備用金制度

　　在發(fā)展不斷提速的社會(huì)中，我們可以接觸到制度的地方越來(lái)越多，制度是國(guó)家法律、法令、政策的具體化，是人們行動(dòng)的準(zhǔn)則和依據(jù)。大家知道制度的格式嗎？以下是小編精心整理的備用金制度，希望能夠幫助到大家。

　　1.目的

　　為了加強(qiáng)公司備用金的管理，提高資金利用效率，有效控制資金占用，保障資金安全，特制定本制度。

　　2.范圍

　　適用百世集團(tuán)及下屬各部門、分公司、分拔、子公司。

　　3.術(shù)語(yǔ)和定義

　　3.1備用金

　　指公司總部為了滿足各部門/分撥/倉(cāng)庫(kù)等組織業(yè)務(wù)需要，撥付因公短期周轉(zhuǎn)零星開支的現(xiàn)金款項(xiàng)。

　　3.2備用金賬戶

　　備用金的主要載體，用于存放備用金和業(yè)務(wù)收繳款。

　　3.3備用金管理員

　　負(fù)責(zé)管理備用金的財(cái)務(wù)人員。

　　3.4備用金監(jiān)盤人

　　負(fù)責(zé)監(jiān)督備用金盤點(diǎn)的非財(cái)務(wù)人員。

　　3.5備用金管理系統(tǒng)

　　記錄和管理備用金收支流水賬的系統(tǒng)。

　　4.職責(zé)和權(quán)限

　　4.1備用金管理員

　　備用金賬戶的管理人，備用金的設(shè)立及核銷申請(qǐng)人。對(duì)原始單據(jù)及數(shù)據(jù)進(jìn)行審核付款，登記日記賬，進(jìn)行盤點(diǎn)，收繳款及其他日常備用金管理與監(jiān)督。

　　4.2區(qū)域財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人

　　負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)備用金的管控與監(jiān)督。

　　4.3總部財(cái)務(wù)審核專員

　　負(fù)責(zé)備用金核銷費(fèi)用核算，核實(shí)原始憑證。

　　5.備用金收支流程概況

　　6.備用金賬戶管理要求

　　6.1備用金主要管理載體為廣發(fā)資金池多級(jí)賬戶，現(xiàn)金為輔助形式。

　　6.2備用金賬戶由備用金管理員在每月8日、20日前提出新增申請(qǐng)，經(jīng)區(qū)域財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批通過后報(bào)總部備用金管理專員登記。

　　6.3備用金賬戶由總部備用金管理專員每月8日、20日去銀行統(tǒng)一開戶辦理，開通網(wǎng)銀K盾功能，同時(shí)可根據(jù)需要選擇開通手機(jī)短信提醒業(yè)務(wù)。

　　6.4備用金賬戶用戶分為提交人與復(fù)核人，可多個(gè)賬戶對(duì)應(yīng)一個(gè)復(fù)核人。

　　6.5備用金賬戶的賬號(hào)、密碼應(yīng)及時(shí)報(bào)備給區(qū)域財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人，區(qū)域財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人需設(shè)立所有備用金賬戶信息的臺(tái)賬，方便盤點(diǎn)對(duì)賬查詢。

　　6.6備用金管理員在F1系統(tǒng)更新維護(hù)備用金賬戶信息，經(jīng)總部備用金管理專員審核，由采購(gòu)部專人負(fù)責(zé)激活。

　　6.7備用金賬戶屬于公司賬戶，賬戶內(nèi)所有款項(xiàng)為公司財(cái)產(chǎn)，必須與私人款項(xiàng)分離，專戶專用，任何人員不得挪借備用金。

　　6.8備用金管理員因職位調(diào)動(dòng)等原因離開本崗位時(shí)，待交接人員到位后需要辦理備用金賬戶交接手續(xù)。

　　7.備用金新增要求

　　7.1備用金新增由分公司分撥負(fù)責(zé)人提出需求，同備用金管理員測(cè)算確定額度，經(jīng)區(qū)域財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人郵件審批后走申請(qǐng)流程。備用金額度原則上不超過半個(gè)月零星支付的資金。

　　7.2新增備用金在F1系統(tǒng)中提交，上傳審批郵件作為附件，注明具體申請(qǐng)?jiān)�因，�?jīng)系統(tǒng)審批完畢后由總部支付至備用金賬戶。

　　7.3備用金分為一級(jí)備用金與二級(jí)備用金。

　　1)一級(jí)備用金由備用金管理員向總部申請(qǐng)核銷；

　　2)二級(jí)備用金指因業(yè)務(wù)部門頻繁性、周期性業(yè)務(wù)支出向一級(jí)備用金申請(qǐng)并及時(shí)核銷的借款資金；

　　3)二級(jí)備用金設(shè)立由總部財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批，并向總部備用金管理專員備案。

