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公司檔案管理制度

時(shí)間：2023-06-24 21:58:59 制度我要投稿

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公司檔案管理制度精選15篇

　　現(xiàn)如今，制度在生活中的使用越來(lái)越廣泛，制度是國(guó)家法律、法令、政策的具體化，是人們行動(dòng)的準(zhǔn)則和依據(jù)。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，以下是小編精心整理的公司檔案管理制度，希望對(duì)大家有所幫助。

公司檔案管理制度精選15篇

公司檔案管理制度1

　　為明確管理責(zé)任，規(guī)范管理行為，確保各類(lèi)檔案資料及時(shí)歸檔、完整保存并得到有效利用，特制定本制度。

　　一、檔案管理原則

　　公司檔案實(shí)行由公司綜合管理部集中統(tǒng)一管理與部分專(zhuān)用性檔案分散管理相結(jié)合的原則。

　　二、組織

　　公司綜合管理部設(shè)專(zhuān)門(mén)的檔案室并配備專(zhuān)人管理檔案，各部門(mén)明確由專(zhuān)人兼管檔案工作。

　　三、檔案管理部門(mén)的工作職責(zé)

　�。ㄒ唬┚C合管理部負(fù)責(zé)制訂公司檔案管理制度、保管檔案、建設(shè)檔案管理系統(tǒng)。

　�。ǘ┴�(cái)務(wù)部自行做好日常檔案的收集、整理和保管等工作，綜合管理部給予配合。

　�。ㄈ┢渌块T(mén)由部門(mén)檔案專(zhuān)人對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理，并交至綜合管理部檔案管理員立卷歸檔。

　　四、檔案管理人員職責(zé)

　　（一）負(fù)責(zé)收集、整理、分類(lèi)、鑒定、保管各類(lèi)檔案，做到收集齊全、整理科學(xué)、鑒定正確和保證質(zhì)量，并按時(shí)接收和移交檔案；

　　（二）凡本公司印發(fā)出的公文(含定稿和正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由綜合管理部統(tǒng)一收集管理。

　�。ㄈ┳龅街矣诼毷�，遵守紀(jì)律，嚴(yán)格按照有關(guān)法律和公司制度辦事。

　　五、歸檔公司檔案室資料

　�。ㄒ唬┥霞�(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料；

　�。ǘ┍竟镜恼�(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)；

　�。ㄈ┍竟緦�(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)；

　　（四）本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)；

　　（五）本公司制訂的計(jì)劃、方案、統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)、工作總結(jié)；

　�。┚C治工作材料；

　�。ㄆ撸┍竟九c有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料；

　�。ò耍┍竟靖鞣N證照及所獲各種榮譽(yù)、獎(jiǎng)勵(lì)資料；

　　（九）本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料；

　�。ㄊ┚哂斜４鎯r(jià)值的電子文本、圖片、音像、影像資料；

　�。ㄊ唬⿻�(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)活動(dòng)帳薄和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要史料和證據(jù)。

　　六、檔案的收集與歸檔

　�。ㄒ唬┏修k部門(mén)或主辦人應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門(mén)檔案管理員歸卷。

　�。ǘ┓彩侵苯佑浭龊头从彻�、部門(mén)活動(dòng)的，具有現(xiàn)實(shí)的和長(zhǎng)遠(yuǎn)查考價(jià)值的文件材料(文字、電子文件、圖樣、照片、實(shí)物等)，均須歸檔保存。

　�。ㄈ┕芾硇詸n案在分類(lèi)立卷時(shí)應(yīng)做到：分年度、分類(lèi)別、分級(jí)別。黨政文件要分別組卷，密級(jí)文件要單獨(dú)立卷。組卷時(shí)按內(nèi)部特征為主的六個(gè)特征進(jìn)行組卷，盡量把永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限文件材料分開(kāi)組卷。

　�。ㄋ模┰跉w檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

　�。ㄎ澹┚C合管理部定期對(duì)各部門(mén)文件材料的歸檔工作進(jìn)行檢查。

　　（六）各部門(mén)在次年三月向檔案部門(mén)移交管理性檔案，需付卷內(nèi)目錄，移交目錄一式二份，交接雙方清點(diǎn)核對(duì)，并履行簽字手續(xù)。

　　七、檔案的保管

　�。ㄒ唬┕荆ɑ虿块T(mén)）管理的檔案應(yīng)有專(zhuān)柜保存，確保完好不丟失。

　�。ǘ┳龊秒娮訖n案、底片、錄音錄像帶等特殊載體檔案的保管工作；

　　（三）檔案工作人員應(yīng)確保檔案的質(zhì)量，對(duì)破損和變質(zhì)檔案，及時(shí)采取措施，進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

　　（四）公司綜合管理部不定期檢查各檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)組織整改。

　�。ㄎ澹┟磕陮�(duì)檔案進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料以及對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

　　八、檔案的借閱

　　必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，填寫(xiě)查借閱檔案登記表，如期歸還，歸還時(shí)驗(yàn)收注銷(xiāo)。凡利用者都應(yīng)按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。查閱機(jī)密以上級(jí)檔案，需經(jīng)公司（部門(mén)）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，原則上不外借，確因工作需要，應(yīng)當(dāng)天歸還。

　�。ㄒ唬n案借閱限一周內(nèi)歸還，特殊情況需延期的，須辦理續(xù)借手續(xù)；

　�。ǘ┙璩龊蜌w還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由綜合管理部檔案管理人員與借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚；

　�。ㄈn案如有丟失、損壞或泄密，須立即追究當(dāng)事者責(zé)任；

　�。ㄋ模┱{(diào)走、辭退人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理離職手續(xù)；

　�。ㄎ澹┰瓌t上不對(duì)外借閱檔案，外單位需查閱檔案資料者，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)后，方可借閱。

　�。w還檔案時(shí)應(yīng)保證檔案材料的'清潔、完整、安全，不得丟失、隨意折疊、拆散、剪裁或擅自銷(xiāo)毀，嚴(yán)禁對(duì)檔案隨意更改、涂寫(xiě)。

　�。ㄆ撸﹤髡婕璐鏅n時(shí)，應(yīng)將復(fù)印件連同原件一起存檔，以防原件字跡消失。

　�。ò耍┪唇�(jīng)公司董事長(zhǎng)授權(quán)，任何部門(mén)或個(gè)人無(wú)權(quán)公開(kāi)檔案。

　　九、檔案室保密制度

　�。ㄒ唬n案工作人員必須嚴(yán)格按照檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度辦事。

　�。ǘ┓彩褂帽Ｃ軝n案資料人員必須嚴(yán)格遵守有關(guān)保密規(guī)定。

　�。ㄈ┓步栝啞敖^密”“機(jī)密”級(jí)檔案資料應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借出。

　　（四）外單位查閱、借閱密級(jí)檔案，須經(jīng)綜合管理部主管領(lǐng)導(dǎo)審批，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可提供。

　　（五）秘密檔案不得私自存放，贈(zèng)送并轉(zhuǎn)借他人，個(gè)人外出攜帶機(jī)密級(jí)以上檔案應(yīng)妥善保管，若泄密要追究泄密者責(zé)任。

