文件管理制度【必備】
在現(xiàn)實社會中,很多情況下我們都會接觸到制度,制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。我們該怎么擬定制度呢?下面是小編幫大家整理的文件管理制度,歡迎閱讀,希望大家能夠喜歡。
文件管理制度1
監(jiān)理文件管理制度是對監(jiān)理工作中產(chǎn)生的各類文件進行有效管理和控制的體系,它涵蓋了從文件的編制、審批、發(fā)放、使用、存儲到銷毀的全過程。主要內(nèi)容包括:
1、文件分類與編碼:明確各類監(jiān)理文件的.分類標準,設(shè)定統(tǒng)一的編碼規(guī)則。
2、文件編制與審批:規(guī)定文件的編寫格式、內(nèi)容要求,以及各級別的審批流程。
3、文件發(fā)放與使用:確定文件的發(fā)放范圍,規(guī)定文件的使用權(quán)限和方式。
4、文件變更管理:設(shè)立文件修訂、替換和廢止的程序。
5、文件存儲與檢索:規(guī)定文件的存儲條件、期限,以及檢索方法。
6、文件保密與安全:設(shè)定文件的保密級別,制定相應的保護措施。
7、文件歸檔與銷毀:明確文件的歸檔標準和銷毀程序。
內(nèi)容概述:
1、法規(guī)依據(jù):確保所有管理制度符合國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準。
2、內(nèi)部流程:定義內(nèi)部文件處理的各個環(huán)節(jié),如起草、審查、簽發(fā)、執(zhí)行、反饋等。
3、責任分工:明確各部門和人員在文件管理中的職責和權(quán)限。
4、文件質(zhì)量:確保文件內(nèi)容準確、完整,符合項目需求。
5、技術(shù)支持:利用信息技術(shù),實現(xiàn)文件電子化、自動化管理。
6、培訓與考核:定期對員工進行文件管理知識的培訓和考核。
7、監(jiān)督檢查:定期進行文件管理的審計,確保制度執(zhí)行的有效性。
文件管理制度2
1.公文辦理包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、打印、傳遞、歸檔和銷毀程序。
2.收到的公文由行政辦公室簽收登記,分類后遞交行政辦公室主任擬辦意見。
3.總經(jīng)理批辦的公文,根據(jù)批示,由行政辦公室轉(zhuǎn)交承辦部門和傳閱員,并進行簽收登記。
4.因工作需要,借閱文件和檔案,按規(guī)定程序辦理借閱手續(xù),用完后及時歸還,秘密級以上的'文件和檔案,各級領(lǐng)導均不得攜離酒店。
5.各部門或個人對承辦的公文,必須認真負責,按規(guī)定期限及時辦理,不得拖延和積壓;對承辦批示存有異議,及時提出書面意見。
6.各部門均應實行公文催辦制度,負責辦理公文的人員,對自己經(jīng)手處理的公文負有催辦義務,轉(zhuǎn)辦要及時,催辦有結(jié)果,防止積壓誤事。
7.公文處理過程中,要做好平時歸卷工作,辦完后,及時將公文定稿,正本和有關(guān)材料整理成卷,每年元月一日至十五日移交行政辦公室歸檔。
8.的所有人員調(diào)動和離職時,應將文件清理移交,沒有移交清理完畢的,不予辦理調(diào)動和離職手續(xù);參加會議帶回的文件,應及時交欄案室登記和保管。
9.行政辦公室沒有保存價值的文件,經(jīng)過鑒別和行政辦公室主任的批準,予以定期銷毀。
文件管理制度3
1適用范圍
本程序適用于公司范圍內(nèi)施工技術(shù)文件的編寫、審批、修改、出版、發(fā)布、管理和實施。
2目的
規(guī)定施工技術(shù)文件產(chǎn)生、發(fā)布、使用、修改、保管的控制要求,旨在規(guī)范技術(shù)文件的產(chǎn)生及實施過程。
3技術(shù)文件分類
3.1項目管理實施規(guī)劃/施工組織設(shè)計
項目管理實施規(guī)劃/施工組織設(shè)計,是組織和管理工程施工總的指導性文件。應依據(jù)施工承包合同、設(shè)計文件及施工組織設(shè)計綱要(公司投標文件)編定。經(jīng)過批準的施工組織設(shè)計作為開工的必備條件。
3.2施工措施,是指導工程某一個分部或某-個工序施工的文件,必要時進行編制。其內(nèi)容應突出施工重點,更具有操作性。 3.3施工作業(yè)指導書
是以可操作性為主要特征的技術(shù)性文件。 3.4工藝手冊
是某些施工技術(shù)經(jīng)過一定時間的應用、驗證后,總結(jié)形成的典型施工/加工方法的技術(shù)文件。
4職責和權(quán)限
4.1工程管理部
負責對公司施工技術(shù)文件的全面管理和控制,并保證其適用性和正確性。
4.2實施單位
4.2.1工程項目部/生產(chǎn)單位、隊及施工人員,必須依據(jù)批準/指定的施工技術(shù)文件
進行施工管理和施工操作。
4.2.2各級工程技術(shù)人員,按相應的分工職責,負責進行技術(shù)交底和工程施工過程的監(jiān)督、檢查工作。以保證全面、正確的貫徹和落實技術(shù)文件的內(nèi)容。
4.3相關(guān)部門
各相關(guān)職能部門應以批準/指定的施工技術(shù)文件為依據(jù),對工程項目進行管理、監(jiān)督、檢查及服務。
5施工技術(shù)文件的產(chǎn)生與實施管理
5.1施工技術(shù)文件流程。(詳見圖1)
5.2施工技術(shù)文件的編、審、批
5.2.1項目管理實施規(guī)劃/施工組織設(shè)計由項目經(jīng)理組織、項目總工編制、機關(guān)主要生產(chǎn)職能部門會簽、工程管理部審核、主管副總經(jīng)理批準。
5.2.2施工措施由施工隊專責技術(shù)員編制、項目總工審核、項目經(jīng)理批準。
5.2.3施工作業(yè)指導書根據(jù)項目管理實施規(guī)劃/施工組織設(shè)計的技術(shù)資料清單、設(shè)備和材料供應要求組織編制。
一般作業(yè)指導書由技術(shù)員編制、項目總工審核、分公司主任工程師批準。重要和特殊的作業(yè)指導書由項目總工編寫,工程管理部審核,總工或者各專業(yè)副總批準。涉及有重大安全風險的作業(yè)指導書應有安全責任人員審查會簽。
帶電跨越施工作業(yè)指導書必須有項目總工和帶電跨越架搭設(shè)單位共同編寫,工程管理部、安全監(jiān)察部主任審核,公司總工程師批準。
5.2.4工藝手冊的`編制與選用
工藝手冊中的工藝和施工方法屬成熟的工藝方法,由工程管理部組織編制,供工程中選用。選用者應對所選用的工藝手冊進行確認簽字,并報批準,確保其選用的符合性。 5.3出版、頒發(fā)及使用
5.3.1工程管理部負責公司技術(shù)文件的出版、頒發(fā)和使用管理,并對出版文件備份及歸擋。
5.3.2各施工單位批準的技術(shù)文件,由批準單位負責出版及報送公司有關(guān)職能部門備案。
5.3.3項目工程技術(shù)文件必須報工程管理部備案。 5.4.驗證
5.4.1施工技術(shù)文件編制應充分發(fā)揚技術(shù)民主,充分吸取有關(guān)專業(yè)人員和施工人員的意見,必要時應召集有關(guān)會議聽取意見和建議。
5.4.2施工作業(yè)指導書開始使用時,應進行可行性驗證,確認可行后正式使用。
5.5修改
施工技術(shù)文件一經(jīng)批準出版后,任何單位/部門和個人,不得擅自修改。若有重大設(shè)計修改時,應提出修改報告,由原編審批人員修改文件。
5.6保管
5.6.1施工作業(yè)指導書/工藝手冊是本企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)的一部分,領(lǐng)用單位和個人應在控制范圍內(nèi)登記、領(lǐng)用并負責保管。
5.6.2領(lǐng)用人責任
a)遵守公司有關(guān)技術(shù)保密規(guī)定,除在指定工程中使用外,不得
私自向外部提供本企業(yè)出版的施工技術(shù)資料。
b)工藝手冊是典型施工技術(shù)標準,可以長期和反復使用,領(lǐng)用人應妥善保管。需要重新印制或再版發(fā)行時,應按重新領(lǐng)用手續(xù)登記。
6標識
6.1文件編號
施工技術(shù)文件的編號由項目部資料員依據(jù)公司程序文件的要求和檔案管理的規(guī)定確認。
6.1責任署名
施工技術(shù)文件應有審批頁,由批準、審核、編寫者簽名以示責任標識。
6.2單位署名及出版日期
按公司文件統(tǒng)一規(guī)定格式在封面正下方標識。
7記錄及其管理
《技術(shù)文件審批表》由編制單位(部門)負責保管,保存期與技術(shù)文件同步。技術(shù)文件管理制度8
1.主題內(nèi)容與適用范圍
本標準規(guī)定了產(chǎn)品圖樣及技術(shù)文件的版本及文件編制、會簽、歸檔、保存、發(fā)放、更改、收回等管理要求。目的是對文件和資料進行有效的控制。
本標準適用于本公司產(chǎn)品研制、生產(chǎn)過程中產(chǎn)品圖樣、技術(shù)文件和資料的版本、形成、歸檔、保管、使用和借閱。 2.引用文件