　　7.4因特殊事項(xiàng)申請(qǐng)的專項(xiàng)備用金預(yù)借款，需�？顚Ｓ茫�不允許挪用，及時(shí)完成核銷，如有剩余款項(xiàng)及時(shí)

　　8.備用金支付范圍

　　8.1供應(yīng)商因資質(zhì)問題或經(jīng)辦人丟失、損毀、污染等問題無(wú)法提供合法有效的正規(guī)票據(jù)時(shí)，需由經(jīng)辦人提起發(fā)票替代申請(qǐng)，提供前三個(gè)月（單據(jù)提交財(cái)務(wù)審核日期起）內(nèi)同年份同類型發(fā)票用于替代，備用金管理員核實(shí)后提報(bào)審批，第一集團(tuán)浙江、廣東、江蘇、上海、北京、山東、福建2萬(wàn)元以內(nèi)的由區(qū)域財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批，超出2萬(wàn)元繼續(xù)報(bào)總部財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批；其他區(qū)域1萬(wàn)以內(nèi)額由區(qū)域財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批，超出1萬(wàn)繼續(xù)報(bào)總部財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批（若有財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人跨集團(tuán)管理的，適用最高集團(tuán)標(biāo)準(zhǔn)）。

　　8.2備用金支付前必須滿足支付條件，否則不予付款。實(shí)際收款人與提報(bào)的供應(yīng)商信息必須一致，500元以下小額支出優(yōu)先使用對(duì)方收據(jù)并蓋章，如果對(duì)方無(wú)法提供收據(jù)可以使用公司標(biāo)準(zhǔn)收據(jù)，必須填寫收款方聯(lián)系方式如果電話聯(lián)系不到，總部在核銷時(shí)拒不付款。同時(shí)由經(jīng)辦人發(fā)起替票申請(qǐng)審批。

　　8.3區(qū)域可以根據(jù)實(shí)際情況提現(xiàn)，需及時(shí)核銷，同時(shí)提現(xiàn)金額和使用期限納入備用金管理考核范圍。

　　9.備用金日常管理規(guī)定

　　9.1有備用金的地方必須使用備用金管理系統(tǒng)進(jìn)行逐筆收支業(yè)務(wù)的記錄

　　9.2備用金賬戶的K盾與現(xiàn)金不得攜帶出辦公場(chǎng)所，應(yīng)存放于保險(xiǎn)箱中，密碼不得泄露。特殊情況需要帶出，需跟區(qū)域財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人報(bào)備。

　　9.3備用金使用原則是實(shí)報(bào)實(shí)銷，不得預(yù)核銷。個(gè)人因公支付金額不超過1000元的可以自行墊付，取得合規(guī)報(bào)銷憑證后再到備用金管理員處核銷；超過1000元的，可以通過下述三種辦法支付：

　　1)與備用金管理員共同購(gòu)買，由備用金管理員付款，具體由區(qū)域財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行判斷；

　　2)通知供應(yīng)商憑有效票據(jù)與資料直接在備用金管理員處結(jié)算；

　　3)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提供供應(yīng)商賬號(hào)、聯(lián)系方式及相關(guān)證照，備用金管理員安排轉(zhuǎn)賬付款，經(jīng)辦人需在付款后4天內(nèi)取得發(fā)票及收據(jù)相關(guān)資料提交備用金管理員。

　　9.4超出備用金支付范圍的特殊情況支出，應(yīng)由備用金管理員提起申請(qǐng)，第一集團(tuán)浙江、廣東、江蘇、上海、北京、山東、福建2萬(wàn)元以內(nèi)的由區(qū)域財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批，超出2萬(wàn)元繼續(xù)報(bào)總部財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批；其他區(qū)域1萬(wàn)以內(nèi)額由區(qū)域財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批，超出1萬(wàn)繼續(xù)報(bào)總部財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批（若有財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人跨集團(tuán)管理的，適用最高集團(tuán)標(biāo)準(zhǔn)），未經(jīng)審批的不得擅自使用備用金支付。

　　9.5備用金支付零星小額款項(xiàng)時(shí)要求實(shí)際收款方填寫公司標(biāo)準(zhǔn)收據(jù)，寫上身份證號(hào)碼（非強(qiáng)制）、聯(lián)系方式、收款金額大小寫、收款內(nèi)容、收款日期。

　　9.6為加速備用金周轉(zhuǎn)，一級(jí)備用金當(dāng)月所有支付款項(xiàng)必須在次月20日前完成F1系統(tǒng)提交；二級(jí)備用金當(dāng)月所有支付款項(xiàng)必須在次月10日向一級(jí)備用金提交核銷，否則不予核銷。當(dāng)月核減需歸還的備用金必須在當(dāng)月最后兩個(gè)工作日前交回總部，否則不算在備用金考核內(nèi)。

　　9.7核銷審批流參照F1系統(tǒng)審批流中HR的組織樹設(shè)置。如分公司分拔未設(shè)專職備用金管理員，則由區(qū)域財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人指定其他人員進(jìn)行管理。