　�。n案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得在公開(kāi)場(chǎng)所談?wù)摫Ｃ軝n案內(nèi)容，不得將保密檔案帶出室外和借給他人。

　　十、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀

　　鑒定檔案保存價(jià)值，確定保管期限及銷(xiāo)毀檔案，嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定并結(jié)合公司實(shí)際情況進(jìn)行。公司檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。確定保管期限的原則是：

　�。ㄒ唬┓从彻局饕毮芎椭匾�(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的，具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案定為永久保存；

　　（二）反映公司一般經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，具有較長(zhǎng)時(shí)間利用價(jià)值的檔案定為長(zhǎng)期保存，其期限為16―50年；

　�。ㄈ⿲�(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)有參考利用價(jià)值的檔案，定為短期保存，其期限為15年以?xún)?nèi)。

　�。ㄋ模n案的鑒定由綜合管理部主管、各部門(mén)指定檔案管理人員和綜合管理部檔案管理人員合作完成，并采取對(duì)每份檔案直接鑒定的辦法。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員修改、補(bǔ)充。

　�。ㄎ澹┙�(jīng)過(guò)一定時(shí)間后確無(wú)保存價(jià)值的檔案，或者原有情況已發(fā)生完全改變，其檔案失去保存意義的，經(jīng)檔案人員或原經(jīng)辦人員提出，本公司綜合管理部和部門(mén)審查同意，公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可銷(xiāo)毀。

　�。┙�(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，檔案人員必須列出清單，銷(xiāo)毀檔案的批準(zhǔn)人、監(jiān)銷(xiāo)人都要在銷(xiāo)毀檔案清冊(cè)上簽字。

　　十一、本管理制度最終解釋權(quán)歸綜合管理部。

　　十二、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施。

公司檔案管理制度2

　　1.目的

　　規(guī)范全公司的檔案管理。

　　2.適用范圍

　　本制度適用于公司及所屬各部門(mén)檔案管理。

　　3.管理原則

　　分類(lèi)分部門(mén)管理，行政部統(tǒng)一監(jiān)管。

　　4.職責(zé)與權(quán)限

　　4.1各部門(mén)必須設(shè)兼職的檔案管理員，規(guī)范部門(mén)檔案管理。

　　4.2行政部不定期對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查（每月至少抽查一次），對(duì)違反本制度的部門(mén)有權(quán)進(jìn)行處罰。

　　5.檔案的分類(lèi)

　�。�1）證照類(lèi)：如營(yíng)業(yè)執(zhí)照及各類(lèi)證照。

　　（2）文件類(lèi)：分外來(lái)文件和內(nèi)部文件。

　�。�3）制度類(lèi)。

　�。�4）合同類(lèi)。

　�。�5）計(jì)劃總結(jié)和會(huì)議紀(jì)要類(lèi)。

　�。�6）財(cái)務(wù)類(lèi)。

　�。�7）圖紙類(lèi)：工藝文件、圖紙、說(shuō)明書(shū)等。

　　（8）人事管理類(lèi)：人事檔案、培訓(xùn)記錄、健康檔案、安全、消防等等。

　　6.檔案的歸口存放部門(mén)

　�。�1）公司級(jí)檔案存放在行政部。

　�。�2）其它檔案由歸口部門(mén)負(fù)責(zé)存放。

　　7.檔案建檔要求

　　建立檔案時(shí)要有檔案編號(hào)和檔案目錄。

　　8.檔案裝訂

　　檔案須裝訂成冊(cè)保存，某些特殊珍貴的手稿、照片等，采用卷盒、相冊(cè)等保管。

　　9.保存年限

　　原則上公司重要檔案永久保存，進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀時(shí)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　10檔案日常管理

　　10.1借閱

　　10.1.1借閱手續(xù)

　�。�1）各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)出示經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的《檔案資料借閱登記表》，經(jīng)辦人在公司借閱登記表上簽字后方可借閱。

　�。�2）檔案歸還時(shí)，檔案管理員填寫(xiě)歸還日期。

　　10.1.2檔案借閱審批權(quán)限

　�。�1）證照類(lèi)：由公司總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。

　　（2）文件類(lèi)：由行政部審批，財(cái)務(wù)、技術(shù)類(lèi)等重要文件借閱須由總經(jīng)理或者其授權(quán)人批準(zhǔn)。

　　（3）制度類(lèi)：由行政部審批。

　　（4）合同類(lèi)：由公司總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。

　�。�5）計(jì)劃總結(jié)和會(huì)議紀(jì)要類(lèi)：由行政部審批。

　�。�6）財(cái)務(wù)類(lèi)：由總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。

　�。�7）圖紙類(lèi)：由總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。

　�。�8）人事管理類(lèi)：人力資源部審批。

　　10.1.3借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、損壞、復(fù)印所借檔案。

　　10.1.4借閱人必須在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借檔案資料。借用檔案原則上當(dāng)日必須歸還，特殊情況不得超過(guò)七天。

　　10.1.5若人為丟失或損壞檔案，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的'，行政部對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行內(nèi)部行政或經(jīng)濟(jì)處罰。

　　10.2銷(xiāo)毀

　　10.2.1公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得銷(xiāo)毀公司檔案。

　　10.2.2銷(xiāo)毀前按照清冊(cè)清點(diǎn)，銷(xiāo)毀時(shí)由行政部監(jiān)督銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀后相關(guān)人員在清冊(cè)上簽名，并將監(jiān)銷(xiāo)情況存檔�！稒n案銷(xiāo)毀審批表》由行政部永久保存。

　　10.3移交

　　10.3.1需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交。

　　10.3.2移交前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；移交后，在清冊(cè)上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。

　　11.如有違反本制度規(guī)定的，公司對(duì)其進(jìn)行行政、經(jīng)濟(jì)處罰，嚴(yán)重時(shí)移交司法機(jī)關(guān)。

　　12.附則

　　本制度解釋權(quán)歸人力資源部，經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。

公司檔案管理制度3

　　第一章總則

　　一、目的

　　為規(guī)范公司客戶(hù)檔案管理，增強(qiáng)公司客戶(hù)檔案的實(shí)用性、有效性和保密性，促進(jìn)銷(xiāo)售工作的順利進(jìn)行，特制定本制度。

　　二、范圍

　　與公司發(fā)生業(yè)務(wù)或即將發(fā)生業(yè)務(wù)的客戶(hù)，即企業(yè)的過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)的直接客戶(hù)與間接客戶(hù)，都是本制度的管理范圍。

　　三、職責(zé)

　　公司銷(xiāo)售檔案管理由營(yíng)銷(xiāo)總監(jiān)總負(fù)責(zé)；各部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門(mén)客戶(hù)檔案管理；人力資源部為本制度的監(jiān)督、處罰部門(mén)。

　　第二章檔案的內(nèi)容和建檔方法

　　一、客戶(hù)檔案的內(nèi)容包括以下四項(xiàng)資料：

　　1、客戶(hù)基礎(chǔ)資料�？蛻�(hù)基礎(chǔ)資料主要包括客戶(hù)的名稱(chēng)、地址、電話；經(jīng)營(yíng)管理者、法人（這三項(xiàng)應(yīng)包括其個(gè)人性格、嗜好、家庭、學(xué)歷、年齡、能力等方面）；創(chuàng)業(yè)時(shí)間、與本公司交易時(shí)間、企業(yè)組織形式、業(yè)種、資產(chǎn)等方面。