SJ/T 207.1~3-1999 《設(shè)計文件的管理制度第1~3部分》 SJ/T 207.4-1999 《設(shè)計文件管理制度第4部分:設(shè)計文件的分類編號》 QB/YT KF 7.7.9-20__ 《更改控制程序》 QB/YT KF 7.03-20__ 《項目(設(shè)計/開發(fā))控制程序》 GB/T 19017-20__質(zhì)量管理體系技術(shù)狀態(tài)管理指南Q/YTD 1002-20__ 《企業(yè)檔案分類編號及標識》 3.產(chǎn)品圖樣及技術(shù)文件的編制要求 3.1產(chǎn)品圖樣及技術(shù)文件所包含的信息構(gòu)成了產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)基線。必須以產(chǎn)品為單位,提出明確的產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)信息。它包括產(chǎn)品的定義和使用信息,即:要求/規(guī)范(技術(shù)指標)、設(shè)計圖樣、零件清單、軟件清單、模型、試驗規(guī)范、維護和操作手冊及文件版本號。
3.2在產(chǎn)品實現(xiàn)過程中的關(guān)鍵件、重要件,應在文件中進行標識,確保關(guān)鍵件、重要件的可追溯性。對靜電敏
感器件、濕度敏感器件等,應予以標識,以便加強防護。 3.3產(chǎn)品圖樣及技術(shù)文件應以產(chǎn)品或整件為單位成套,歸檔圖樣文件需會簽完整。其編制要求和填寫格式及十進分類編號、名稱必須符合SJ 207的規(guī)定。產(chǎn)品成套設(shè)計文件、工藝文件資料的編制明細要求見附錄A。 3.4產(chǎn)品定型鑒定文件的編制要求(見附錄B)。
4.各部門職責
技術(shù)開發(fā)部:負責產(chǎn)品研制過程中的產(chǎn)品實現(xiàn)策劃,設(shè)計、工藝圖紙文件及定型文件、資料的擬制、審核、齊套、會簽及更改,并對產(chǎn)品圖樣的正確性、現(xiàn)行有效性負責。對應用軟件工具,研發(fā)過程中的電子文件及其修改狀態(tài)、文件的版本、流轉(zhuǎn)進行掌控,對電子文件的質(zhì)量負責。 生產(chǎn)管理部及車間:負責產(chǎn)品在試制、生產(chǎn)過程中形成的文件、記錄、資料的收集、整理,對所領(lǐng)用的產(chǎn) 品圖樣完整、安全和回收負責;
質(zhì)量控制部:負責產(chǎn)品在試制、生產(chǎn)過程中形成的有關(guān)質(zhì)量文件、記錄資料的收集、整理。
銷售服務部:負責收集、整理、提供有關(guān)產(chǎn)品銷售合同、技術(shù)協(xié)議、來自顧客的產(chǎn)品圖樣和技術(shù)文件。技術(shù)管理部:負責收集、整理有關(guān)產(chǎn)品研制合同、技術(shù)協(xié)議、設(shè)計任務書、設(shè)計評審、驗證、確認、定型鑒定文件。負責產(chǎn)品圖樣、技術(shù)文件資料的歸檔、分類保管和借閱、發(fā)放、登記、控制。
5.會簽
5.1會簽的產(chǎn)品圖樣由設(shè)計師負責提供,未經(jīng)會簽的圖樣不得歸檔和投入生產(chǎn)。 5.2會簽路線
產(chǎn)品圖樣按下列規(guī)定逐級會簽:
擬制審核工藝(需要時)標準化批準
研發(fā)試制階段加工所需圖樣的會簽可簡化為:擬制審核批準技術(shù)文件管理制度9
第一條為充分發(fā)揮技術(shù)文件在工作中的指導作用,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,根據(jù)公司的實際情況,特制訂本制度。 第二條技術(shù)文件管理內(nèi)容主要包括:產(chǎn)品圖紙、設(shè)計委托單、與技術(shù)相關(guān)的各種資料、外來技術(shù)圖紙資料等。
第四條技術(shù)文件的簽收:所有技術(shù)文件均由資料員登記簽收。 第五條技術(shù)文件的編號保管:所有技術(shù)文件均由技術(shù)資料員分類登記編號、保管。
1.產(chǎn)品圖紙必須由設(shè)計人、項目負責人、審核人、批準人簽名后才能歸檔保管。
2.技術(shù)文件的審批應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的技術(shù)文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將技術(shù)文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未歸檔的文件不得向外泄露內(nèi)容。
3.審批技術(shù)文件應抓緊時間,當天審批完后應在下班前將文件交技術(shù)資料員,審批文件一般不得超過兩天,審批后應簽名。如有更改處,有關(guān)人員按文件所提要求和批示辦理有關(guān)事宜。 4.審批時不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工
作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。
第七條發(fā)文的規(guī)定:技術(shù)文件的正式下發(fā)均由技術(shù)資料管理員負責。
第八條發(fā)文的范圍:在公司日常生產(chǎn)經(jīng)營管理工作中,需有關(guān)圖紙、技術(shù)文件等事項,應按有關(guān)制度辦理,經(jīng)領(lǐng)導批準后,由技術(shù)資料管理員登記發(fā)放。
第九條發(fā)文程序規(guī)定:各職能部門需要相關(guān)技術(shù)文件資料時,生產(chǎn)、質(zhì)檢、業(yè)務項目及外協(xié)可憑生產(chǎn)任務單領(lǐng)取其復印件,經(jīng)加蓋圖紙審核章后生效;要求配合資料管理員作好登記工作。
第十條各部門有關(guān)人員因工作需要借閱文件,需登記填寫文件借閱登記表,經(jīng)資料管理員確認后方可借閱使用。
第十一條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù),按時歸還。不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十二條技術(shù)資料管理員對承辦的文件應抓緊催辦,應定期對事情已經(jīng)辦妥的文件和要求限期清退的文件,進行收繳清退工作。(一般為月底一小清,季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,必須及時查明原因和責任者,并如實向領(lǐng)導報告。
第十三條文件的歸檔范圍:產(chǎn)品圖紙、與技術(shù)相關(guān)的各種資料、外來技術(shù)圖紙資料等。
第十四條文件更改
1.圖紙更改應填寫設(shè)計更改申請表。 2.文件更改時,要求在文件上做出記錄。
3.圖紙更改完畢后要歸檔,同時要填寫設(shè)計更改通知單,經(jīng)技術(shù)部經(jīng)理或其代理人批準后發(fā)放到各相關(guān)部門。
第十五條對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,應定期清理造冊,并做好作廢登記及辦理申請銷毀手續(xù)。 第十六條經(jīng)審核同意銷毀的文件,應派專人負責銷毀。 第十七條圖紙發(fā)放登記表:BN/QR-423-09。 第十八條圖紙文件借閱登記表:BN/QR-423-10。
第十九條文件更改申請/通知單:BN/QR-423-04。
文件管理制度4
紙質(zhì)文件管理制度是企業(yè)運營中不可或缺的一環(huán),它涉及到文件的創(chuàng)建、分類、存儲、檢索、使用、更新、廢棄等全過程管理。此制度旨在確保企業(yè)信息的安全、有效利用和合規(guī)性,防止信息丟失、泄露,提高工作效率。
內(nèi)容概述:
1、文件分類與編碼:明確各類文件的分類標準,建立統(tǒng)一的編碼系統(tǒng),便于快速定位和查找。
2、文件審批流程:規(guī)定文件的起草、審核、批準、發(fā)布等環(huán)節(jié)的權(quán)限和程序。
3、文件存儲與保管:確定文件的存儲地點、方式,以及物理安全措施。
4、文件借閱與使用:設(shè)定文件的`借閱權(quán)限,規(guī)范使用過程,防止非法復制或損壞。
5、文件更新與版本控制:規(guī)定文件修訂的流程,保持文件內(nèi)容的時效性。
6、文件銷毀:明確文件廢棄的標準和銷毀程序,確保敏感信息的安全處理。
7、培訓與監(jiān)督:定期進行文件管理培訓,加強日常監(jiān)督,確保制度執(zhí)行到位。
文件管理制度5
一、管理職現(xiàn)
1、技術(shù)部負責技術(shù)文件(工藝、檢驗規(guī)范)的編制、更改、負責人負責審核。
2、總經(jīng)理負責對技術(shù)文件的適宜性進行審批。
3、品控部負責技術(shù)文件的歸檔管理、發(fā)放等管理工作。
二、工作程序
1、生產(chǎn)行政部針對產(chǎn)品的要求,通過,確定應有的技術(shù)文件(包括配方、工藝、檢驗規(guī)范等)。
2、根據(jù)技術(shù)文件的要求相應落實到有關(guān)人員,收集有關(guān)資料,作為開發(fā)產(chǎn)品的依據(jù),這些資料應由技術(shù)部負責人對其適宜性進行評審。
