當(dāng)前位置：日記300字>實用文>制度> 總經(jīng)理辦公室管理制度

總經(jīng)理辦公室管理制度

時間：2024-01-16 07:32:50 制度我要投稿

相關(guān)推薦

總經(jīng)理辦公室管理制度

　　現(xiàn)如今，制度使用的頻率越來越高，制度是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編幫大家整理的總經(jīng)理辦公室管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

總經(jīng)理辦公室管理制度

　　總辦日常工作制度

　　1.到達辦公室后與領(lǐng)導(dǎo)復(fù)合前一天交辦任務(wù)的完成情況。

　　2.提醒領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)天的日程安排，詢問有無交辦事項。按照急事先辦的原則，辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作或續(xù)辦未完事項，辦理后應(yīng)及時給予反饋。

　　3.及時登記、收發(fā)文件，并匯集各部門上報的文件、資料、營業(yè)報表和重要接待任務(wù)，送領(lǐng)導(dǎo)審批。

　　4.接聽電話并接待來訪者。接聽電話要禮貌、熱情、準(zhǔn)確回答問詢，凡直接找公司領(lǐng)導(dǎo)的電話應(yīng)問清對方單位、姓名和基本事由，視情轉(zhuǎn)接。如領(lǐng)導(dǎo)因故不能接聽，應(yīng)向?qū)Ψ秸f明情況，并請其留言做好電話記錄。

　　5.了解和掌握各部門執(zhí)行總經(jīng)理指令及各項決定的情況，向領(lǐng)導(dǎo)報告。

　　6.按照規(guī)定正確用印，開具介紹信。

　　7.根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的工作安排，撰寫文稿，編寫簡報，上報下發(fā)。

　　8.翻閱各類報刊雜志和資料，收集行業(yè)信息，供領(lǐng)導(dǎo)參閱。

　　9.記錄公司重要事項日記，年終撰寫公司大事記。

　　10.做好檔案管理工作。

　　總辦接待工作制度

　　1.來信：及時拆閱信件，認(rèn)真做好登記，按照信函內(nèi)容呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批文意見抓緊催辦，盡快答復(fù)。

　　2.來電：認(rèn)真接聽電話，問清對方姓名、單位、身份、事由，涉及重要事項應(yīng)認(rèn)真做好電話記錄，將電話記錄呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱后抓緊辦理和答復(fù)。

　　3.來訪：熱情接待，問清來訪者姓名、單位、身份和事由，認(rèn)真做好來訪記錄，對來訪者提出的問題要負(fù)責(zé)地進行解答，不能回答的應(yīng)請示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

　　4.來賓：問清來賓姓名、身份、單位、人數(shù)、目的、抵離公司時間。重要客人應(yīng)向總經(jīng)理匯報，并安排住宿和用餐審批手續(xù)。根據(jù)來賓的不同身份安排好參觀、座談等事項。

　　總辦人員考勤制度

　　1.總辦人員必須按時上下班，并按規(guī)定在進出公司時打卡�？ㄉ嫌涗浀臅r間只表示員工進入或離開公司的時間，上下班時間以部門考勤記錄為準(zhǔn)。

　　2.總辦人員考勤由辦公室文員負(fù)責(zé)，每天考勤記錄在公司統(tǒng)一印制的員工考勤卡上，記錄要做到準(zhǔn)確無誤。

　　3.員工考勤卡每月匯總一次，由辦公室文員進行考勤統(tǒng)計，并填寫公司統(tǒng)一印制的“員工出勤情況月報表”送報人力資源部，做為工資造表和發(fā)放工資的依據(jù)。

　　4.員工考勤內(nèi)容有：出勤、遲到、早退、曠工、事假、病假、喪假、婚假、產(chǎn)假、探親假、工傷假、法定假、哺乳假、年度休假和調(diào)休等。

　　5.總辦人員應(yīng)嚴(yán)格遵守勞動紀(jì)律，工作時間必須嚴(yán)守崗位，不得擅離職守和無故早退，外出公差應(yīng)征得辦公室主任的同意。