　　2、客戶(hù)特征。服務(wù)區(qū)域、銷(xiāo)售能力、發(fā)展?jié)摿�、�?jīng)營(yíng)觀念、經(jīng)營(yíng)方針與政策、企業(yè)規(guī)模（職工人數(shù)、銷(xiāo)售額等）、經(jīng)營(yíng)管理特點(diǎn)等。

　　3、業(yè)務(wù)狀況。主要包括目前及以往的銷(xiāo)售實(shí)績(jī)、經(jīng)營(yíng)管理者和業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)、與其他競(jìng)爭(zhēng)公司的關(guān)系、與本公司的業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作態(tài)度等。

　　4、交易活動(dòng)現(xiàn)狀。主要包括客戶(hù)的銷(xiāo)售活動(dòng)狀況、存在的問(wèn)題、保持的優(yōu)勢(shì)、未來(lái)的'對(duì)策；企業(yè)信譽(yù)與形象、信用狀況、交易條件、以往出現(xiàn)的信用問(wèn)題等。

　　二、建立客戶(hù)檔案卡。檔案的分別為兩類(lèi)，一是經(jīng)銷(xiāo)商客戶(hù)檔案，區(qū)域提供，二是終端客戶(hù)檔案，業(yè)務(wù)部和營(yíng)業(yè)部提供。具體內(nèi)容見(jiàn)《經(jīng)銷(xiāo)商客戶(hù)檔案卡》和《終端客戶(hù)檔案卡》。

　　三、建檔方法

　　銷(xiāo)售人員接待或拜訪客戶(hù)后，當(dāng)天登陸客戶(hù)管理系統(tǒng)填寫(xiě)或完善客戶(hù)檔案。不全面的客戶(hù)檔案，銷(xiāo)售人員要進(jìn)一步了解，每月最少完善一次�？蛻�(hù)檔案不及時(shí)更新，銷(xiāo)售人員違反每次罰款20元。

　　第四章保密規(guī)定

　　一、公司客戶(hù)檔案密級(jí)為機(jī)密級(jí)檔案，分級(jí)管理。公司級(jí)檔案由營(yíng)銷(xiāo)總監(jiān)負(fù)責(zé)管理，營(yíng)銷(xiāo)總監(jiān)、營(yíng)銷(xiāo)副總經(jīng)理、總經(jīng)理可以查閱，其他人查閱需營(yíng)銷(xiāo)總監(jiān)批準(zhǔn)；部門(mén)級(jí)客戶(hù)檔案由部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)管理，其他人查閱需營(yíng)銷(xiāo)副總批準(zhǔn)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)；個(gè)人級(jí)客戶(hù)檔案由銷(xiāo)售人員負(fù)責(zé)管理，他人查閱需部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　二、檔案的保存

　　公司檔案以客戶(hù)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，營(yíng)銷(xiāo)總監(jiān)為系統(tǒng)管理員，每月1日對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。

　　三、客戶(hù)檔案的查閱

　　1、查閱公司的客戶(hù)檔案必須經(jīng)過(guò)審批。填寫(xiě)《查閱檔案審批表》，經(jīng)本部門(mén)經(jīng)理簽字，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，檔案管理負(fù)責(zé)人才可以讓其查閱。

　　2、未經(jīng)審批私自查看客戶(hù)檔案，每次處50元罰款；未經(jīng)審批，擅自將客戶(hù)檔案賬號(hào)提供給人查閱，每次處50元罰款。

公司檔案管理制度4

　　一、檔案的建立。

　　1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類(lèi)--編號(hào)--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查

　　1.2明確建檔內(nèi)容，實(shí)行系統(tǒng)收集、集中管理。

　　1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設(shè)計(jì)、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗(yàn)收資料等；

　　1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案：包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說(shuō)明書(shū)、購(gòu)入使用時(shí)間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等；

　　1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時(shí)所填寫(xiě)的"業(yè)主概況表"、"業(yè)主公約"、"入住契約"、"前期服務(wù)協(xié)議"、"接房登記表"等。

　　1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會(huì)決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對(duì)本物業(yè)進(jìn)行管理的各項(xiàng)規(guī)章制度等；

　　1.2.5員工檔案：包括員工供職申請(qǐng)表、簡(jiǎn)歷、身份證復(fù)印件、上崗證、學(xué)歷證復(fù)印件、職稱(chēng)證復(fù)印件、工作變動(dòng)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等；

　　1.2.6財(cái)務(wù)檔案：包括各種帳簿、會(huì)計(jì)記帳憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、納稅報(bào)表、維修基金使用的預(yù)算、計(jì)劃、業(yè)委會(huì)批準(zhǔn)使用的文件等。

　　1.3建檔要求：制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化。

　　二、檔案管理

　　2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經(jīng)常使用，對(duì)使用頻率較高的檔案實(shí)辦公室對(duì)原始檔案進(jìn)行嚴(yán)密管理，并保存復(fù)印件。

　　2.2檔案管理要求：

　　2.2.1進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。

　　2.2.2采用多種形式的信息儲(chǔ)存方式，如電腦磁盤(pán)、膠卷、照片、圖表等，并采用適當(dāng)?shù)谋４娣椒ā?/p>

　　2.2.3加強(qiáng)保密意識(shí)培養(yǎng)，確保檔案在使用過(guò)程中的`安全、不丟失、不泄密。

　　2.2.4實(shí)行檔案管理手段的現(xiàn)代化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索手段，開(kāi)發(fā)多媒體信息查詢(xún)系統(tǒng)。

　　2.2.5堅(jiān)持檔案資料收集的系統(tǒng)化。

　　2.2.6作到檔案分類(lèi)科學(xué)化。檔案按內(nèi)容分類(lèi)，逐一編號(hào)，登記造冊(cè)，編輯目錄，按工作部門(mén)分柜保存。

　　2.2.7實(shí)行檔案管理工作檢查經(jīng)常化。每季度對(duì)檔案文件的形成、積累、整理、歸類(lèi)要進(jìn)行一次全面的檢查。

公司檔案管理制度5

　　一、總則

　　1、為加強(qiáng)本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護(hù)及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。

　　2、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

　　3、公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。

　　二、文件材料的收集管理

　　1、公司指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的管理。

　　2、文件材料的收集由各部門(mén)或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。

　　3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門(mén)或人員收集,交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。

　　三、歸檔范圍

　　1、重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。

　　2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。

　　3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

　　4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。

　　5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

　　6、本公司的.事記及映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

　　四、歸檔要求

　　1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。

　　2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

　　3、在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應(yīng)合一歸檔。

　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的.會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。

　　5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

　　6、案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。

　　五、檔案管理人員職責(zé)

　　1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔等工作。

　　2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時(shí)歸檔。

　　3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。

　　六、檔案的利用

　　1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫(xiě)《借閱單》,報(bào)主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門(mén)經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

　　2、檔案借閱的最長(zhǎng)期限為兩周;對(duì)借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告,報(bào)總經(jīng)理處理。