3、通過評審,由開發(fā)人員對產(chǎn)品進行開發(fā),編制相應的技術(shù)文件,這些文件在適當?shù)碾A段,由生產(chǎn)行政部對其符合性進行評審,必需時由質(zhì)量負責人如今有關(guān)部門一同進行評審。評審符合要求后,交技術(shù)部負責審核、總經(jīng)進批準后進行小樣試驗。
4、通過批準,由化驗室 負責小親試樣,對小樣進行產(chǎn)品特性的總體驗證。
5、在驗證中如發(fā)現(xiàn)不符原開發(fā)要求,應由原開發(fā)人員負責對設(shè)計開發(fā)文件作更改,更改后仍應進行審批。
6、通過驗證,產(chǎn)品符合要求,可采用產(chǎn)品鑒定或顧客確認的.方法對產(chǎn)品進行鑒定。
7、通過鑒定,由開發(fā)人員對技術(shù)進行一次完整性的檢查,正式定稿,定稿的文件由質(zhì)量負責人員進行審核、總經(jīng)理批準后,作為批量投產(chǎn)的依據(jù)。
8、審批后的正搞,由品控部移交到技術(shù)部進行歸檔,根據(jù)需要,技術(shù)部負責指派專人對文件進行復制,發(fā)放到需使用的部門,進行使用。
9、在使用中發(fā)現(xiàn)文件中有差錯或需進行更改,由使用部門提出報技術(shù)部,負責人簽注意見后,由原開發(fā)人員進行更盡管,當指定其它人員更改,應取得相應的背景資料。
10、更改后,應通過4.4、4.5、4.7、4.8程序后,由技術(shù)部負責原稿進行修改,對發(fā)下文件同時進行修改。
11、任何人員、任何部門均不得擅自更改文件,對制訂審批后的文件應嚴格執(zhí)行。
12、本制度由生產(chǎn)行政結(jié)合平時工藝執(zhí)行情況一同監(jiān)督實施情況。
13、當發(fā)現(xiàn)擅自更改或不執(zhí)行情況,質(zhì)檢部將開出《糾正措施處理單》限期進行整改,嚴重的應按違反廠紀廠規(guī)進行處理,對造成損失將追究經(jīng)濟責任,對造成事故的移交有關(guān)方面處理。
文件管理制度6
1為有效控制與公司特種設(shè)備有關(guān)的文件和記錄,確保文件和記錄規(guī)范管理,制定本制度。
2文件管理
2·1職責
2·1·1公司安全生產(chǎn)責任人負責審核特種設(shè)備管理自編文件。
2·1·2特種設(shè)備管理部門負責特種設(shè)備的管理文件編制;審核操作規(guī)程;獲取、辨識、對特種設(shè)備的法律、法規(guī)、上級文件。
2·1·3特種設(shè)備管理部門負責特種設(shè)備文件登記工作。
2·1·4設(shè)備管理部門負責操作規(guī)程的編制。
2·2特種設(shè)備法律、法規(guī)和上級文件管理
2·2·1特種設(shè)備法律法規(guī)及其他要求的獲取,可通過網(wǎng)上下載;書店購買;政府部門或相關(guān)方等獲取。
2·2·2對于獲取回來的特種設(shè)備法律法規(guī)及其他要求,由特種設(shè)備安全管理部門識別其適用性,并由特種設(shè)備安全管理部門負責及時通知到相關(guān)部門。
2·2·3對于與相關(guān)方有關(guān)的法律法規(guī)和其他要求,由公司各相關(guān)方的歸口管理部門通過對其施加影響的方式進行傳達,如可以通過簽署安全協(xié)議、合同、傳真等,確保相關(guān)方向公司提供的設(shè)施、服務、貨物等符合這些有關(guān)的職業(yè)健康安全法律法規(guī)和其他要求的要求。
2·2·4當公司特種設(shè)備型號、規(guī)格、使用條件、管理或法律法規(guī)及其他要求等發(fā)生變化時,由特種設(shè)備安管理部門及時識別獲取相關(guān)最新的適用的法律法規(guī)及其他要求,并負責通知到相關(guān)部門。
2·3公司制定的特種設(shè)備管理文件由特種設(shè)備管理部門負責組織編寫,安全生產(chǎn)責任人審核批準。特種設(shè)備安全操作規(guī)程由設(shè)備部門或使用部門負責組織編寫,特種設(shè)備管理部門審核,安全生產(chǎn)責任人批準。
2·4特種設(shè)備管理負責特種設(shè)備文件歸檔,檔案室負責發(fā)放,各相關(guān)部門簽收領(lǐng)用。
2·5特種設(shè)備文件由設(shè)備管理部門負責保存于通風防潮、防蛀的適宜地方。
2·6文件更改由文件更改申請部門提出申請,特種設(shè)備管理部門審核,安全生產(chǎn)責任人批準后執(zhí)行更改
2·7文件一般情況下,不允許外借,若因工作需要,如提供給顧問公司,政府機關(guān)或客戶等,由特種設(shè)備安全管理部門請示安全生產(chǎn)責任人批準后方可外借。
3記錄管理
3·1管理職責
3·1·1特種設(shè)備管理部門負責監(jiān)督有關(guān)部門實施政府部門制定的記錄;負責檢驗、檢測單位出具的檢驗、檢測報告的整理、保存。監(jiān)督有關(guān)部門使用、整理、保存公司自行制定的記錄。
3·1·2特種設(shè)備管理部門負責記錄的格式設(shè)計;使用部門本部門負責記錄的'整理、保存等。各部門自行編制的記錄應交一份給特種設(shè)備管理部門備案。
3·2政府部門制定的記錄或特種設(shè)備安全管理部門制定的記錄,由特種設(shè)備安全管理部門發(fā)放,各相關(guān)部門簽收領(lǐng)用。
3·3記錄填寫要及時、真實、內(nèi)容完整、字跡清晰,不可隨意涂改,若因某種原因不需要或沒必要填寫的項目,用斜杠“/”劃去,各相關(guān)欄目負責人簽名必須完整不允許空白。若因筆誤或計算錯誤要修改原始數(shù)據(jù)或內(nèi)容,應采用斜杠“/”劃去原始數(shù)據(jù)或內(nèi)容,在其旁邊寫上更改后的數(shù)據(jù)或內(nèi)容,同時加蓋或簽署更改人的印章或姓名及日期。
文件管理制度7
*****發(fā)展有限公司
目錄
總則...........................................................3
員工招募.........................................................4
培訓制度......................................................6
考勤管理辦法...................................................8
休假管理辦法...................................................9
福利制度........................................................11
生育保險津貼制度...................................................13
困難補助金管理辦法.................................................15
離職管理辦法..................................................17
工作服與工作證管理規(guī)定.............................................19
用車管理制度..................................................20
衛(wèi)生管理制度..................................................21
報刊雜志的管理辦法.................................................22
工具、耗材領(lǐng)用制度.................................................23
辦公用品與日常用品管理.............................................24
總則
一、為建立組織,健全制度,使公司各項管理制度、規(guī)范化、,特制訂本規(guī)定,凡本公司所屬員工都應遵守本規(guī)定。
二、本公司員工任用、擔保、工作時間、請假休假、出差、培訓、福利、考勤考核、獎懲、年資、離職等事項除國家有規(guī)定外,皆按本規(guī)定辦理。
三、本公司員工應團結(jié)友愛,忠于職守,遵守公司各項規(guī)章制度,服從各級主管人員的合理指揮與安排,不得陽奉陰違或敷衍塞責。
四、本公司員工應遵紀守法,努力學習科學文化知識,不斷提高自身修養(yǎng)。
五、本公司員工對內(nèi)應認真工作,愛惜公物,減少損耗,提高業(yè)務水平和工作效率,對外應嚴守公司商業(yè)機密(公司的產(chǎn)品、圖紙、內(nèi)部文件資料、贏利情況、銷售計劃、客戶資料、工資福利等均屬公司機密)。
六、本公司員工應尊重公司信譽,除辦理本公司指定外,不得擅用本公司名義,嚴禁用公司名義在外招搖撞騙。
七、本公司員工對外接洽事項時(包括電話洽談),應態(tài)度謙和,特別注意文明用語,不得滿懷不滿情緒,有損害公司形象的行為。
八、本公司員工應遵守國家法律,嚴禁有酗酒鬧事,吸食毒品、賭博、拉幫結(jié)派等行為。
九、本公司員工應發(fā)揚團隊精神,心胸豁達,勤奮敬業(yè),始終保持勤儉創(chuàng)業(yè)的精神。
十、本制度經(jīng)行政會議通過后,試用實施,若試用期間有疑問,可向行政部以書面形式提出意見,再由行政部組織會議研究修訂,其他任何人員不得擅自修改。