　　6.總辦人員因病請假，必須持有公司指定醫(yī)院出具的病假證明，并經(jīng)辦公室主任同意方可準(zhǔn)假。

　　7.總辦人員因私請假（含婚、喪和探親假等），均應(yīng)事先提出申請，并經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。辦公室主任請假需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　總辦人事管理制度

　　1.勞動定員管理

　�。�1）定員定編是科學(xué)配備人員的數(shù)量界限和依據(jù)，必須從服務(wù)和工作的實際出發(fā)，堅持科學(xué)、合理、精簡的原則編制，并經(jīng)人力資源部審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)核定。

　�。�2）核定的定員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，如情況變化需做調(diào)整時，應(yīng)提出申請增減計劃，做到申請理由充分，人員增減合理。

　　2.人員調(diào)配管理

　　（1）總辦員工調(diào)配和招聘，報請人力資源部辦理。

　�。�2）因?qū)嶋H人員少于定編，需要增補時，應(yīng)填寫人力資源部統(tǒng)一印制的“人員增補申請計劃”，報人力資源部辦理。

　　（3）駕駛員等技術(shù)工人改變工種，專業(yè)人員調(diào)動和要害部位人員變動，均應(yīng)與人力資源部商議，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行。

　　3.員工技術(shù)等級考核和專業(yè)職稱評定管理

　　（1）員工技術(shù)等級考核按國家頒布的《工人技術(shù)培訓(xùn)考核大綱》要求實施，技術(shù)等級標(biāo)準(zhǔn)按不同專業(yè)（工種）統(tǒng)一劃分為初、中、高三個等級。

　�。�2）初級工和中級工由公司員工技術(shù)等級考核委員會組織考核，或委托專業(yè)單位考核。

　�。�3）技術(shù)考核的評分標(biāo)準(zhǔn)由“應(yīng)知”、“應(yīng)會”和平時成績等三項得分匯總，總分為100分，其中“應(yīng)知”占30%，“應(yīng)會”占50%，平時成績占20%。

　�。�4）在本部門工作滿一年的員工均可參加技術(shù)等級考核。為鼓勵員工鉆研業(yè)務(wù)技術(shù)，提高技術(shù)水平和服務(wù)質(zhì)量，總辦優(yōu)秀員工可參加公司統(tǒng)一組織的提高一個技術(shù)等級的考核。辦公室負(fù)責(zé)提供有關(guān)專業(yè)（工種）應(yīng)考人員名單，經(jīng)考核合格發(fā)給相應(yīng)的等級證書。

　�。�5）根據(jù)公司技術(shù)等級有升有降制度，如在日常考核中，因業(yè)務(wù)技術(shù)差而完不成任務(wù)，或出現(xiàn)事故和差錯，報公司考核委員會批準(zhǔn)，可下浮其技術(shù)等級。

　�。�6）專業(yè)技術(shù)職稱的評定和考核是在上級公司主管部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進行，總辦配合人力資源部做好摸底調(diào)查和申請職稱員工的資格核定工作，并負(fù)責(zé)做好員工思想工作。

　　4.員工人事檔案管理

　　員工人事檔案由人力資源部統(tǒng)一管理，并負(fù)責(zé)材料搜集、鑒別、保管、利用和轉(zhuǎn)遞，總辦員工必須按《員工手冊》的規(guī)定，準(zhǔn)確填寫員工登記表和如實反映情況，員工家庭地址和電話號碼變更、家庭人口、婚姻狀況和教育程度變化等情況，均應(yīng)及時向辦公室主任報告，并轉(zhuǎn)報人力資源部備案。