　　3、必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào),追求責(zé)任。

　　4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。

　　5、必須愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫(xiě)字、劃線或作記號(hào)等。

　　6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專(zhuān)人專(zhuān)用。

　　7、用畢按時(shí)歸還,如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

　　七、本制度即日起開(kāi)始執(zhí)行。

　　2、物業(yè)公司檔案管理規(guī)章制度

　　1.客戶(hù)檔案的管理工作由客務(wù)部負(fù)責(zé)。

　　2.客戶(hù)資料按單元號(hào)一戶(hù)一檔建立，按樓層統(tǒng)一存放在客戶(hù)檔案文件柜內(nèi)。

　　3.每個(gè)客戶(hù)檔案內(nèi)由入住資料、二裝資料、往來(lái)函和房門(mén)鎖、電話、車(chē)位、水牌、客戶(hù)加班等申請(qǐng)單等組成，退租客戶(hù)的資料須及時(shí)裝訂另存。

　　4.每個(gè)客戶(hù)檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。

　　5.客戶(hù)檔案的標(biāo)牌須與檔案內(nèi)現(xiàn)客戶(hù)的公司名稱(chēng)吻合。

　　6.客務(wù)部每年整理一次退租客戶(hù)檔案，對(duì)已裝訂好的退租客戶(hù)資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內(nèi)存放。

　　7.客戶(hù)檔案查閱可向客務(wù)主管借出，經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后在客務(wù)部辦公室閱覽。

　　8.原始客戶(hù)檔案一般不可修改，客務(wù)部工作檔案需經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理同意方可修改。

　　9.客務(wù)部檔案應(yīng)積極推行計(jì)算機(jī)管理，由客務(wù)主管設(shè)置客戶(hù)檔案管理系統(tǒng)，將客戶(hù)各類(lèi)資料、各單元房屋使用情況等輸入計(jì)算機(jī)中，進(jìn)行資料分析、整理和信息傳遞。

公司檔案管理制度6

　　一、目的加強(qiáng)文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

　　二、適用范圍適用于公司及各部門(mén)檔案的收集、整理、分類(lèi)、利用及歸檔。

　　三、術(shù)語(yǔ)和定義1、檔案：指公司過(guò)去和現(xiàn)在各級(jí)部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。四、職責(zé)1、行政人事部：

　　1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門(mén)檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；

　　3）收集、整理、分類(lèi)、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；

　　4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷(xiāo)毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷(xiāo)毀的全過(guò)程，確保公司檔案的安全；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；

　　6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。

　　2、其他各部門(mén)相關(guān)人員：

　　1）負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政人事部；

　　2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；

　　3）負(fù)責(zé)本部門(mén)文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；

　　3、各部門(mén)檔案主管人員1）負(fù)責(zé)部門(mén)檔案的管理。

　　4、各部門(mén)負(fù)責(zé)人1）負(fù)責(zé)對(duì)部門(mén)檔案管理監(jiān)督檢查。

　　五、工作程序1、檔案資料的收集1）各部門(mén)相關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門(mén)《文件（合同）管理記錄目錄》。

　　2）各部門(mén)文件、合同等資料原件需要保存的，各部門(mén)分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。

　　a)歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結(jié)束后次月10日前。

　　b)檔案資料的標(biāo)識(shí)各部門(mén)對(duì)各自保管的檔案資料編號(hào)，編號(hào)規(guī)則見(jiàn)后。

　　c)檔案資料的日常管理：

　�、烹娮宇�(lèi)合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于指定電腦硬盤(pán)內(nèi)。

　　⑵文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。

　�、俏募Y料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在文件／檔案柜中。

　　d)檔案借閱(1)借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫(xiě)《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；

　　必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；

　�、茩n案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)；

　　⑶借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過(guò)借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)；

　�、冉铏n人必須愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；

　　e)檔案銷(xiāo)毀⑴對(duì)已失去利用價(jià)值的檔案，銷(xiāo)毀時(shí)，必須寫(xiě)申請(qǐng)銷(xiāo)毀報(bào)告，編制銷(xiāo)毀目錄，報(bào)部門(mén)總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。

　　⑵執(zhí)行銷(xiāo)毀任務(wù)時(shí)，必須由行政人事部人員監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人不得少于二人，并在銷(xiāo)毀目錄上簽字。最后，把銷(xiāo)毀目錄和批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。

　　2、檔案管理細(xì)則1）檔案資料的歸檔范圍⑴公司對(duì)外發(fā)出的公文，如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類(lèi)公文等；

　　⑵公司收到的公文，如政府職能部門(mén)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書(shū)等文件；

　�、潜竟九c其他單位來(lái)往的文書(shū)及權(quán)益文書(shū)等；

　�、裙绢I(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；

　�、芍匾臅�(huì)議材料，包括會(huì)議的`通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；

　　⑹反映公司主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；

　�、斯镜母鞣N工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/ 總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)；

　�、瘫竟九c有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件正本及過(guò)程材料；

　�、捅竟靖刹咳蚊獾奈募牧稀T工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；

　�、伪竟景l(fā)布的各類(lèi)廣告、宣傳材料；

　�、媳竟镜臍v史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；

　�、型獬龉珓�(wù)活動(dòng)（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等）所獲得或形成的檔案資料；

　　⒀財(cái)務(wù)檔案資料；

　�、腋鞣N實(shí)物檔案；

　　⒂其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。

　　3、檔案資料的歸檔要求⑴歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請(qǐng)示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。

　　⑵一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。

　�、锹曄駲n案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

　�、茸游募�(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的備份工作。

　�、筛鞣N實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)�、證書(shū)、牌匾、饋贈(zèng)品等）必須原件歸檔，并保持其完好無(wú)損。

　　4、檔案資料的歸檔時(shí)間⑴即時(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：

　　a)公司規(guī)定的密級(jí)文件；

　　b)重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；

　　c)合同、協(xié)議書(shū)等正本及過(guò)程資料；

　　d)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料；

　　e)其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。

　　⑵定期歸檔a)部門(mén)應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政人事部；

　　b)部門(mén)每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；

　�、请娮勇曄駲n案的歸檔a)重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。

　　b)一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤(pán)脫機(jī)保管。

　　c)每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政人事部核實(shí)后刻錄成光盤(pán)等載體脫機(jī)保管。

　　5、檔案交接⑴部門(mén)內(nèi)檔案交接部門(mén)檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的，要填寫(xiě)《檔案移交清單》，由部門(mén)負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無(wú)誤后簽字，行政人事部見(jiàn)證。

　　6、檔案移交公司的流程a)經(jīng)辦部門(mén)檢查文件或檔案，編制移交清單；

　　b)行政人事部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門(mén)每月提交的檔案清單核對(duì)；

　　c)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；

　　7、檔案保管⑴檔案編號(hào)a)檔案按類(lèi)別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。

　　b)檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類(lèi)編號(hào)表》，將所有分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　c)檔案分類(lèi)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。

　　d)檔案分類(lèi)及編號(hào)的增補(bǔ)、修訂等由行政人事部結(jié)合工作和部門(mén)要求，組織實(shí)施修訂。任何部門(mén)和個(gè)人不得隨意修改。

　　e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。

　　8、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負(fù)責(zé)解釋。

　　六、相關(guān)記錄1、《文件（合同）管理記錄目錄》 2、《文件檔案移交目錄》 3、《檔案移交清單表》 4、《檔案借閱審批單》 5、《檔案分類(lèi)編號(hào)表》 6、《檔案管理流程》文件（合同）管理記錄目錄記錄編號(hào):日期：