行政部
20xx年1月1日
員工招募
為了開發(fā)人力資源,為公司注入新的血液,規(guī)范公司的.員工招募如下:
一、招聘
1、準備:各部門經(jīng)理根據(jù)其工作需要進行人員編制或根據(jù)人力需求填寫人員增補單,經(jīng)總經(jīng)理批準后交行政部進行招聘。
2、本公司所需人員一律公開條件向社會公開招聘,以學識、品德、能力、經(jīng)驗、體格適合于該工作崗位為聘用原則。公司內(nèi)部人員也可以推薦,但必須按規(guī)定程序進行。
3、初試:應聘人員自備個人簡歷帶齊相關(guān)證件到行政部進行面試,技術(shù)人員、銷售人員需進行筆試。
3、復試:行政部面試后將其資料與筆試試卷一起交予部門經(jīng)理再由部門經(jīng)理和總經(jīng)理統(tǒng)一安排時間對應聘者進行復試,再把最后結(jié)果通知行政部。
二、錄用
1、經(jīng)復試合格的人員接到通知后,按其指定日期到行政部辦理入職手續(xù),并繳相關(guān)證件(學歷證、身份證復印件各一份,照片兩張),由行政部統(tǒng)一安排崗前培訓。
2、凡應聘者有以下情形之一者,不予錄用。
1)曾在本公司被開除或未經(jīng)批準擅自離職者。
2)經(jīng)指定醫(yī)院體檢不合格者。
3)未滿16周歲的未成年公民。
4)品性惡劣,經(jīng)其他公私營機構(gòu)開除者(需有確鑿證據(jù))。
5)違法犯法吸食毒品者。
三、擔保
1、經(jīng)公司雇用的經(jīng)濟管理(財務人員)或認定其職務有必要提供擔保者(倉庫保管員、安全保衛(wèi)員等)必須于到職前辦理擔保手續(xù)(經(jīng)濟擔保,本地有正當職業(yè)、固定收入、固定資產(chǎn)的人士擔保,合法有實力的團體擔保)。
2、被擔保人如有下列情形之一者,連帶賠償責任。
1)營私舞弊或其他不法行為使本公司造成損失者。
2)侵占、挪用公款、公物或損壞公物者。
3)竊取機密技術(shù)資料或財物者。
五、試用
1、本公司新進人員除特殊情況經(jīng)總經(jīng)理批準免予試用外,一律先經(jīng)試用。
2、新進人員一般試用期為1-3個月,試用期表現(xiàn)特別優(yōu)秀者,經(jīng)直屬主管呈報上級核準可縮短試用期限,但至少不少于原試用期的一半;若在試用期表現(xiàn)不佳者,可當場予以辭退。
3、新進人員試用期滿后由行政部通知部門經(jīng)理對其進行試用期考核,考核合格者由行政部辦理轉(zhuǎn)正手續(xù);考核不合格者若有培訓潛能可考慮延長試用期(最長2個月),否則予以辭退,且不得提出異議。
文件管理制度8
文件格式規(guī)范方法
一、適用范圍
上呈和下發(fā)的所有文件。
二、文件用紙
文件用紙統(tǒng)一采用國際標準A4型紙(特殊文件除外,例如:財務報表等)。
三、字體排版
各種文件中,文件標題均使用二(22)號黑字體,加粗;副標題用四(14)號黑體,不加粗;標題和正文之間空一行。
正文位于標題的下一行,每自然段開始首行縮進兩個字距,回行定格,采用小四(12)號宋體字。
四、行距、段落間距
文件的標題設(shè)置為三倍行距,副標題和正文的行距設(shè)置為單倍行
距,段落之間和條款之間空一行,各條款中的'小標題無須空行。
五、結(jié)構(gòu)層次
正文中第一層為“一”采用小四(12)號宋體,加粗;第二層為“1”,第三層為“1)”。第四層為“①”,均采用小四(12)號宋體。
一般文件均需有落款,注明發(fā)文單位及日期,并加蓋印章。
六、圖表
圖表大小可根據(jù)需要設(shè)定式樣和底紋,圖標標題黑體,加粗,字號需同圖表大小匹配;圖表文字內(nèi)容采用宋體,字號需同圖表大小匹配。
七、附件
文件中含有附件,在正文下空一行,左起用小四(12)號宋體標識“附件一”,后標冒號及名稱,不再加標點符號,如:“附件一:***”,附件應與文件正文一起裝訂,并在附件左上角第一行定格標識“附件一”,名稱前后標識應一致。
八、裝訂
文件的裝訂應一律采用左側(cè)裝訂,超過1頁以上紙張的文件必須裝訂成兩釘式,裝訂規(guī)格為距離左邊約1厘米處,距離頁面上、下方約8厘米處,非正式性文件可裝訂為左上45度角度釘式。
文件管理制度9
一、目的
為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理,確保文件檔案的完整性、合理性、科學性,使其為今后工作開展提供參考資料和文獻,特制定本制度。
本制度適用于公司與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。
二、職責
2.1 安全環(huán)保部負責制定本制度,并負責綜合監(jiān)督管理。
2.2 各部門負責本部門文件檔案的管理,并負責監(jiān)督檢查和考核。
2.3 各部門管理人員負責本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。
三、內(nèi)容
3.1文件資料收集,安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下:
3.1.1國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標準規(guī)范及其他要求。
3.1.2上級主管部門安全生產(chǎn)文件、批復文、領(lǐng)導指示材料及會議資料等。
3.1.3公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會議記錄材料、安全學習資料、領(lǐng)導指示材料等。
3.1.4安全生產(chǎn)工作計劃、總結(jié)、報告等。
3.1.5各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等。
3.1.6供應商、承包商相關(guān)材料。
3.1.7安全設(shè)施檢測、校驗報告、記錄等。
3.1.8安全、職業(yè)衛(wèi)生評價報告。
3.2立卷歸檔
3.2.1文件資料應根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映安全生產(chǎn)主要情況,以便保管和利用。
3.2.2應根據(jù)文件資料的重要性,按時間永久、長期和短期等三種進行時間整理,分類歸檔。
3.2.3各部門在每年2月底前對上年度的`文件資料進行歸檔,統(tǒng)一保存。
3.2.4各種文件資料按一定特征進行排列和系統(tǒng)化,應層次分明,編寫頁碼,填寫卷內(nèi)文件資料目錄。
3.2.5不同價值,不同性質(zhì)的文件資料應當區(qū)別管理,單獨立卷。
3.3檔案保管
3.3.1檔案應入柜上架,科學排列,避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2應采取防潮、防蟲措施,防止檔案損壞。
3.4檔案借閱
3.4.1文件資料檔案借閱,必須辦理借閱手續(xù),借閱檔案要注意保護,不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還,到期不能歸還者,要說明情況,并辦理續(xù)借手續(xù)。
3.4.2借閱的檔案要注意保密,未經(jīng)許可,不得隨意公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人。
3.4.3歸還檔案時,由檔案管理人員當面查點清楚,并在借閱登記本上注銷。
3.5檔案銷毀
對于過期并失去保存價值的文件資料,經(jīng)單位領(lǐng)導批準,可以定期銷毀,必要時做好銷毀記錄。
四、本制度由安全環(huán)保部制定并負責解釋,自發(fā)布之日起實施。
文件管理制度10
(一)總則
為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,特制訂本制度。
(二)文件管理
內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。
(三)收文的管理
1、公文的簽收凡來公司公啟文件(除公司領(lǐng)導訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收后分別交辦公室文書拆封。在簽收和拆封時,收發(fā)員和辦公室文書要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。對上級機要部門發(fā)來的文件,要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門,并登記差錯文件的文號。
2、公文的編號保管辦公室文書對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導親啟文件,公司領(lǐng)導啟封后,也應交辦公室辦理正常手續(xù)。本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管,不得個人保存。
3、公文的閱批與分轉(zhuǎn)凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由辦公室文書分送承辦部門閱辦,重要文件應呈送公司領(lǐng)導(或分管領(lǐng)導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要月即辦。