　　總辦安全管理制度

　　1.總辦人員應(yīng)自覺遵守公司員工治安管理制度和規(guī)定。

　　2.未經(jīng)安全消防培訓(xùn)的員工不得上崗服務(wù)。

　　3.嚴(yán)格執(zhí)行公司保密規(guī)定，保證文件的機密性。

　　4.總辦人員一般不要在辦公室內(nèi)接待客人，會客應(yīng)在指定的接待場所。

　　5.總辦人員應(yīng)保管好個人保管使用的辦公室鑰匙，如有遺失應(yīng)立即報告辦公室主任做出處理。

　　6.檔案復(fù)印室鑰匙要有專人保管。

　　7.公章應(yīng)指定專人保管，總辦人員應(yīng)正確執(zhí)行用章制度。

　　8.辦公室內(nèi)保持無明火等安全隱患。

　　9.總辦人員應(yīng)正確使用電器設(shè)備，保證用電安全。

　　10.下班前應(yīng)切斷電源，關(guān)好門窗，確保辦公室安全。

　　總辦財產(chǎn)物資管理制度

　　1.財產(chǎn)設(shè)備管理

　　（1）辦公室使用的各種辦公設(shè)備和交通工具由辦公室主任具體負(fù)責(zé)管理，建立總辦財產(chǎn)二級明細(xì)帳，以便隨時與計劃財務(wù)部和歸口管理部門相互核對，做到帳帳相符，帳物相符。

　�。�2）各種財產(chǎn)設(shè)備實行“誰使用、誰負(fù)責(zé)”，并切實做好日常的維護和清潔保養(yǎng)工作，做到物盡其用，愛惜使用。

　　（3）各種財產(chǎn)設(shè)備的調(diào)撥、出借必須經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理或總經(jīng)理審核，按批準(zhǔn)文件填寫計劃財務(wù)部統(tǒng)一印制的“固定資產(chǎn)調(diào)撥單”。在公司內(nèi)部各部門之間的轉(zhuǎn)移，應(yīng)填寫“固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單”，并辦理財產(chǎn)變動登帳手續(xù)。

　�。�4）設(shè)備因使用年久和因損壞不能使用，或因技術(shù)進步而淘汰，需要報廢時，必須經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理或總經(jīng)理組織技術(shù)鑒定小組進行鑒定，確認(rèn)無使用價值時，才能辦理報廢手續(xù)。

　�。�5）新設(shè)備的添置必須經(jīng)公司批準(zhǔn)，會同計劃財務(wù)部和歸口管理部門共同驗

　　收，并填寫計劃財務(wù)部統(tǒng)一印制的“財產(chǎn)領(lǐng)用單”，辦理領(lǐng)用手續(xù)后，登記入帳。

　�。�6）辦公室秘書每季度應(yīng)對辦公室使用的各種設(shè)備進行一次檢查和核對，每年定期清查盤點，確保帳物相符；發(fā)生盈虧必須查明原因，并填寫計劃財務(wù)部統(tǒng)一印制的“固定資產(chǎn)盤盈盤虧報告單”，報計劃財務(wù)部和歸口管理部門處理。

　　2.物料用品管理

　�。�1）總辦物料用品由辦公室秘書統(tǒng)一管理，具體負(fù)責(zé)編制年度物料用品消耗計劃，按照物料用品分類，建立專用物料用品臺帳，掌握使用及消耗情況，辦理物料用品領(lǐng)用、發(fā)放、內(nèi)部轉(zhuǎn)移、報廢和缺損申報工作。

　�。�2）各類物料用品的領(lǐng)用，應(yīng)填寫計劃財務(wù)部統(tǒng)一印制的“物料用品領(lǐng)用單”，經(jīng)辦公室主任審核簽字后，向計劃財務(wù)部倉庫領(lǐng)取，并及時登記入帳。工具類物品，除因業(yè)務(wù)發(fā)展需要增領(lǐng)外，實行以舊換新的辦法，必須填寫“物料用品領(lǐng)用單”和“公司低值易耗品報廢單”，報廢的物品由計劃財務(wù)部統(tǒng)一處理。