　　序號(hào)文件（合同）編號(hào)標(biāo)題需抄送的相關(guān)部門(mén)接收原/復(fù)接收人備注部門(mén)移交目錄記錄編號(hào):日期：

　　序號(hào)文件（合同）編號(hào)標(biāo)題名稱(chēng)頁(yè)數(shù)原/復(fù)備注移交單位移交人日期收件單位日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。

　　記錄編號(hào):移交性質(zhì)檔案類(lèi)別合計(jì)移交說(shuō)明接收意見(jiàn)檔案移交清單表日期：

　　□離職□調(diào)崗□歸檔檔案所屬年度保管期限數(shù)量永久長(zhǎng)期短期移交人：

　　接收人：

　　移交人（部門(mén)）接收人（部門(mén)）經(jīng)辦人：

　　經(jīng)辦人：

　　移交日期：

　　年月日接收日期：

　　年月日見(jiàn)證人：

　　日期：

　　年月日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。

　　檔案借閱審批單記錄編號(hào):借閱部門(mén)借閱人日期：

　　借閱部門(mén)經(jīng)理總經(jīng)理副總行政人事部部門(mén)經(jīng)理使用目的序號(hào)借閱內(nèi)容復(fù)印借閱歸還日期備注檔案目錄卷宗號(hào)：

　　目錄號(hào)：

　　部門(mén)：

　　日期：

公司檔案管理制度7

　　第一條為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。

　　第二條公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后及時(shí)交專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。

　　第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

　　第四條檔案管理要指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級(jí)檔案必須保證安全。

　　第五條歸檔范圍：

　　1、公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄（包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等）、決定、委任書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案等具有參考價(jià)值的文件材料。

　　2、本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)以及對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。

　　3、本公司的`歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

　　第六條檔案的借閱與索取：

　　1、借閱檔案要認(rèn)真填寫(xiě)《借閱檔案登記薄》。

　　2、借閱檔案必須愛(ài)護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級(jí)檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。

　　3、歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要嚴(yán)格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責(zé)任，并及時(shí)報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。

　　第七條檔案的銷(xiāo)毀：

　　1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷(xiāo)毀公司檔案材料。

　　2、若按規(guī)定需要銷(xiāo)毀時(shí)，必須編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)核對(duì)清楚后方可銷(xiāo)毀。

　　3、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫(xiě)、編制銷(xiāo)毀清單，由專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。

公司檔案管理制度8

　　為進(jìn)一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)化、科學(xué)化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù)，促進(jìn)公司的可持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，并結(jié)合我公司實(shí)際情況，制定本細(xì)則。

　　一、總則

　�。ㄒ唬┕緳n案是在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的.總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。

　�。ǘn案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)公司合法權(quán)益的重要工作。公司檔案管理工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政與人力資源總監(jiān)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。

　　（三）公司檔案具體工作由檔案部進(jìn)行日常管理，其他各部門(mén)在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的裝飾工程、基建、科研、文書(shū)、音像、人事、會(huì)計(jì)、實(shí)物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門(mén)不得分散保存。

　　二、檔案部門(mén)設(shè)置及其職責(zé)

　�。ㄒ唬┕緳n案管理由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。基本職責(zé)為：

　　1、制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和工作計(jì)劃等。

　　2、在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則下根據(jù)本專(zhuān)業(yè)的管理要求對(duì)檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　3、負(fù)責(zé)對(duì)本公司形成的各門(mén)類(lèi)檔案實(shí)行綜合管理，積極提供利用。

　　4、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。

　�。ǘ└鞑块T(mén)設(shè)立兼職檔案員，其主要職責(zé)是：

　　1、認(rèn)真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度主動(dòng)向總經(jīng)理辦公室反映檔案工作情況，積極配合其開(kāi)展工作并接受總經(jīng)理辦公室的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

　　2、根據(jù)本公司各部門(mén)歸檔圍負(fù)責(zé)做好本部門(mén)檔案材料的收集整理工作并在規(guī)定期限向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實(shí)和安全。

　　三、檔案接收與整理

　　(一）公司編制文件材料的歸檔圍，根據(jù)各部門(mén)的職責(zé)不同，主要有以下幾個(gè)面：

公司檔案管理制度9

　　一、嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機(jī)密安全。

　　二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書(shū)檔案并履行清交手續(xù)。

　　三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人，檔案責(zé)任人(檔案員)對(duì)本部門(mén)檔案的.收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。

　　四、各類(lèi)規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、重要電話記錄、接待來(lái)訪記錄、上級(jí)來(lái)文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財(cái)產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。

　　五、各工程項(xiàng)目立項(xiàng)、國(guó)土、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)歸檔。

　　六、各類(lèi)承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財(cái)務(wù)部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門(mén)備份存檔并由信息中心實(shí)行電腦化管理。

　　七、各招商引資貸款項(xiàng)目申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國(guó)土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項(xiàng)目技術(shù)部、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部等業(yè)務(wù)部門(mén)按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)歸檔。

　　八、歸檔資料必須符合下列要求：

　�、傥募牧淆R全完整;

　�、诟鶕�(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;

　�、鄹鶕�(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系，區(qū)別保存價(jià)值、分類(lèi)、整理、立卷，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。

　　九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需先請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo)。

　　十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門(mén)組成檔案鑒定小組對(duì)超期檔案進(jìn)行鑒定，提交檔案報(bào)告，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。

　　十一、加強(qiáng)檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。

公司檔案管理制度10

　　一、制度內(nèi)容

　　為做到客戶(hù)服務(wù)部與客戶(hù)的良好溝通，掌握客戶(hù)的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費(fèi)交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶(hù)信息系統(tǒng)，而客戶(hù)檔案可以協(xié)助客戶(hù)服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶(hù)信息并管理好這些信息，特建立此制度。

　　二、管理目標(biāo)

　　客戶(hù)檔案資料全面、準(zhǔn)確、有效。

　　三、適用范圍

　　客戶(hù)檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。

　　一般客戶(hù)檔案包括以下的.資料：

　　1.收集客戶(hù)單位資料

　　2.客戶(hù)繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金

　　3.客戶(hù)裝修工程文件

　　4.客戶(hù)遷入時(shí)填具之資料

　　5.客戶(hù)資料補(bǔ)充

　　6.客戶(hù)聯(lián)絡(luò)資料

　　7.緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

　　8.客戶(hù)與管理處往來(lái)文件

　　9.客戶(hù)違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

　　10.客戶(hù)維修記錄

　　11.客戶(hù)投訴記錄

　　12.客戶(hù)單位有關(guān)的工程檔案（與二次裝修工程有關(guān)資料）與工作程序

　　四、注意事項(xiàng)

　　1.及時(shí)上行下達(dá)客戶(hù)與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)，傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。

　　2.協(xié)調(diào)與客戶(hù)之間的關(guān)系，加強(qiáng)橫向溝通；

　　3.做好與客戶(hù)有關(guān)各類(lèi)文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢(xún)及跟進(jìn)；