4、文件的傳閱與催辦傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交回辦公室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應簽名以示負責。如有領(lǐng)導“批示”、“擬辦意見”,辦公室應責成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。文件閱完后,應送交辦公室辦公室文書,切忌橫傳。辦公室辦公室文書對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉(zhuǎn)。
(四)發(fā)文的管理
1、發(fā)文的范圍凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的.會議紀要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍。
2、公司下發(fā)文件主要用于:公布公司規(guī)章制度;公布公司體制機構(gòu)變動或干部任免事項;公布公司性的重大開發(fā)、項目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報;其他有關(guān)公司的重大事項。
3、公司上行文、外發(fā)文主要用于:對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定;同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開發(fā)項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。在公司日常項目開發(fā)和經(jīng)營管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關(guān)制度辦理,由主管業(yè)務部門書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。凡各業(yè)務部門如開專題會議所作的決定,一般都不應發(fā)文,不備查考,可以簡寫名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。各業(yè)務部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系,可用各簡寫的名義對外發(fā)函(應各自編號備查),不用公司名義發(fā)文。
(五)文件的立卷與歸檔
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔:
、偕霞墮C關(guān)來文,包括上級對公司報告、申請的批復;
、诠景l(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等;
、劢(jīng)理辦公室各種專業(yè)例會記錄;
④公司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;
、萦斜4鎯r值的人民來信,來訪記錄及處理結(jié)果;
、迏⒓由霞壵匍_的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發(fā)言材料等;
、呱霞墮C關(guān)領(lǐng)導同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄,以及公司向上級進行匯報的提綱和材料;
、喾从彻旧a(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及公司領(lǐng)導工作等的音像攝制品;
、峁救罩竞痛笫掠;⑩公司向上級請求批復的文件及上報的有關(guān)材料。
2、業(yè)務部門、各群眾團體日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
3、立卷要求文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
4、文件的銷毀對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,公司辦公室應定期清理造冊,并按上級有關(guān)規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。
文件管理制度11
一、總則及范圍
為了保持公司技術(shù)部的技術(shù)文件;項目資料;項目預算單、決算單的完整性,避免混亂,特制定本標準。
本標準適用于技術(shù)部的技術(shù)文件;項目資料;項目預算單、決算單的管理。
二、管理業(yè)務與分工
1.技術(shù)部負責人。負責本制度的制定及有關(guān)技術(shù)文件各項管理業(yè)務的審批及有關(guān)事項的確定。
2.技術(shù)員。負責總則中所述文件的保管、收發(fā)及按本制度進行技術(shù)文件的管理工作。
三、管理內(nèi)容與要求
1.技術(shù)文件的種類
(1)技術(shù)類文件
由技術(shù)部負責的圖紙及各類工藝規(guī)程、工藝卡片、作業(yè)指導書。
。2)管理類文件
由技術(shù)部負責的項目的合同;項目資料;項目預算單、決算單等。
2.文件登記
。1)技術(shù)部必須建立《技術(shù)文件管理臺賬》,掌握技術(shù)部全__文件的情況。其臺賬應包括:編號、名稱、數(shù)量、文件編制時間。
。2)文件接收后,技術(shù)員應及時對文件進行分類編號并作記錄。
3.文件的歸檔及保管
技術(shù)文件的保管由技術(shù)員按檔案類型進行保管。
4.文件的借用
(1)文件的`借閱應開具借條并由技術(shù)部領(lǐng)導批準,方可借閱。
5.文件的修改與審批
。1)當某專業(yè)的工程技術(shù)人員或使用單位的有關(guān)人員提出對不合理或者已經(jīng)落后的技術(shù)文件時,由技術(shù)部該專業(yè)的工程師(或?qū)I(yè)的業(yè)務負責人)分析確定是否需要修改。
(2)技術(shù)文件確定修改后,由技術(shù)部該專業(yè)工程師(或?qū)I(yè)的業(yè)務負責人)填寫《設(shè)計更改單》。
《設(shè)計更改單》應包括下列內(nèi)容:
(a)技術(shù)文件名稱、編號、或圖紙名稱、圖號;
。╞)更改理由;
(c)會審意見、會審簽名;
。╠)設(shè)計、工藝負責人簽名;
。╡)修改內(nèi)容和修改要求(以圖紙和文檔形式表現(xiàn))。
。3)技術(shù)文件的xx與批準
一般性的內(nèi)容更改只須將填好的《設(shè)計更改單》交技術(shù)部負責人進行xx和簽字批準即可。重大內(nèi)容的更改與涉及安全、質(zhì)量、投資等影響面較大的內(nèi)容更改由技術(shù)部召集有關(guān)人員參加審定,會議通過審定后,由技術(shù)部負責人簽字后交公司批準。
(4)技術(shù)員接到《設(shè)計更改單》后,應立即著手工作,更改時,必須把已發(fā)出和保存、儲備的技術(shù)文件一次全部修改完畢以保證技術(shù)文件的統(tǒng)一性(圖紙更改后的發(fā)放除執(zhí)行發(fā)放規(guī)定外,應同時將舊圖紙收回并登記)。
。5)技術(shù)文件的管理應以紙質(zhì)和電子版形式存檔(在登記時應作出標記)。
文件管理制度12
工程項目文件資料管理制度
、夙椖坎课募Y料(含甲方、監(jiān)理及公司主管部門文件資料),必須及時傳達到相關(guān)單位及相關(guān)人員。
、诤贤募,凡由項目部負責簽訂的'合同,必須經(jīng)相關(guān)部門審查,報總經(jīng)理審批簽署后,方可交合同另一方實施。
、墼O(shè)計院、甲方簽署的變更統(tǒng)一發(fā)放到相關(guān)單位。
④專業(yè)工程師簽認的變更(通知)、簽證,由項目經(jīng)理審查上報甲方簽認后,蓋技術(shù)專用章,統(tǒng)一發(fā)放到相關(guān)單位;
、萃赓徏l(fā)至工地由施工員簽收,單據(jù)交由資料員復印兩份,一份存檔,一份工施工員保管,原件及時送回公司存檔。從單位發(fā)過來設(shè)備由施工員簽收,項目經(jīng)理簽字確認。一份返回公司一份施工員管,復印一份資料員存檔。采購拉來的配件由施工員簽收打單據(jù)一式三份,一份采購帶回公司,一份施工員保管,另一份資料員存檔。
文件管理制度13
1.主題內(nèi)容與適用范圍
本標準規(guī)定了產(chǎn)品圖樣及技術(shù)文件的版本及文件編制、會簽、歸檔、保存、發(fā)放、更改、收回等管理要求。目的是對文件和資料進行有效的控制。
本標準適用于本公司產(chǎn)品研制、生產(chǎn)過程中產(chǎn)品圖樣、技術(shù)文件和資料的版本、形成、歸檔、保管、使用和借閱。
2.引用文件
SJ/T 207.1~3-1999 《設(shè)計文件的管理制度第1~3部分》
SJ/T 207.4-1999 《設(shè)計文件管理制度第4部分:設(shè)計文件的分類編號》