　�。�3）各種物料用品的消耗、領(lǐng)用、報廢、報損每月底由辦公室秘書統(tǒng)計、清點一次，確保統(tǒng)計數(shù)字準(zhǔn)確，數(shù)、物和臺帳相符。

　　總辦固定資產(chǎn)使用、保管、保養(yǎng)制度

　　1.總辦固定資產(chǎn)范圍

　　總辦固定資產(chǎn)所處位置包括辦公室、會議室、會客室及檔案復(fù)印室，種類包括車輛、電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、沙發(fā)、辦公家具、電器設(shè)備等。

　　2.固定資產(chǎn)管理制度

　�。�1）辦公室主任為固定資產(chǎn)負(fù)責(zé)人，辦公室秘書為固定資產(chǎn)管理員。

　�。�2）做好總辦所轄區(qū)域固定資產(chǎn)的日常檢查、維護工作，發(fā)現(xiàn)問題及時報修。

　　（3）固定資產(chǎn)管理員應(yīng)做好各類固定資產(chǎn)的帳目保管及完善工作，做到帳、卡、物相符。

　�。�4）固定資產(chǎn)的購置、移交、外租（借）、報廢等，必須經(jīng)辦公室主任同意，并辦理相應(yīng)手續(xù)。

　�。�5）總辦所有人員必須按規(guī)定操作各類設(shè)備，嚴(yán)格進行日常保養(yǎng)，一旦發(fā)生故障，需立即報修。

　�。�6）建立有關(guān)設(shè)備檢修保養(yǎng)卡片，仔細(xì)記錄設(shè)備維修情況。

　　復(fù)印機管理制度

　　總辦本著既方便各部門工作需要，又能保證復(fù)印機正常運轉(zhuǎn)的原則，特制定如下復(fù)印機管理制度：

　　1.復(fù)印機的使用、操作和管理由總辦人員負(fù)責(zé)，他人請勿隨便上機復(fù)印。

　　2.僅限于復(fù)印與工作相關(guān)的文件、資料，請勿用于私人復(fù)印。

　　3.復(fù)印人員需自備復(fù)印紙。

　　4.為了維護復(fù)印機的性能，更好地為各部門服務(wù)，在復(fù)印期間請不要過多連續(xù)操作，一次性復(fù)印不得超過20張，停機15分鐘后，方可繼續(xù)使用。

　　5.為了保證復(fù)印機的使用壽命，減短開機時間，除特殊情況外，每天11:30至13:00為關(guān)機休整時間。

　　6.由于違反操作規(guī)定而造成復(fù)印機設(shè)備的損壞，將由使用人照價賠償。

　　總辦文書立卷和歸檔管理制度

　　1.公司文書、技術(shù)檔案管理工作由總經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)，授權(quán)總辦具體實施，并對各部門的文書、技術(shù)檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

　　2.凡是在日常工作中形成并使用的，已經(jīng)辦理完畢且具有查考價值的文件和有關(guān)材料，都屬于文書立卷的范圍,主要包括：

　�。�1）會議通知、日程安排、工作報告、會議紀(jì)要、會議記錄、典型材料、錄音帶、錄像帶和照片等；

　�。�2）上級發(fā)來的有關(guān)決定、指示、條例、計劃、通知、批復(fù)等；

　�。�3）呈報上級領(lǐng)導(dǎo)部門的請示、報告、工作總結(jié)、規(guī)劃、各類統(tǒng)計等；

　�。�4）與有關(guān)單位協(xié)調(diào)工作的往來文書、合同、協(xié)議書等；

　　（5）各級管理人員的任免決定、獎懲決定等；

　�。�6）員工勞動、工資、福利、教育培訓(xùn)、考核、晉級、職稱評定材料等；

　　（7）接待工作的計劃、安排、小結(jié)等；

　　（8）財產(chǎn)、物資的交接憑證等；

　�。�9）基建、設(shè)備更新改造工程方面的往來文件和有關(guān)資料等；

　�。�10）表揚信、投訴信、電話記錄、電報、傳真、信訪材料等。

　　3.歸檔的文件、資料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)等均應(yīng)齊全完整。每份文件的正件與附件，印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形式的同一文件應(yīng)分別列在一起，不得分開。