　　4.接聽(tīng)客戶(hù)投訴，解決客戶(hù)投訴；

　　5.接聽(tīng)客戶(hù)工程報(bào)修電話，及時(shí)聯(lián)系修復(fù)。

　　4、物業(yè)公司檔案管理規(guī)章制度

　　1、辦公室負(fù)責(zé)指定接待員、檔案員負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作;

　　2、專(zhuān)管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶(hù)建立、逐一保存，建立統(tǒng)一目錄，同時(shí)建立電子檔備份。各類(lèi)信息詳細(xì)排列，以便查閱;

　　3、客戶(hù)信息檔案的.內(nèi)容包括：業(yè)主收樓及驗(yàn)收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費(fèi)文件、回處理文件及投訴建議等其他文件;

　　4、專(zhuān)管人員須認(rèn)真填寫(xiě)各項(xiàng)記錄表，紙文檔與電子文檔同時(shí)進(jìn)行。及時(shí)跟進(jìn)業(yè)主檔案的變更，保證信息的準(zhǔn)確性;

　　5、業(yè)主檔案信息應(yīng)嚴(yán)格管理，注意保密。嚴(yán)禁非相關(guān)人員查閱，以保護(hù)業(yè)主的隱私，維護(hù)公司良好形象;

　　6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)工作;

　　7、業(yè)主檔案永久保存，及時(shí)與業(yè)主溝通，及時(shí)變更業(yè)主信息，保證其準(zhǔn)確性。

公司檔案管理制度11

　　1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶(hù)口的員工，其原始資料由本企業(yè)調(diào)入、保管。

　　2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶(hù)口的員工，自簽訂勞動(dòng)合同試用期滿(mǎn)后，按本企業(yè)調(diào)檔要求，將本人檔案調(diào)至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內(nèi)完成調(diào)檔手續(xù)的，本人須向人資行政部提交詳細(xì)的書(shū)面說(shuō)明材料，未經(jīng)批準(zhǔn)不調(diào)檔者或逾期未調(diào)檔者企業(yè)有權(quán)與期解除勞動(dòng)合同。

　　3、原始人事檔案資料的驗(yàn)收、補(bǔ)充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負(fù)責(zé)辦理。

　　4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定：

　　（1）查閱員工原始人事檔案前必須填寫(xiě)《查閱員工人事檔案申請(qǐng)單》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部統(tǒng)一辦理，其它任何部門(mén)無(wú)權(quán)查閱員工原始檔案。

　�。�2）查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷(xiāo)毀。

　�。�3）員工存檔卡由人資行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管，員工離職辦理完畢各種手續(xù)后，退回本人或由人資行政部負(fù)責(zé)辦理原始檔案調(diào)出手續(xù)。

　�。�4）非本企業(yè)人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門(mén)如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協(xié)調(diào)辦理。

　�。�5）員工在本企業(yè)工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫(xiě)《員工原始人事檔案補(bǔ)充資料申請(qǐng)表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部辦理。

　　5、員工業(yè)績(jī)、培訓(xùn)檔案：

　　員工業(yè)績(jī)、培訓(xùn)檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學(xué)歷證書(shū)等相關(guān)證件的復(fù)印件，員工在工作期間的各種培訓(xùn)及對(duì)員工評(píng)價(jià)、考核等。

　�。�1）人資行政部負(fù)責(zé)員工的培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案的'整理歸檔及日常管理。

　　（2）員工培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案實(shí)行分級(jí)管理。部門(mén)主管級(jí)以上的員工檔案單由人資行政部部長(zhǎng)或其指定負(fù)責(zé)人進(jìn)行日常管理。主管級(jí)以下（不含主管級(jí)）培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔由人事文員管理。

　　（3）部門(mén)部長(zhǎng)可以調(diào)閱本部門(mén)員工的培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案。

　�。�4）員工培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案按國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。

　　（5）員工離職后，員工的培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案由人資行政部留存作為備查。

公司檔案管理制度12

　　一、文書(shū)檔案歸檔制度

　　1、各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。

　　2、各部門(mén)形成的文件、材料由兼職檔案員（各部門(mén)內(nèi)勤）收集、審定、整理、立卷。

　　3、歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠（文件的正文與附件、印件與底稿、請(qǐng)示與批復(fù)）無(wú)缺頁(yè)、破損現(xiàn)象。

　　4、下發(fā)文件不僅要在硬盤(pán)、軟盤(pán)中保存留檔，還應(yīng)留有書(shū)面材料存檔。

　　5、凡歸檔的文件必須留原件存檔，書(shū)寫(xiě)整齊，用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆、碳素筆抄寫(xiě)，如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門(mén)重新書(shū)寫(xiě)。

　　6、重要文件如部門(mén)需用可進(jìn)行復(fù)印，但原件必須歸檔。

　　7、機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會(huì)議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

　　二、專(zhuān)職檔案工作人員崗位責(zé)任制

　　1、認(rèn)真學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》，熱愛(ài)本職工作，忠于職守，維護(hù)黨和國(guó)家利益，工作盡職盡責(zé)，自覺(jué)遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。

　　2、負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類(lèi)、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。

　　3、負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門(mén)檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。

　　4、負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房各項(xiàng)制度的落實(shí)。

　　5、積極提供檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

　　三、兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制

　　1、各部門(mén)配備一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

　　2、兼職檔案人員要熱愛(ài)檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，把好案卷質(zhì)量關(guān)，按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。

　　3、兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。

　　4、嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。

　　5、接受本公司專(zhuān)職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。

　　四、部門(mén)立卷制度

　　1、凡本部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件、具有保存價(jià)值的`資料均屬本部門(mén)立卷歸檔范圍。

　　2、各部門(mén)兼職檔案員，負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。

　　3、兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項(xiàng)檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項(xiàng)要求立卷，保證立卷質(zhì)量。

　　五、檔案保管制度

　　1、各門(mén)類(lèi)檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作。

　　2、按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，對(duì)各類(lèi)檔案應(yīng)做到存放合理，排列有序，查找方便。

　　3、檔案員對(duì)室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查，對(duì)已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時(shí)跟蹤追還，防止丟失。

　　4、庫(kù)房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經(jīng)常保持在14—24℃，相對(duì)濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

　　5、檔案庫(kù)房?jī)?nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)，定期檢查。

　　6、庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險(xiǎn)品，停電時(shí)，一律用手電照明，不得使用易燃器具。

　　7、與檔案庫(kù)房無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入，隨時(shí)關(guān)好庫(kù)房門(mén)窗，確保安全。

　　六、檔案保密規(guī)則

　　1、檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀(jì)律，堅(jiān)持原則，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)制度。

　　2、凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認(rèn)真遵守安全保密制度，嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室，確需帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時(shí)間內(nèi)歸還檔案室。

　　3、查閱檔案時(shí)，不得翻閱與查閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的文件材料、無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室。

　　4、本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場(chǎng)所和其他場(chǎng)所，不準(zhǔn)帶回家中，要及時(shí)交給檔案管理部門(mén)。

　　5、對(duì)于違反保密規(guī)定，泄露國(guó)家公司機(jī)密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定，嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。

