檔案管理制度及流程

　　在現(xiàn)在社會，很多場合都離不了制度，制度具有使我們知道，應(yīng)該做什么，不應(yīng)該做什么，懲惡揚(yáng)善、維護(hù)公平的作用。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編整理的檔案管理制度及流程，歡迎閱讀與收藏。

檔案管理制度及流程1

　　第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　第二條檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

　　1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

　　2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。

　　3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

　　4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對二級檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。

　　第三條歸檔制度

　　1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

　　2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。

　　3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。

　　4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

　　5、業(yè)務(wù)活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務(wù)部保存原件；屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件；屬于工程建設(shè)方面的，由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報綜合管理部備案。

　　6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務(wù)部及合同執(zhí)行（或簽訂）部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。

　　7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

　　第四條檔案保管制度

　　1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

　　2、類目錄；

　　3、根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

　　4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

　　5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

　　6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的'需求，掌握利用規(guī)律。

　　7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

　　8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。

　　10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。

　　第五條檔案借閱制度

　　1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

　　2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

　　4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　5、借出檔案時，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

　　6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。

　　7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

　　8、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。

　　第六條二級檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復(fù)印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。

　　第七條本制度從二Oxx年十月一日起執(zhí)行。

檔案管理制度及流程2

　　1、總則

　　1、1為了加強(qiáng)對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為公司的發(fā)展和經(jīng)營服務(wù)，特制定本制度。

　　1、2本制度所稱的檔案，是指公司各個部門以及個人在從事工作和經(jīng)營管理活動中直接形成的對公司有保存價值和利益關(guān)系的各種文字圖表、聲像等不同形式的資料和記錄。

　　1、3公司所有部門和個人均有保護(hù)公司檔案的義務(wù)。

　　1、4公司的檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的方式，共同維護(hù)檔案的完整與安全，便于公司在經(jīng)營中的借鑒和利用。

　　1、5本制度適用于公司所有檔案資料的`管理。

　　2、檔案管理的機(jī)構(gòu)與職責(zé)

　　2、1公司的檔案工作實行部門收集保管，辦公室統(tǒng)一歸檔的原則。

　　2、2公司辦公室為公司檔案管理的主管部門，對公司的檔案資料實行統(tǒng)一的歸檔和日常管理，并對公司各部門的檔案管理進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。具體工作由辦公室的檔案管理員負(fù)責(zé)。

　　2、3公司各部門為檔案管理的分管部門，負(fù)責(zé)管理本部門的檔案資料。公司各部門負(fù)責(zé)人均應(yīng)指定專人（兼職檔案員）負(fù)責(zé)收集、保管本部檔案資料并督促其及時歸檔。

　　2、4辦公室的檔案管理員和各部門的兼職檔案員均為公司的檔案工作人員，應(yīng)保持相對穩(wěn)定，名單須報到辦公室進(jìn)行備案，各部門的檔案工作人員如有變動須及時通知辦公室。

　　2、5檔案工作人員出現(xiàn)工作變動或離職時，應(yīng)將其經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，嚴(yán)禁擅自帶走或銷毀。

　　2、6所有檔案工作人員應(yīng)忠于職守，遵守公司保密制度，嚴(yán)守公司秘密，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。

　　3、檔案管理

　　3、1檔案的歸檔

　　3、1、1公司應(yīng)歸檔的檔案資料包括：行政文書檔案、人事檔案、營銷業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、設(shè)備儀器檔案、生產(chǎn)技術(shù)資料檔案和基建項目檔案等。

　　3、1、2對于應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，各部門須按照規(guī)定，定期向本部門的檔案工作人員移交、集中管理，任何個人不得據(jù)為已有。

　　3、1、3除人事檔案由公司人力資源部負(fù)責(zé)外，其它檔案資料均由辦公室負(fù)責(zé)整理分類，立卷和歸檔管理。人力資源部的檔案管理亦遵循本制度。

　　3、1、4公司各部門（人力資源部除外）的檔案工作人員應(yīng)于每年的12月20日將本部門本年度的檔案材料移交到辦公室。

　　3、2檔案保管

　　3、2、1公司所有檔案資料均進(jìn)行專人、專柜管理。

　　3、2、2檔案管理員應(yīng)做好檔案資料的立卷、案卷排列和編制案卷目錄等工作。具體的立卷工作，相關(guān)部門的檔案工作人員應(yīng)配合檔案管理員進(jìn)行。

　　3、2、3檔案工作人員應(yīng)做好案卷的準(zhǔn)確、及時歸檔，并根據(jù)檔案的密級和保管期限的不同，分類進(jìn)行管理。

　　3、2、4檔案工作人員應(yīng)參照國家的規(guī)定和公司＜保密制度＞，對檔案資料進(jìn)行密級劃分，并確定保管期限，上報董事會，經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。

　　3、2、5所有檔案資料劃分四個密級：普通級、秘密級、機(jī)密級和絕密級。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)見＜保密制度＞。

　　3、2、6檔案工作人員應(yīng)注意檔案資料的保護(hù)工作，檔案的存放地點要做到“八防”：防塵、防潮、防火、防盜、防鼠、防蟲、防霉、防光。

　　3、2、7對于檔案的管理和利用，密級的變更和解密，參照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　3、3檔案的查閱、借閱

　　3、3、1公司員工查閱、借閱檔案時，應(yīng)嚴(yán)格辦理查閱（借閱）手續(xù)，由檔案管理員對查閱（借閱）人、所查閱檔案名稱、查閱（借閱）時間和歸還時間進(jìn)行詳細(xì)登記。