　　4.文書檔案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表及案卷目錄、目次、說明等，均應(yīng)符合文書檔案立卷格式要求。

　　5.立卷和歸檔工作原則上由文件形成部門負(fù)責(zé)，每年年終進行整理并歸檔。

　　6.公司主體文書資料，由總辦負(fù)責(zé)歸檔管理。

　　7.除人事檔案和會計檔案，分別由人力資源部和財務(wù)部保管外，其它職能部門的文書資料經(jīng)每年一次歸卷整理后，次年元月底前完成移交給總辦，實行統(tǒng)一管理。

　　8.有關(guān)職能部門在向總辦移交檔卷時，須先排列卷順序、編號登記、填好<<歸檔案卷移交目錄>>。移交部門和接收部門須按<<歸檔案卷移交目錄>>清點、核對無誤后，由總辦簽收。

　　9.文書檔案的保管期限分永久、長期和短期三種。保管期限由有關(guān)職能部門會同總辦擬定，報總經(jīng)理審批。

　　10.過期檔案的銷毀，由總辦負(fù)責(zé)。銷毀前，須清點造冊、檢查、核對，并撰寫過期檔案銷毀報告，由總經(jīng)理審批決定。銷毀檔案時，須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

　　11.檔案必須放置在專用柜或?qū)Ｓ脦旆績?nèi)，要有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防高溫等設(shè)施。

　　12.檔案收進、移出、借用等手續(xù)必須完備，嚴(yán)防檔案丟失。

　　13.電子文件檔案必須有專人管理。保管電子文件檔案必須做到防高溫、防磁、防潮、防硬物摩擦。

　　檔案查閱管理制度

　　1.查閱檔案，僅限于公司內(nèi)部有關(guān)人員。非公司人員查閱或借閱檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　2.查閱檔案，須由部門經(jīng)理簽字，經(jīng)總辦主任同意后閱檔。機密文件，須由總經(jīng)理簽字認(rèn)可后方可查閱。機密文件包括公司經(jīng)營策略、工作計劃、財務(wù)分析、工程改造、客戶情況、勞動工資管理、人事安排、治安保衛(wèi)等重要問題向上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)發(fā)送的請示、報告等文件。

　　3.閱檔只能在檔案室進行,特殊情況須將有關(guān)檔案借出閱覽時，必須說明借閱時間和理由，并報公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。借閱時間最多不超過兩天。

　　4.查閱檔案，不得在原件上涂改或圈點，閱畢歸還時，須經(jīng)總辦工作人員檢查和清點。

　　5.需要復(fù)印原件，必須說明用途和數(shù)量，并經(jīng)總辦主任同意，方可復(fù)印。

　　6.人事檔案、會計檔案和工程技術(shù)檔案的查閱規(guī)定，參照本規(guī)定執(zhí)行。

　　總辦電腦管理制度

　　1.總辦電腦由辦公室文員進行管理，須按時進行電腦殺毒軟件的升級，并定期進行電腦的清潔。

　　2.總辦人員應(yīng)正確操作電腦，按照程序開機、關(guān)機，如長時間不使用請關(guān)閉電腦，以便節(jié)約能源。

　　3.未經(jīng)授權(quán)禁止安裝私人非法軟件。

　　4.工作時間內(nèi)禁止上網(wǎng)（與工作相關(guān)的資料查詢等上網(wǎng)除外）、聊天、玩電腦游戲。

　　5.重要文件應(yīng)設(shè)置密碼，禁止泄露密碼。

　　6.電腦內(nèi)的文件應(yīng)存檔有序，便于管理、查找。

　　7.未經(jīng)文件使用者確認(rèn)，不允許私自更改或刪除電腦內(nèi)的留檔文件。