QB/YT KF 7.7.9- 《更改控制程序》
QB/YT KF 7.03- 《項目(設(shè)計/開發(fā))控制程序》 GB/T 19017-質(zhì)量管理體系技術(shù)狀態(tài)管理指南Q/YTD 1002- 《企業(yè)檔案分類編號及標識》
3.產(chǎn)品圖樣及技術(shù)文件的編制要求
3.1產(chǎn)品圖樣及技術(shù)文件所包含的信息構(gòu)成了產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)基線。必須以產(chǎn)品為單位,提出明確的產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)信息。它包括產(chǎn)品的定義和使用信息,即:要求/規(guī)范(技術(shù)指標)、設(shè)計圖樣、零件清單、軟件清單、模型、試驗規(guī)范、維護和操作手冊及文件版本號。
3.2在產(chǎn)品實現(xiàn)過程中的關(guān)鍵件、重要件,應在文件中進行標識,確保關(guān)鍵件、重要件的可追溯性。對靜電敏感器件、濕度敏感器件等,應予以標識,以便加強防護。
3.3產(chǎn)品圖樣及技術(shù)文件應以產(chǎn)品或整件為單位成套,歸檔圖樣文件需會簽完整。其編制要求和填寫格式及十進分類編號、名稱必須符合SJ 207的規(guī)定。產(chǎn)品成套設(shè)計文件、工藝文件資料的編制明細要求見附錄A。
3.4產(chǎn)品定型鑒定文件的.編制要求(見附錄B)。
4.各部門職責
技術(shù)開發(fā)部:負責產(chǎn)品研制過程中的產(chǎn)品實現(xiàn)策劃,設(shè)計、工藝圖紙文件及定型文件、資料的擬制、審核、齊套、會簽及更改,并對產(chǎn)品圖樣的正確性、現(xiàn)行有效性負責。對應用軟件工具,研發(fā)過程中的電子文件及其修改狀態(tài)、文件的版本、流轉(zhuǎn)進行掌控,對電子文件的質(zhì)量負責。
生產(chǎn)管理部及車間:負責產(chǎn)品在試制、生產(chǎn)過程中形成的文件、記錄、資料的收集、整理,對所領(lǐng)用的產(chǎn)品圖樣完整、安全和回收負責;
質(zhì)量控制部:負責產(chǎn)品在試制、生產(chǎn)過程中形成的有關(guān)質(zhì)量文件、記錄資料的收集、整理。
銷售服務部:負責收集、整理、提供有關(guān)產(chǎn)品銷售合同、技術(shù)協(xié)議、來自顧客的產(chǎn)品圖樣和技術(shù)文件。技術(shù)管理部:負責收集、整理有關(guān)產(chǎn)品研制合同、技術(shù)協(xié)議、設(shè)計任務書、設(shè)計評審、驗證、確認、定型鑒定文件。負責產(chǎn)品圖樣、技術(shù)文件資料的歸檔、分類保管和借閱、發(fā)放、登記、控制。
5.會簽
5.1會簽的產(chǎn)品圖樣由設(shè)計師負責提供,未經(jīng)會簽的圖樣不得歸檔和投入生產(chǎn)。
5.2會簽路線
產(chǎn)品圖樣按下列規(guī)定逐級會簽:
擬制審核工藝(需要時)標準化批準
研發(fā)試制階段加工所需圖樣的會簽可簡化為:擬制審核批準
文件管理制度14
一、總則:
為規(guī)公司技術(shù)文件的管理,確保文件編制的正確性特制訂本制度。
二、技術(shù)文件的編制、審核、批準:
1、技術(shù)文件由工程部負責編制,工程部應對技術(shù)文件的正確性、合理性負責。
2、工程部部長負責技術(shù)文件的審核。 3、總經(jīng)理負責技術(shù)文件的批準。 4、技術(shù)文件包括:
a、圖紙;
b、工藝操作規(guī)程;
c、設(shè)備操作規(guī)程;
d、產(chǎn)品內(nèi)控標準;
e、產(chǎn)品檢驗規(guī)范;
f、采購技術(shù)要求等。
三、技術(shù)文件的更改:
1、技術(shù)文件更改的前提:
a、顧客要求更改;
b、由于開發(fā)試制的疏忽而必須更改;
c、技術(shù)要求過高,生產(chǎn)設(shè)備無法達到而必須進行更改等。 2、各部門如確需對技術(shù)文件進行更改,須由各部門負責人填寫技術(shù)文件更改申請單,報工程部審核,廠務經(jīng)理批準;3、技術(shù)文件更改申請單應包括以下內(nèi)容:a、更改原因;
b、更改前參數(shù);
c、更改后參數(shù)。
4、技術(shù)文件更改申請單的審批:
a、廠務經(jīng)理負責對技術(shù)文件更改進行審批;
b、必要時廠務經(jīng)理可組織有關(guān)人員對技術(shù)文件的更改進行評審或會簽;
c、廠務經(jīng)理下達技術(shù)文件更改指令(書面文件);5、生產(chǎn)部根據(jù)指令實施更改。
a、更改不得降低規(guī)定的產(chǎn)品質(zhì)量水平和顧客適用性要求;b、更改不得違反有關(guān)標準和法律、法規(guī);
c、工程部負責更改,其他人員未經(jīng)受權(quán)無權(quán)更改,工程部做
好技術(shù)文件更改記錄;
d、更改時所有部門及所有文件應同步更改。四、技術(shù)文件的管理:
1、技術(shù)文件發(fā)放:技術(shù)文件由工程部發(fā)放到相關(guān)責任部門,并在[文件發(fā)放記錄表]上登記,由領(lǐng)用人簽名。 2、文件使用和保管:
a、工程部根據(jù)工作需要合理發(fā)放給使用者;
b、使用者要妥善保管好文件,使用者未經(jīng)技術(shù)部許可,不得擅自復印、外借技術(shù)文件。有遺失及損壞情況應及時報工程部辦理補發(fā)手續(xù);
c、工程部應建立[技術(shù)文件一覽表]及[外來文件一覽表];d、技術(shù)文件由工程部歸口保管,工程部對上述文件應進行分類并妥善保管;
e、借閱技術(shù)文件須由技術(shù)部或廠務經(jīng)理批準,并在[文件及資料借閱登記表]上做好記錄,由借閱人簽名;
f、對無使用及保存價值的文件,由工程部負責審批后及時收回銷毀,并填寫[文件及資料回收登記表];
g、對有保存參考價值的作廢文件,應在該文件上進行標識,并用專柜保存,以防誤用。技術(shù)文件管理制度11
1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)標準、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。
具體包括:
1)開發(fā)計劃階段:方案設(shè)計、設(shè)計開發(fā)計劃書、檢驗要求。 2)開發(fā)設(shè)計階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動程序。
3)產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細表、設(shè)計評審記錄表(原理圖和印制板圖)、產(chǎn)品調(diào)試記錄。
4)產(chǎn)品維護階段:設(shè)計開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。
2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須符合國家相關(guān)標準和規(guī)定要求。
3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對應部門編制,各部門應對技術(shù)文件的準確性、合理性負責。
4、各相關(guān)負責人負責技術(shù)文件的審核和批準。
5、技術(shù)文件的編制必須嚴格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關(guān)制度;明確各級的責、權(quán)、利。
6、技術(shù)文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期,設(shè)計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全,簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于生產(chǎn)和歸檔。技術(shù)文件管理制度12
1范圍
本標準規(guī)定了交工技術(shù)文件從策劃到填寫、檢查、簽證、整理、交接直至歸檔全過程的管理要求。
本標準適用于工程項目交工技術(shù)文件的管理。 2總則
為明確交工技術(shù)文件形成的過程及各相關(guān)環(huán)節(jié)之間的關(guān)系,特制定本標準。
3規(guī)范性引用文件
《吉林省建筑工程施工技術(shù)資料標準》煉油化工建設(shè)項目(工程)交工技術(shù)文件《建筑安裝工程質(zhì)量檢驗評定標準》 《工業(yè)安裝工程質(zhì)量檢驗評定標準》 4術(shù)語和定義
本標準采用了下列術(shù)語:
4.1交工技術(shù)文件
交工技術(shù)文件是指從工程開始施工到工廠全部裝置預試車完成,移交給建設(shè)單位的技術(shù)文件。
4.2項目工程:指在一個總體設(shè)計或初步設(shè)計范圍內(nèi),由一個或若干個互相有內(nèi)在聯(lián)系的單項工程所組成的建設(shè)項目。 4.3單項工程:是建設(shè)項目的組成部分,具有獨立設(shè)計文件,建
