為設備重地,無關人員一律不準進入;

　　2、對重要信息應有異地備份措施和保密措施；

　　3、應有計算機病毒和有害數(shù)據(jù)防治措施；

　　4、應有網(wǎng)絡攻擊防范和追蹤措施；

　　5、必要時對涉密電子文檔應采取單機專用或購置功能軟件，從技術上防止設計圖、核心技術及圖紙報告等被下載和拷貝。

　　第19條 文件打印

　　1、文件送打印時，應由原稿提供部門領導簽字，簽字領導對文件內容負責審查是否涉密，文件如有涉密內容,應在文相關記錄記錄涉及人員姓名，同時確定保密級別，需要發(fā)放的涉密文件應有文件編號、發(fā)放范圍和打印份數(shù)；

　　2、打印部門要做好登記，打印、校對人員的姓名應反映在發(fā)文單中；

　　3、打印完畢,所有紙質文件廢稿應全部銷毀，電腦存盤的電子文檔應消除或加密保存.

　　第20條 涉密文件發(fā)送和E—mail使用

　　1、文件打印完畢，由文件印制部門專門人員負責轉交發(fā)文部門，并作登記，不得轉交無關人員；

　　2、發(fā)文部門下發(fā)文件時應認真做好發(fā)文記錄；

　　3、保密文件應由發(fā)文部門負責人或其指定人員簽收，不得交給其他人員;

　　4、對于剩余文件應妥善保管，不得遺失；

　　5、發(fā)送保密文件時應由專人負責,嚴禁讓非規(guī)定人員或試用期員工發(fā)送保密文件；

　　6、公司禁止員工未經(jīng)允許在E-mail個人郵箱傳遞涉密文件和信息；

　　7、如公司使用保密軟件,應在軟件功能加入涉密文件和信息外泄技術閉鎖.

　　第21條 涉密文件復印

　　1.原則上保密文件不得復印,如遇特殊情況需由主管報公司總經(jīng)理（或公司董事長）批準方可執(zhí)行；

　　2.文件復印應做好登記；

　　3.復印件只能交給部門主管或其指定人員，不得交給其他人員；

　　4.復印廢棄件應即時銷毀。

　　第22條 文件借閱

　　借閱保密文件時必須經(jīng)借閱方和提供方領導簽字批準，提供方負責登記，借閱人員不得摘抄、復印或向無關人員透露，確需摘抄、復印時，要由提供方領導許可并簽字注明.

　　第23條 傳真件

　　1.傳遞保密文件時，不得通過未經(jīng)允許的傳真機傳遞；

　　2.收發(fā)涉密傳真件時應做好登記；

　　3.保密傳真件的收件人只能為部門主管負責人或其指定人員。

　　第24條 錄音、錄像

　　1.錄音、錄像應由指定部門整理并確定保密級別；

　　2.保密錄音、錄像材料由行政部負責存檔管理。

　　第25條 檔案

　　1.檔案室為涉密文件保管重地,無關人員一律不準進入；

　　2.借閱文件時應填寫“申請借閱單”,并由主管領導簽字；

　　3.秘密文件僅限下發(fā)范圍內人員借閱，如遇特殊情況需由行政部批準借閱;

　　4.秘密文件的保管應與普通文件區(qū)別開,按等級、期限加強保護;

　　5.檔案銷毀應經(jīng)鑒定小組批準后指定專人監(jiān)銷，要保證兩人以上參加，并做好登記；

　　6.不得將檔案材料借給無關人員查閱；

　　7.秘密檔案不得復印、摘抄,如遇特殊情況需由主管報總經(jīng)理批準后方可實施。

　　第26條 保密部門管理

　　1.與保密材料相關的部門均為保密部門，如董事長、管理層、總工辦、經(jīng)營拓展部、行政部、財務部等；

　　2.有關部門需指定兼職保密員,從而加強保密工作;

　　3.保密部門應做好保密材料的保管、登記和使用記錄工作。

　　第27條 會議

　　1.所有重要會議均由行政部協(xié)助相關部門做好保密工作；

　　2.應嚴格控制涉密會議參會人員，無關人員不應參加；

　　3.承辦涉密會議時會務組應認真做好到會人員簽到及材料發(fā)放登記工作；

　　4.保衛(wèi)人員應認真鑒別到會人員，無關人員不得入內；

　　5.會議錄音、攝像人員由行政部指定。

　　第28條 保密協(xié)議與競業(yè)限制協(xié)議

　　1.公司要按照有關法律規(guī)定，與相關工作人員簽訂保密協(xié)議和競業(yè)限制協(xié)議(或在其他協(xié)議中含競業(yè)限制條款);