　　3、3、2查閱（借閱）密級檔案時，如查閱人為＜保密制度＞中知曉范圍外的員工或公司外部人員，須填寫＜檔案查閱（借閱）申請單＞，經(jīng)檔案管理

　　員審核，批準(zhǔn)人審批后方可進(jìn)行查閱（借閱）。公司員工不得查閱（借閱）檔案內(nèi)容與本身工作無關(guān)的檔案。

　　3、3、3檔案查閱（借閱）的批準(zhǔn)權(quán)限：普通檔案由辦公室主任審批；秘密級檔案由行政總監(jiān)審批；機(jī)密級檔案由總經(jīng)理審批，絕密級檔案由董事長審批。

　　3、3、4原則上檔案原件概不外借，檔案室可對常用的檔案資料復(fù)制副本，供需要部門借閱，副本在使用部門使用完畢后，由檔案室回收、保管和銷毀，其處理等同于檔案原件。

　　3、3、5查閱、借閱公司檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在文件上作任何標(biāo)記、標(biāo)志和涂改，不得損壞檔案。

　　3、3、6嚴(yán)禁公司員工未經(jīng)允許私自對檔案資料進(jìn)行復(fù)印和復(fù)制，否則將按照公司＜保密制度＞的有關(guān)規(guī)定予以處罰。

　　3、4檔案的銷毀

　　3、4、1對于超過保管期限或確已失去價值的檔案，檔案工作人員應(yīng)定期銷毀。銷毀前，檔案管理員應(yīng)將銷毀檔案

　　3、4、2清單上報辦公室主任，經(jīng)辦公室主任審核，報批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后，方可銷毀。

　　3、4、3任何人不得私自銷毀檔案。普通檔案和秘密級檔案的銷毀由總經(jīng)理審批，機(jī)密級和絕密級檔案的銷毀由董事長審批。檔案的銷毀具體見＜檔案銷毀程序＞。

　　3、4、4檔案銷毀時應(yīng)有2人以上進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，嚴(yán)禁私自銷毀檔案。

　　4、附則

　　4、1本制度由公司辦公室制訂，并負(fù)責(zé)解釋和組織實施。

　　4、2本制度報總經(jīng)理批準(zhǔn)后施行，修改時亦同。

　　4、3本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度自行終止，與本制度有抵觸的制度以本制度為準(zhǔn)。

　　4、4本制度自頒布之日起施行。

檔案管理制度及流程3

　　1、目的

　　規(guī)范全公司的檔案管理。

　　2、適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門檔案管理。

　　3、管理原則

　　分類分部門管理，行政部統(tǒng)一監(jiān)管。

　　4、職責(zé)與權(quán)限

　　4、1各部門必須設(shè)兼職的檔案管理員，規(guī)范部門檔案管理。

　　4、2行政部不定期對各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查（每月至少抽查一次），對違反本制度的部門有權(quán)進(jìn)行處罰。

　　5、檔案的分類

　�。�1）證照類：如營業(yè)執(zhí)照及各類證照。

　�。�2）文件類：分外來文件和內(nèi)部文件。

　�。�3）制度類。

　�。�4）合同類。

　　（5）計劃總結(jié)和會議紀(jì)要類。

　�。�6）財務(wù)類。

　�。�7）圖紙類：工藝文件、圖紙、說明書等。

　�。�8）人事管理類：人事檔案、培訓(xùn)記錄、健康檔案、安全、消防等等。

　　6、檔案的歸口存放部門

　�。�1）公司級檔案存放在行政部。

　�。�2）其它檔案由歸口部門負(fù)責(zé)存放。

　　7、檔案建檔要求

　　建立檔案時要有檔案編號和檔案目錄。

　　8、檔案裝訂

　　檔案須裝訂成冊保存，某些特殊珍貴的手稿、照片等，采用卷盒、相冊等保管。

　　9、保存年限

　　原則上公司重要檔案永久保存，進(jìn)行檔案銷毀時經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　10檔案日常管理

　　10、1借閱

　　10、1、1借閱手續(xù)

　�。�1）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時，應(yīng)出示經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的'《檔案資料借閱登記表》，經(jīng)辦人在公司借閱登記表上簽字后方可借閱。

　�。�2）檔案歸還時，檔案管理員填寫歸還日期。

　　10、1、2檔案借閱審批權(quán)限

　　（1）證照類：由公司總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。

　�。�2）文件類：由行政部審批，財務(wù)、技術(shù)類等重要文件借閱須由總經(jīng)理或者其授權(quán)人批準(zhǔn)。

　�。�3）制度類：由行政部審批。

　�。�4）合同類：由公司總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。

　�。�5）計劃總結(jié)和會議紀(jì)要類：由行政部審批。

　�。�6）財務(wù)類：由總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。

　�。�7）圖紙類：由總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。

　�。�8）人事管理類：人力資源部審批。

　　10、1、3借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、損壞、復(fù)印所借檔案。

　　10、1、4借閱人必須在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借檔案資料。借用檔案原則上當(dāng)日必須歸還，特殊情況不得超過七天。

　　10、1、5若人為丟失或損壞檔案，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，行政部對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行內(nèi)部行政或經(jīng)濟(jì)處罰。

　　10、2銷毀

　　10、2、1公司任何個人或部門非經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得銷毀公司檔案。

　　10、2、2銷毀前按照清冊清點，銷毀時由行政部監(jiān)督銷毀，銷毀后相關(guān)人員在清冊上簽名，并將監(jiān)銷情況存檔�！稒n案銷毀審批表》由行政部永久保存。

　　10、3移交

　　10、3、1需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交。

　　10、3、2移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。

　　11、如有違反本制度規(guī)定的，公司對其進(jìn)行行政、經(jīng)濟(jì)處罰，嚴(yán)重時移交司法機(jī)關(guān)。

　　12、附則

　　本制度解釋權(quán)歸人力資源部，經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。

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