　　七、檔案借閱制度

　　1、借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應(yīng)自覺(jué)履行借閱手續(xù)。

　　2、凡借閱檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還。

　　3、借閱人員對(duì)檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。

　　4、借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)印、抄寫(xiě)檔案資料。

　　5、檔案管理人員對(duì)歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案材料完好無(wú)損時(shí)，方可辦理歸檔手續(xù)。對(duì)摘抄、復(fù)制的檔案材料，經(jīng)認(rèn)真核對(duì)，正確無(wú)誤時(shí)，方能簽字蓋章。

　　6、一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過(guò)程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象，要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。

　　八、其他

　　解釋權(quán)歸公司行政人事部。

公司檔案管理制度13

　　一、目的

　　加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

　　二、適用范圍

　　1、公司內(nèi)部經(jīng)營(yíng)形成的各種資料。

　　2、外部政府機(jī)關(guān)、行業(yè)部門(mén)形成的與公司經(jīng)營(yíng)或行業(yè)有關(guān)的公文、通知、批復(fù)等資料。

　　三、術(shù)語(yǔ)和定義

　　1、檔案：指公司過(guò)去和現(xiàn)在各級(jí)部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。

　　四、職責(zé)

　　1、行政部：

　　1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門(mén)檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；

　　3）收集、整理、分類(lèi)、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；

　　4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷(xiāo)毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷(xiāo)毀的全過(guò)程，確保公司檔案的安全；指導(dǎo)公司的檔案管理工作；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；

　　6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。

　　2、其他各部門(mén)相關(guān)人員：

　　1）負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政部；

　　2）向行政部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；

　　3）負(fù)責(zé)本部門(mén)文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)按國(guó)家財(cái)政制度規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；

　　3、各部門(mén)檔案主管人員

　　1）負(fù)責(zé)部門(mén)檔案的管理。

　　4、各部門(mén)負(fù)責(zé)人

　　1）批準(zhǔn)對(duì)自己部門(mén)資料或合同復(fù)印件的處置；

　　2）負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)檔案管理的監(jiān)督檢查。

　　5、各公司總監(jiān)/副總

　　1）負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理監(jiān)督檢查報(bào)告的審批。

　　五、工作程序

　　1、檔案資料的`收集

　　1）各部門(mén)相關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門(mén)《文件（合同）管理記錄目錄》。

　　2）各部門(mén)文件、合同等資料原件需要保存的，各部門(mén)分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》，每季度向行政部移交。

　　a)歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結(jié)束后次月10日前。

　　b)檔案資料的標(biāo)識(shí)行政部及各部門(mén)對(duì)各自保管的檔案資料編號(hào)，編號(hào)規(guī)則見(jiàn)《公司檔案管理規(guī)定》。

　　c)檔案資料的日常管理：

　�、烹娮宇�(lèi)合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于檔案室指定電腦硬盤(pán)內(nèi)或制作專(zhuān)門(mén)光盤(pán)進(jìn)行編號(hào)保存；

　�、莆募�、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用；

　�、俏募Y料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在文件／檔案柜中。

　　d)檔案借閱

　�、沤栝啓n案要履行借閱手續(xù)，填寫(xiě)《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司的必須經(jīng)部門(mén)主管、副總經(jīng)理和行政部批準(zhǔn)，且只帶復(fù)印機(jī)，不帶原件；

　　⑵檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)；

　�、墙栝啓n案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過(guò)借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)；

　　⑷借檔人必須愛(ài)護(hù)檔案，嚴(yán)禁擅自涂改、污損、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞行為，如發(fā)現(xiàn)一次罰款200-20xx不等的罰款元。情節(jié)嚴(yán)重者，按《檔案法》和《保密法》給予行政處分，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

　�、煞潜竟韭毠せ騿挝恍璨殚啓n案時(shí)，必須持單位介紹信或本人身份證復(fù)印件，經(jīng)本公司高管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方能在閱覽室閱覽，不可將檔案帶出檔案室。

　　e)檔案銷(xiāo)毀

　�、艑�(duì)已失去利用價(jià)值的檔案，銷(xiāo)毀時(shí)，必須寫(xiě)申請(qǐng)銷(xiāo)毀報(bào)告，編制銷(xiāo)毀目錄，報(bào)部門(mén)經(jīng)理和部門(mén)分管副總鑒定，最后報(bào)總經(jīng)理的批準(zhǔn)，方可銷(xiāo)毀。

　�、茍�(zhí)行銷(xiāo)毀任務(wù)時(shí)，必須由行政部人員監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人不得少于二人，并在銷(xiāo)毀目錄上簽字。最后，把銷(xiāo)毀目錄和部門(mén)經(jīng)理、部門(mén)分管和總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。

　　2、檔案管理細(xì)則

　　1）檔案資料的歸檔范圍

　　⑴公司對(duì)外發(fā)出的公文，如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類(lèi)公文等；

　�、乒臼盏降墓模缯毮懿块T(mén)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書(shū)等文件；

　�、潜竟九c其他單位來(lái)往的文書(shū)及權(quán)益文書(shū)等；

　　⑷公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；

　�、芍匾臅�(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；

　�、史从彻局饕毮芑顒�(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；

　�、斯镜母鞣N工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)；

　�、瘫竟九c有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件正本及過(guò)程材料；

　�、捅竟靖刹咳蚊獾奈募牧稀T工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；

　�、伪竟景l(fā)布的各類(lèi)廣告、宣傳材料；

　�、媳竟镜臍v史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；

　　⑿外出公務(wù)活動(dòng)（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等）所獲得或形成的檔案資料；

　�、沿�(cái)務(wù)檔案資料；

　�、腋鞣N實(shí)物檔案；

　�、悠渌哂欣煤捅４鎯r(jià)值的文件資料。

　　3、檔案資料的歸檔要求

　�、艢w檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請(qǐng)示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。

　�、埔话阗Y料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政部以影印本歸檔。

　�、入娮游募�(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的備份工作。

　�、筛鞣N實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書(shū)、牌匾、饋贈(zèng)品等）必須原件歸檔，并保持其完好無(wú)損。

　　4、檔案資料的歸檔時(shí)間

　　⑴即時(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：

　　a)公司規(guī)定的密級(jí)文件；

　　b)重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；

　　c)合同、協(xié)議書(shū)等正本及過(guò)程資料；

　　d)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料；

　　e)其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。

　�、贫ㄆ跉w檔

　　a)部門(mén)應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政部；

　　b)部門(mén)每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政部；

　�、请娮勇曄駲n案的歸檔

　　a)重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。

　　b)一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤(pán)脫機(jī)保管。

　　c)每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政部核實(shí)后刻錄成光盤(pán)等載體脫機(jī)保管。

　　5、檔案交接

　�、挪块T(mén)內(nèi)檔案交接部門(mén)檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的，要填寫(xiě)《檔案移交清單》，由部門(mén)負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無(wú)誤后簽字，行政部見(jiàn)證。

　　6、檔案移交公司的流程

　　a)移交前，應(yīng)對(duì)破損、字跡擴(kuò)散或紙張?zhí)〉奈募M(jìn)行修裱、復(fù)制或加邊，對(duì)大小不一、長(zhǎng)短不齊的文件折疊理齊。

　　b)采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫(xiě)，要求字跡工整、清楚、準(zhǔn)確。

　　c)結(jié)合文書(shū)材料的形成時(shí)間、彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；