　　2.保密協(xié)議與競業(yè)限制協(xié)議一經(jīng)雙方當事人簽字蓋章,即發(fā)生法律效力，任何一方違反協(xié)議，另一方都可以依法向仲裁機構申請仲裁或向人民法公司提起訴訟。

　　第29條 員工離職規(guī)定

　　1.員工離開公司時，必須將有關本公司技術信息和經(jīng)營信息的全部資料（如可研報告、圖紙、數(shù)據(jù)資料、電子文檔等)交回本公司.

　　2.員工離開公司時，公司需要以書面或者口頭形式向該員工重申保密義務和競業(yè)限制義務，并可以向其新任職的單位通報該員工在原單位所承擔的保密義務和競業(yè)限制義務。

　　3.員工離開公司后，如果利用在公司掌握或接觸的由公司所擁有的`商業(yè)秘密、核心技術,并在此基礎上作出新的技術成果或技術創(chuàng)新，有權就新的技術成果或技術創(chuàng)新予以實施或者使用,但在實施或者使用時利用了公司所擁有的且本人負有保密義務的商業(yè)秘密、核心技術時,應當征得本公司的同意，并支付一定的使用費。

　　4.未征得公司同意或者無證據(jù)證明有關技術內容為自行開發(fā)的新的技術成果或技術創(chuàng)新的，有關人員和用人單位應當承擔相應的法律責任。

　　第6章 違紀處理

　　第30條 公司對違反本制度的員工,可視情節(jié)輕重，分別給予教育、經(jīng)濟處罰和紀律處分。情節(jié)特別嚴重的，公司將依法追究其刑事責任。對于泄露公司秘密，尚未造成嚴重后果者,公司將給予警告處分，處以 100 元至 500 元的罰款。

　　第31條 利用職權強制他人違反本制度者，公司將視情節(jié)給予開除處理，并處以 500 元以上的罰款。

　　第32條 泄露公司秘密造成嚴重后果者,公司將給予開除外理，并處以 5000 元以上的罰款，必要時依法追究其法律責任。

　　第7章 附則

　　第33條 本制度由行政部負責制定，公司討論通過后報董事長批準執(zhí)行。

　　第34條 本制度由行政部負責解釋，自發(fā)布之日起實行。

　　第35條 本規(guī)定未盡事宜,按國家相關法律規(guī)定辦理。

文檔管理制度15

　　一、檔案資料的管理規(guī)定

　　1、為保證所有文件、合同、各類檔案資料能全面地保存并管理,同時也方便各部門有效地使用所有資料,公司的文檔資料實行統(tǒng)一管理制度。

　　2、由運營中心負責公司所有文檔資料保存和管理工作。

　　3、各部門例會和重要會議均要有會議紀要并提交運營中心。

　　4、所有業(yè)務合同原件一式三份,一份交客戶,另兩份分別由業(yè)務部、財務部存檔,各業(yè)務部每月整理匯總合同清單。

　　5、圖書資料由各部門自己保管,但各部門需向運營中心提交清單,并在每次新增資料后及時向運營中心提交新增的`資料清單。

　　二、文檔資料的主要范圍

　　1、公司所有重要文件包括決議、通知、通報、請示、報告、批復、公司信函、會議紀要、公告等;

　　2、公司的各種規(guī)劃、計劃、總結等資料;

　　3、各部門例會和重要會議的會議紀要;

　　4、員工個人檔案(員工信息表、個人簡厲、體檢表、身份證復印件、學歷復印件及其它相關重要證件的復印件)以及員工獎罰記錄、考勤記錄、借用設備記錄、績效考核等資料;

　　5、員工提案、述職報告等文字材料。

　　三、文檔資料的調用原則及規(guī)定

　　1、調用文檔要嚴格按照分級調用相關文檔的原則。

　　2、調用本部門文檔,須經(jīng)本部門經(jīng)理申批。

　　3、調用外部門文檔,經(jīng)雙方經(jīng)理同意并填寫有關調用文檔表格方可調用。

　　4、未經(jīng)批準任何人不得擅自越級或跨部門調用文檔,違者按情節(jié)輕重予以處罰。

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