成后能夠發(fā)揮生產(chǎn)能力或效益的生產(chǎn)裝置(車間)或獨立工程,也可稱為“裝置”。
4.4單位工程:指單項工程中,具有獨立施工條件或獨立使用功能的工程。在石化總公司建設(shè)項目中,“單位工程”與“單元名稱”相對應;在化工項目中與“工號”相對應。 4.5中間交接
中間交接是指單位工程按設(shè)計文件所規(guī)定的范圍完成,并經(jīng)管道系統(tǒng)和設(shè)備的內(nèi)部處理,電氣和儀表調(diào)試及單機試車合格后,與建設(shè)單位所做的交接。
4.6工程交接
工程交接是指工廠全部裝置在予試車完成后,施工單位和建設(shè)單位按規(guī)定內(nèi)容所做的交接。
5管理內(nèi)容與要求
5.1交工技術(shù)文件的管理流程(見附圖) 5.2交工技術(shù)文件的策劃
5.2.1明確交工技術(shù)文件的執(zhí)行標準。由公司市場開發(fā)部在與建設(shè)單位簽定的工程承包合同中規(guī)定。當建設(shè)單位無明確表示時,應在合同中規(guī)定“交工技術(shù)文件按工程總承包單位的規(guī)定執(zhí)行”。
5.2.2劃分工程項目的單位工程,規(guī)定施工單位,統(tǒng)一編號。
該項工作由項目部在確定完施工單位的基礎(chǔ)上,以文件形式下發(fā)給施工單位及有關(guān)部門,在工程開工后兩個月以內(nèi)完成。 5.2.3下達立卷分冊的要求。根據(jù)單位工程的劃分,在征得建設(shè)單位同意的基礎(chǔ)上,項目部負責立卷分冊,正式打印下發(fā)。 5.2.4確定交工技術(shù)文件模式。根據(jù)合同規(guī)定,項目部從交工技術(shù)文件模式中選定本工程應用的交工技術(shù)文件標準,以文件形式下發(fā)。
5.3工程技術(shù)文件的形成和同步積累
5.3.1施工單位技術(shù)人員是交工資料形成的直接責任人,對交工基礎(chǔ)資料的形成和同步積累負直接責任。
5.3.2項目部工號技術(shù)負責人是交工技術(shù)文件的主要負責人員,對交工技術(shù)文件的形成和同步積累負主要責任。
5.3.3項目部施工經(jīng)理是交工技術(shù)文件工作的直接領(lǐng)導者和組織者,對交工技術(shù)文件工作負全責。
5.3.4施工單位技術(shù)人員將分項工程質(zhì)量自檢記錄做為技術(shù)交底的一部分下達施工班組和其它責任人員,他們按照各自的要求分別實施和簽證,完成后返回工號技術(shù)負責人。工號技術(shù)負責人進行整理、核定和簽證,在分部工程完工后交項目部工號技術(shù)負責人。
5.3.5設(shè)計變更和技術(shù)簽證(技術(shù)聯(lián)系單)由資料員領(lǐng)回建帳,
發(fā)放到項目部工號技術(shù)負責人實施并下達到施工單位執(zhí)行,同時收集作為交工技術(shù)文件。
5.3.6材料、零部件質(zhì)量證明書由材料供應部門設(shè)專人管理,在材料進入施工現(xiàn)場的同時,向技術(shù)人員提供合格的足夠數(shù)量的證件。本工程專用的材料、零部件,合格證原件應交項目部工號技術(shù)負責人放入交工技術(shù)文件正本,供應部門留復印件。各工程共用的材料、零部件合格證原件存供應部門,復印件交工,但復印件要標明原件在何處,并加蓋經(jīng)手人印章和抄件專用章。
5.3.7設(shè)備和備品配件質(zhì)量證明書由設(shè)備工程師提供,合格證原件放入交工技術(shù)文件正本。
5.3.8交工技術(shù)文件隨著工程進度逐步形成,資料必須與工程同步,各級簽證應在施工項目完成后隨即進行。工號技術(shù)負責人要注重工程隱蔽記錄和聯(lián)合簽證的及時性。
5.3.9分部分項工程質(zhì)量檢驗評定完成后,由工號技術(shù)負責人存查或并入交工技術(shù)文件。單位工程質(zhì)量評定經(jīng)上級主管部門核定后,由項目部質(zhì)檢工程師將工程質(zhì)量評定表等送交交工技術(shù)文件相關(guān)卷冊的組卷責任人整理成冊。
5.3.10竣工圖由項目部組織編制,必須做到齊全準確?⒐D要做到與設(shè)計資料、隱蔽工程記錄和工程實際情況“三對口”,同時填寫竣工圖編制記錄。
5.4交工技術(shù)文件的整理
5.4.1項目部工號技術(shù)負責人負責交工技術(shù)文件的整理工作,凡屬交工技術(shù)文件范疇的各種資料,均由各有關(guān)部門和責任人員交工號技術(shù)負責人整理。
5.4.2為使技術(shù)文件管理清晰,防止混亂和遺漏,各項技術(shù)文件都要分門別類整理保管,每類宜分別填寫文件目錄,每加入一份,隨時將其名稱填在目錄中。
5.4.3交工技術(shù)文件的順序由公司技術(shù)質(zhì)量部在交工技術(shù)文件的組成模式中加以規(guī)定。
5.5質(zhì)量經(jīng)理
5.5.1項目部質(zhì)量經(jīng)理組織本工程項目交工技術(shù)文件的審查工作,對交工技術(shù)文件的質(zhì)量負責。
5.5.2交工技術(shù)文件的最終審查,在收集齊項目的全部交工資料和完成竣工圖編制后,由項目經(jīng)理統(tǒng)一組織終審。 5.6交工技術(shù)文件的送審和交接簽證
5.6.1交工技術(shù)文件經(jīng)終審后,由項目部邀請建設(shè)單位和質(zhì)量監(jiān)督站進行予審。
5.6.2予審提出的問題由項目部整改,整改完成后項目部提出整改報告給建設(shè)單位、檢查部門。
5.6.3交工技術(shù)文件審查通過后,按規(guī)定進行正式裝訂。
5.6.4裝訂結(jié)束后,項目部將交工技術(shù)文件正式移交給建設(shè)單位驗收簽證。
5.7對于外包工程,根據(jù)“誰分包,誰負責”的原則,由發(fā)包的單位全權(quán)負責交工技術(shù)文件工作。 5.8交工技術(shù)文件的歸檔
項目部負責交工技術(shù)文件的外部簽證工作。簽證完成后,項目部負責將交工技術(shù)文件副本送公司檔案室存檔。 6本標準產(chǎn)生的質(zhì)量記錄
a.交工技術(shù)文件;
b.存查資料;
c.交工技術(shù)文件立卷分冊目錄;
c.竣工圖編制記錄;
d.交工技術(shù)文件最終審查簽證表; e.科技檔案移交清冊。
7附錄
a.交工技術(shù)文件立卷分冊目錄;
b.竣工圖編制記錄;
c.交工技術(shù)文件最終審查簽證表;技術(shù)文件管理制度13
1、總檢員對二級維護以上竣工出廠車輛,簽發(fā)機動車維修竣工出廠合格證。
2、合格證由資料管理員負責保管,視生產(chǎn)情況由專人持道路運輸許可證副本到管理部門購領(lǐng)。
3、合格證由總檢員向資料管理員領(lǐng)取,資料管理員須建立合格證領(lǐng)用、簽發(fā)臺帳。
4、總檢員須逐項填寫合格證,簽名并加蓋本單位公章,簽發(fā)后合格證存根交由資料管理員保存。技術(shù)文件管理制度14
文件及技術(shù)檔案管理工作,是工程施工的延續(xù),但常常因項目經(jīng)理部的解散、人員調(diào)動等原因而滯后,為了使本項目在該方面的管理工作上一個新臺階,同時為以后的工作提供依據(jù),體現(xiàn)'重生產(chǎn)同樣重技術(shù)檔案管理'的方針,實現(xiàn)生產(chǎn)和內(nèi)業(yè)雙豐收,特制定文件、技術(shù)檔案管理制度。
(1)文件及技術(shù)檔案管理的任務、意義①文件及技術(shù)檔案管理的任務是
按照一定的原則和要求,系統(tǒng)地收集記述工程建設(shè)全過程中具有保存價值的用于指導施工的技術(shù)文件材料,并按歸檔制度加以分類整理,以便完工驗收后,完整地移交給有關(guān)技術(shù)檔案管理部門。
、谖募凹夹g(shù)檔案管理的意義是
可以保證技術(shù)文件的完整性、正確性和及時性,組織有序的交流,及時滿足施工生產(chǎn)的需要,出了問題,有據(jù)可查,從而起到穩(wěn)定
正常生產(chǎn)的作用。
(2)文件及技術(shù)檔案管理制度
、傥募芾碇贫
施工過程中發(fā)生的往來文件,項目經(jīng)理部應設(shè)專職人員,按照is09001:20__的要求進行專門管理,并形成硬性規(guī)定,并由此建立文件管理制度。
、诩夹g(shù)檔案管理制度
施工過程中產(chǎn)生的技術(shù)資料,項目經(jīng)理部應設(shè)專職人員,按照is09001:20__的要求進行專門管理,并形成制度貫徹落實。 (3)文件及技術(shù)檔案管理的方法
、傥募芾矸椒
a、收集:主要是注意搞好日常文件的.管理工作。
b、整理及編目:是在文件全面收集基礎(chǔ)上,對來文或發(fā)文進行科學地分類和有秩序地排列。分類應根據(jù)文件的行文類別區(qū)分。同時按文件的收發(fā)時間編制目錄,該受控的要建立受控文件清單并加蓋受控章。
、诩夹g(shù)檔案管理辦法
a、收集:由項目經(jīng)理部工程管理部統(tǒng)一管理。
b、整理及編目:是在技術(shù)檔案材料全面收集基礎(chǔ)上,對技術(shù)檔案材料進行科學地分類和有秩序地排列。分類按技術(shù)檔案本身的