　　正件在前，附件在后；

　　正本在前，定稿在后；

　　結(jié)論在前，依據(jù)在后。

　　d)經(jīng)辦部門(mén)檢查文件或檔案，編制移交清單；

　　e)行政部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門(mén)每月提交的檔案清單核對(duì)；

　　f)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質(zhì)移交清單及電子檔移交清單，確認(rèn)無(wú)疑后雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；

　　7、檔案保管

　　⑴檔案編號(hào)

　　a)檔案按類(lèi)別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。

　　c)檔案分類(lèi)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。

　　d)檔案分類(lèi)及編號(hào)的增補(bǔ)、修訂等由行政部結(jié)合工作和部門(mén)要求，組織實(shí)施修訂。任何部門(mén)和個(gè)人不得隨意修改。

　　e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。

　　8、附則：本辦法由公司行政部制定并負(fù)責(zé)解釋。

公司檔案管理制度14

　　為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作，夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)，切實(shí)提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《干部人事檔案工作條例》，現(xiàn)制定管理辦法如下：

　　本辦法適用于我縣機(jī)關(guān)事業(yè)單位副科級(jí)以下的管理人員、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和工勤人員的檔案管理工作，實(shí)行單位一把手負(fù)責(zé)制，選配政治素質(zhì)好、作風(fēng)正派的專(zhuān)門(mén)工作人員(以下簡(jiǎn)稱(chēng)人事干部)負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、接交和利用工作，并保證人員相對(duì)穩(wěn)定。

　　檔案工作應(yīng)遵循五大原則，即黨管干部、黨管人才，依規(guī)依法、全面從嚴(yán)，分級(jí)負(fù)責(zé)、集中管理，真實(shí)準(zhǔn)確、完整規(guī)范，方便利用、安全保密。

　　各單位人事干部主要負(fù)責(zé)本單位檔案材料的收集、整理、移交和保管保密工作，負(fù)責(zé)本單位檔案的查(借)閱等檔案利用工作，負(fù)責(zé)接交的檔案材料真實(shí)準(zhǔn)確，完整規(guī)范，堅(jiān)決杜絕非專(zhuān)職人員辦理檔案相關(guān)事宜。

　　一、檔案內(nèi)容

　　檔案材料主要涉及干部職工工作及學(xué)習(xí)過(guò)程中形成的供組織考察的各類(lèi)資料，包括十大類(lèi)：一是履歷類(lèi)材料，二是自傳和思想類(lèi)材料，三是考核鑒定，四是學(xué)歷學(xué)位、職稱(chēng)、論文、培訓(xùn)，五是政審、審計(jì)類(lèi)，六是黨、團(tuán)材料，七是表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料，八是處分材料，九是工資、任免、招工、入伍、考察、職級(jí)并行、(境)審批，十是報(bào)到(派譴)證、計(jì)生材料。

　　二、檔案管理

　　檔案管理包括檔案材料的收集、鑒別、整理和接交。

　　收集檔案材料時(shí)應(yīng)確保收集材料屬歸檔范圍，確保收集材料填寫(xiě)規(guī)范、真實(shí)完整。具體要求：①檔案材料應(yīng)當(dāng)為原件;②檔案材料載體使用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長(zhǎng)297毫米，寬210毫米)公文用紙，用黑色的中性筆填寫(xiě)(或打印);③屬成套材料的'，必須頭尾完整。

　　經(jīng)鑒別，符合歸檔范圍的材料自材料形成之日起一個(gè)月內(nèi)按要求履行移交手續(xù)送交檔案室。自文件下發(fā)之日起，未及時(shí)移交的檔案材料，檔案室不再接收。

　　三、檔案利用

　　檔案利用主要包括查(借)閱、復(fù)制和摘錄等。嚴(yán)禁拍攝復(fù)印檔案內(nèi)容，因工作需要取證的，經(jīng)審查批準(zhǔn)后方可復(fù)印。

　　查(借)閱檔案一般要求2名以上共產(chǎn)黨員按程序申請(qǐng)，

　　由檔案室根據(jù)規(guī)定，確定是否提供和提供什么材料。嚴(yán)禁個(gè)人查(借)閱本人及其直系親屬的檔案。檔案一般不外借。確因工作需要外借的，由借閱單位履行審批手續(xù)，限期歸還，不得轉(zhuǎn)借。

　　查檔(含復(fù)制、摘錄)程序：查閱單位填寫(xiě)《查閱檔案審批表》，經(jīng)單位和主管單位負(fù)責(zé)人同意后，報(bào)檔案室分管領(lǐng)導(dǎo)審批，人事干部持本人二代身份證及審批后的《查閱檔案審批表》到檔案室辦理。不得憑借調(diào)查證明材料查檔。

公司檔案管理制度15

　　1目的

　　規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。

　　2適用范圍

　　適用于分公司所有檔案資料的管理工作。

　　3職責(zé)

　　3.1行政部負(fù)責(zé)分公司的文件、資料的打印、歸類(lèi)、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案。

　　3.2各部門(mén)負(fù)責(zé)管理本部門(mén)在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案。

　　3.3分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)上報(bào)分公司文件、對(duì)外公開(kāi)文件的發(fā)放審批工作。

　　3.4分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批已過(guò)保存期檔案資料的銷(xiāo)毀工作。

　　4實(shí)施程序

　　4.1歸檔保存的文件

　　4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動(dòng)中形成的工作計(jì)劃、外來(lái)文件、報(bào)告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統(tǒng)計(jì)資料等。

　　4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說(shuō)明書(shū)等技術(shù)檔案。

　　4.1.3在專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種檔案,如:會(huì)議紀(jì)要、聲像檔案、工作記錄等專(zhuān)項(xiàng)檔案。

　　4.2文件、資料歸檔的要求。

　　4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。

　　4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。

　　4.2.3每類(lèi)建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對(duì)其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收。

　　4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、立卷和編號(hào)。

　　4.2.5案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。

　　4.3檔案資料的保管。

　　4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。

　　4.3.2存放檔案必須有專(zhuān)用柜架,在排列上架時(shí),應(yīng)按照類(lèi)別和保管部門(mén)的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

　　4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫(kù)時(shí),要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。

　　4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤(pán)、磁帶要用特制的'密封盒和專(zhuān)門(mén)的卷盒,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。

　　4.3.5每年一季度,對(duì)上一年度的各種資料檔案進(jìn)行歸檔,并對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行清理核對(duì)和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對(duì)破損或載體變質(zhì)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲(chóng)害要及時(shí)消殺。

　　4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。

　　4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。

　　4.4檔案資料借閱管理。

　　4.4.1分公司所有人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

　　4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。

　　4.4.3在借閱檔案資料時(shí),應(yīng)做到以下幾點(diǎn):

　　4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;

　　4.4.3.2要愛(ài)護(hù)檔案資料,不得丟失;

　　4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對(duì)檔案隨意更改、涂寫(xiě);

　　4.4.4借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由資料檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。

　　4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。

　　4.4.6調(diào)離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。