　　9.8總部負(fù)責(zé)備用金核銷審單工作，相關(guān)單據(jù)寄送總部前須完成PR，PO的全部審批。

　　9.9備用金管理員每月做好資金支付規(guī)劃，合理安排周轉(zhuǎn)，避免資金流枯竭，嚴(yán)禁坐支業(yè)務(wù)營(yíng)業(yè)款。 9.10備用金管理員每月需對(duì)備用金額度進(jìn)行測(cè)算分析，如備用金周轉(zhuǎn)存在問題需及時(shí)上報(bào)區(qū)域財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人評(píng)估，將視具體情況進(jìn)行調(diào)整。

　　9.11有備用金的地方必須使用備用金管理系統(tǒng)進(jìn)行收支業(yè)務(wù)的登記。登記必須逐日逐筆登記，保證準(zhǔn)確性、正確性、連續(xù)性，確保帳實(shí)相符，確保備用金余額與備用金系統(tǒng)余額實(shí)時(shí)一致。

　　9.12備用金管理員應(yīng)每天下班前在備用金管理系統(tǒng)中登記備用金日記賬信息，進(jìn)行備用金盤點(diǎn)，日清日結(jié)，由監(jiān)盤人核實(shí)后在備用金系統(tǒng)中確認(rèn)，視為盤點(diǎn)完成。出現(xiàn)盤盈盤虧問題時(shí)應(yīng)在下班前通知直屬主管，直屬主管應(yīng)在二個(gè)工作日內(nèi)協(xié)助盤點(diǎn)并找出差異原因并出具報(bào)告。在規(guī)定時(shí)間內(nèi)未找到差異原因的，盤盈款應(yīng)及時(shí)上繳公司，盤虧款由備用金管理員承擔(dān)損失。

　　9.13區(qū)域財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人（或指派專人）應(yīng)每天檢查區(qū)域內(nèi)備用金登記情況，發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)通知備用金管理員更正，對(duì)備用金日記賬的真實(shí)性負(fù)責(zé)。每月督查所轄區(qū)域內(nèi)備用金管理員的財(cái)務(wù)工作，盤點(diǎn)檢查備用金日記賬等相關(guān)工作內(nèi)容，確保每月檢查覆蓋率達(dá)到100%。

　　9.14備用金管理員請(qǐng)假、休假的交接需同區(qū)域財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人（或指定專人）進(jìn)行交接所有備用金管理資料，返崗后交接返回。

　　9.15備用金管理員換崗、離職的交接由區(qū)域財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人（或指定專人）親自監(jiān)交。交接表一式兩份，經(jīng)移交人、接收人和監(jiān)交人三方簽字，簽字后接收人和區(qū)域財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人各保留一份。換崗、離職人員將備用金日記賬、未核銷的單據(jù)、二級(jí)備用金借款條、現(xiàn)金、網(wǎng)銀K盾、手機(jī)銀行變更等交給新任備用金管理員，同時(shí)向總部備用金管理專員備案。

　　10.備用金收入管理規(guī)定

　　10.1各項(xiàng)收款每周五下班前上繳一次，如累計(jì)收入超過3000元時(shí)，應(yīng)于次日下班前及時(shí)上繳至總部指定賬戶，備用金管理員應(yīng)在匯款時(shí)寫明收入來(lái)源內(nèi)容，并保存好銀行存單，匯款后及時(shí)發(fā)出郵件通知總部出納核實(shí)款項(xiàng)到賬情況。

　　10.2在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中取得的收款（包括但不限同行窗口發(fā)貨款、營(yíng)業(yè)款轉(zhuǎn)存、到付款、資產(chǎn)及廢品處置款等零星收入），業(yè)務(wù)人員必須在收款次日下班前將款項(xiàng)移交備用金管理員，備用金管理員需及時(shí)提醒催收，填寫現(xiàn)金交接單雙方簽字確認(rèn)，轉(zhuǎn)賬款項(xiàng)保留好銀行回單，妥善保管。

　　10.3各項(xiàng)收款根據(jù)公司要求單獨(dú)登記《營(yíng)業(yè)款收入明細(xì)賬》、《到付款、同行發(fā)貨款及直客收入明細(xì)賬》、《廢舊物資處置登記表》。

　　10.4公司加盟商參加公司網(wǎng)絡(luò)大會(huì)、年會(huì)、訂閱雜志、報(bào)考從業(yè)資格證等事項(xiàng)時(shí)，禁止任何人員直接收取加盟商繳納費(fèi)用，相關(guān)收款明細(xì)需經(jīng)區(qū)域總經(jīng)理審批后報(bào)總部結(jié)算在業(yè)務(wù)系統(tǒng)完成扣款。各地按照事務(wù)預(yù)算通過工作流系統(tǒng)進(jìn)行申請(qǐng)，總部按照申請(qǐng)將款項(xiàng)轉(zhuǎn)入備用金賬戶中使用。

　　11.附錄

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