自然形成規(guī)律進行。工程技術(shù)檔案分類,原則上按工程項目劃分,使同一項工程的技術(shù)檔案都集中在一起,以便能夠反映該項目工程的全貌。而每一類別下,又可按專業(yè)分為若干類。編目方針為能夠揭示技術(shù)檔案的內(nèi)容和他們之間聯(lián)系,便于檢查。 (4)交工驗收及資料整理
、俳⒓夹g(shù)資料復核制,來源于施工過程中的資料,必須現(xiàn)場填寫且有人復核,決不允許一人一填到底,更不容許事后補填,且資料能夠反映工程實際。
、诮还を炇召Y料的整理,要從工程施工一開始就著手抓,先化整為零,再化零為整。同時做到資料、圖紙和計量支付三者的統(tǒng)一。 ③加強交工驗收及資料整理的管理工作,徹底根治此方面滯后的弊病。
(5)竣工資料整理、竣工圖繪制
①在交工資料的基礎(chǔ)上,進一步完善成竣工資料,摒棄持久戰(zhàn)。 ②每一分項工程完成后,要隨即把施工中變更的部分用鉛筆描繪在原施工圖紙上,并注明變更的依據(jù)及日期等。
③把竣工資料的整理及竣工圖繪制與項目經(jīng)理的業(yè)績掛鉤,作為獎罰的依據(jù)之一。技術(shù)文件管理制度15
1.技術(shù)文件分為“受控”個“非受控”文件兩大類!笆芸亍蔽募概c質(zhì)量管理體系運行的有關(guān)文件。
2.文件的更改須填寫《文件更改申請單》由負責人簽字后方可更改并標識,文件更改幅度較大時,予以換版。換版文件下發(fā)后,必須將原文件由行政部收回,以保證使用有效版本。 3.文件領(lǐng)用者,因文件丟失或者損壞需要領(lǐng)用新文件時,到行政部填寫《文件處理單》,經(jīng)常務副總審核、批準后方可領(lǐng)用。 4.文件管理者、文件持有者要派專人管理文件,并保持文字清晰,外來借閱者需填寫《文件借閱登記表》,經(jīng)常務總經(jīng)理批準后方可借閱。
5.作廢文件銷毀時,由該部門填寫《文件處理單》,由總經(jīng)理審核、批準后統(tǒng)一銷毀。需要留用的加蓋“作廢留用章”后方可保留。
6.質(zhì)量記錄的格式和內(nèi)容由使用部門設(shè)計,行政管理部門審查批準,統(tǒng)一編號控制。質(zhì)量記錄表需要更改時,仍由原審批部門審批。
7.質(zhì)量記錄填寫:要求個部門質(zhì)量記錄填寫人員在填寫時要及時、完整、自己清楚、數(shù)據(jù)準確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫。質(zhì)量記錄原則上不準更改,如有失誤或者計算錯誤時,在改動處劃改并簽名。
8.質(zhì)量記錄的借閱:外來人員借閱質(zhì)量記錄經(jīng)常務副總批準后辦理借閱手續(xù)借閱,公司人員經(jīng)行政部部長批準后,辦理借閱
手續(xù)。
9.質(zhì)量記錄的管理和保存:質(zhì)量記錄由本部門制定專人負責保管,注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、保存期按《質(zhì)量記錄清單》的要求實施。
10.各類質(zhì)量記錄由各部門指定專人手機、整理分類并裝訂,行政部負責歸檔并規(guī)定期限保存。
11.質(zhì)量記錄銷毀:對于超過保存期的質(zhì)量記錄,由行政部和使用部門負責簽字,包常務副總審核批準后,進行銷毀并填寫《質(zhì)量記錄銷毀清單》,需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章后由行政部統(tǒng)一保存。
12.行政部對質(zhì)量記錄的填寫和使用情況進行檢查。并留有記錄,填寫《監(jiān)督檢查記錄》,發(fā)現(xiàn)問題及時進行糾正。
文件管理制度15
為了控制公司文件發(fā)放的適當范圍、作廢文件的及時回收,確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性,特制定本規(guī)定。
1、文件的發(fā)放:
(1)財務部、生產(chǎn)部、營銷部辦公室以本部門名義構(gòu)成且在本部門管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件,各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關(guān)聯(lián)部門之間發(fā)放實施的文件,由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。
(2)各部門需辦公室安排發(fā)放文件時,務必將文件打印并復印好,由部經(jīng)理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時間并簽名后送綜合管理部,由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。
(3)任何文件,發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門的所有文件,由部門負責人簽字接收。如部門負責人不在,由部門在場人員簽名代收。代收人務必負責及時將文件轉(zhuǎn)給部門負責人。需個人接收的文件由部門內(nèi)部建立“文件發(fā)放回收登記表”,并由個人親自簽字接收。
(4)需發(fā)放到正科長以下管理、輔助人員和職工的`文件(包括學習材料等),發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)正科長級管理人員,再由正科長級管理人員安排發(fā)放到相關(guān)個人。
2、文件的更改:
(1)任何原因造成文件的個別字句需要更改,且更改后不影響整個文件版面的整潔美觀,由原編制構(gòu)成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改(數(shù)據(jù)性或原則性的須報直屬部經(jīng)理簽字認可),連同編制構(gòu)成部門負責人的私章送原發(fā)放人,由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。
(2)文件發(fā)放人根據(jù)更改字數(shù)多少和繁簡狀況,可到現(xiàn)場為原件人更改,也能夠收回后予以更改,再返還給原收件人。但在更改時務必用雙線劃掉原字句,在劃掉的字句對應上方行距空間寫上新字句,并在更改處蓋上原編制構(gòu)成部門負責人的私章。
3、文件的換頁:
(1)任何原因造成文件單頁大面積修改,需換頁的,由原編制構(gòu)成將需修改頁面進行修改并打印、復印好,由其部門負責人書面寫明換頁狀況(屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認可)送原文件發(fā)放人,由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁。
(2)所有需換頁的文件,由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁并注明執(zhí)行時間,將原頁銷毀。
4、文件的回收、作廢:
(1)因公司制度匯總、部門調(diào)整、規(guī)劃變化等原因,造成原文件資料與新文件資料重復、沖突而失效的,由匯總部門或新文件編制構(gòu)成部門負責人,安排原發(fā)放人予以回收。
(2)文件發(fā)放人在回收文件時,務必持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內(nèi)簽名后回交。
(3)每年12月下旬,由辦公室通知各部門,對本年度平時未統(tǒng)一回收的文件、報表等無效材料清理回收一次。
(4)所有回收的文件均于回收當日送辦公室,由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。
5、其它規(guī)定:
(1)任何部門以公司名義構(gòu)成的文件討論稿或正式稿,務必發(fā)放到董事長兼總經(jīng)理、財務部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營銷部經(jīng)理、公司各職能部門負責人及其他相關(guān)聯(lián)人員,以便了解公司政策方向,根據(jù)公司各方面狀況系統(tǒng)地進行修改,確保接口部門的相互配合。
(2)無論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都務必在檔案室存檔備案。
(3)任何文件相關(guān)部門負責人接收后務必領(lǐng)學或傳達應執(zhí)行的員工,認為有必要復印下發(fā)到相關(guān)員工時,須向原發(fā)放部門提出申請,由原發(fā)放部門復印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復印下發(fā),避免文件使用范圍失控,造成有效和無效版本的混淆。
(4)所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門需留存?zhèn)洳樽C明的,發(fā)放人只需蓋上作廢章即可,不予收回,但檔案管理員務必在“作廢文件”檔案欄目登記注明,妥善保管,以便備查。
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