關于檔案管理制度

　　現(xiàn)如今，大家逐漸認識到制度的重要性，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。那么什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編整理的關于檔案管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。

關于檔案管理制度1

　　為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用人事檔案，更好地為我校人事工作服務，根據(jù)黨的干部工作方針、政策和《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》，特制定本制度。

　　一、保密制度

　　1.認真貫徹執(zhí)行黨和國家有關保密工作的方針、政策和規(guī)定，嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》，做好人事檔案的保密工作。

　　2.加強組織紀律，堅守工作崗位。

　　3.人事檔案管理部門應設立專用檔案庫房(室)，配備鐵質檔案柜，妥善保管人事檔案。

　　4.人事檔案庫房(室)必須具有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應當經常檢查，保持庫房的清潔和溫、濕度，發(fā)現(xiàn)問題，立即報告，及時采取措施。

　　5.人事檔案庫房(室)和檔案柜，應明確專人管理。管理人員變動時，必須辦理好交接手續(xù)。

　　6.無關人員一律不得進入檔案庫房(室)。

　　7.嚴禁用電話、電報索取或提供有關人員的全面材料和涉及個人政治歷史問題或其他重要問題的材料，嚴禁任何人攜帶人事檔案材料進入公共場合和娛樂場合，不得在電話或公共場所中談論或汲及到有關人事檔案材料的內容。

　　8.對利用人事檔案的人員，進行保密宣傳，以防邊閱檔案邊議論檔案內容。

　　9.人事檔案材料的轉遞，嚴格密封，通過機要傳遞或專人送達，盡量避免本人自帶。

　　10.人事檔案工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按密紙?zhí)幚砘蜾N毀。

　　11.人事檔案一般不外借，但領導或有關人員因工作需要借閱時，要嚴格辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過五天。

　　12.屬歸檔的材料，及時轉入本人檔案，須轉遞的檔案，做好移交簽字登記手續(xù)。

　　13.嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案管理人員不得保管本人和親屬的檔案。

　　14.發(fā)現(xiàn)泄密事件，認真處理。

　　二、歸檔制度

　　1.按照《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》，經常通過有關部門收集工作調配、干部任免、組織發(fā)展、職稱評聘、考察、考核、培訓、獎懲、學歷變更、工資套改等工作中形成的`反映個人德、能、勤、績、廉的文件材料，充實檔案內容。相關部門應配合人事處及時做好人事檔案材料的整理、歸檔工作;材料歸檔范圍具體見附件。

　　2.校屬各單位要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并確定1-2名專兼職人員負責收集本單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經有關部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔。

　　3.每年引進畢業(yè)生及調入人員的人事檔案必須在報到之日起兩個月內轉至我校，沒有特殊情況而逾期不到或材料不全的，學校將緩發(fā)其工資與津貼，并暫停兌現(xiàn)其他相關待遇。

　　4.收集的人事檔案材料，必須經過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確，完整齊全，格式規(guī)范、文字清楚，對象明確，手續(xù)完備、具有保存?zhèn)洳閮r值。需經有關部門審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字后方能歸檔。

　　5.不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料需經人事處負責人批準，由專人負責監(jiān)銷。

　　6.人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。

　　7.每年引進人員要填寫干部履歷表或補充表，充實干部人事內容。

　　8.對收集的材料，要做好收集登記和交接手續(xù)。

　　三、鑒別制度

　　1.收集的材料必須經過鑒別，未經鑒別，不得隨意歸檔或擅自銷毀。

　　2.鑒別工作分別在接收材料歸檔時和整理過程中進行。

　　3.鑒別要以有關文件規(guī)定為依據(jù)，嚴肅認真，確保真實、完整、精煉、實用。

　　4.歸檔的材料必須真實完整，字跡清楚，對象明確，手續(xù)完備;對不該歸檔的材料，要區(qū)別處理，凡銷毀材料，必須詳細登記，并報主管負責人審查批準。

　　5.人事檔案材料應按照《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷。

　　四、整理制度

　　1.整理人事檔案，要先對缺少的干部人事檔案材料進行補充，并備齊卷皮(盒)、目錄紙、襯紙、切紙打孔機(縫紉機)等必備的物品和設備。

　　2.整理要做到：干部人事檔案材料鑒別和分類準確，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊。

　　3.整檔人員必須熟悉黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識，掌握整理人事檔案的有關規(guī)定和基本方法技能，認真負責地做好整理工作。

　　4.必須認真執(zhí)行《檔案法》、《保密法》、《干部檔案工作條例》等有關法規(guī)，嚴格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密。

　　5.人事檔案按新《條例》和《干部檔案整理工作細則》規(guī)范地整理，零材料及時裝訂入卷。

　　6.不得擅自涂改、抽取或偽造檔案材料。按規(guī)定剔出的檔案材料，必須認真登記，需銷毀的材料，經主管領導批準按規(guī)定銷毀。

　　7.整檔過程中，要切實做好防火安全保密工作，整理室內嚴格吸煙，嚴防丟失和匯漏檔案內容。

　　五、借閱制度

　　1.查(借)閱人事檔案的人員原則上是黨委組織部、人事處干部或二級單位書記、主任，必須是中共正式黨員。

　　2.查(借)閱人應在借閱前認真填寫《干部人事檔案查(借)閱登記表》。

　　3.復印借出人事檔案材料應認真核實簽署意見并加蓋“河南城建學院人事處”公章，方能有效。校外單位和本校工作需要查用檔案，須在人事處領導同意后，方可查(借)閱。

　　4.查(借)閱檔案，嚴禁涂改、圈劃、撤換檔案材料。查閱時不得泄露或擅自向外公布檔案內容，違反者視情節(jié)輕重，予以批評教育直至紀律處分。屬于假公濟私者，按照《中華人民共和國檔案法》處理。

　　5.查閱檔案的單位或個人，不得擅自-拍攝復制檔案內容。因工作需要從檔案中取證的，必須請示人事檔案主管部門審查批準后才能復制(拍攝)。

　　6.檔案不外借，如必須借出使用時，要說明理由，經主管部門負責人批準，并嚴格履行登記手續(xù)，限期歸還，不得擅自轉借他人。

　　六、轉遞制度

　　1.遞人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。

　　2.人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，一般情況下，不準公開郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事部門出具的介紹信，一般介紹信不予辦理。

　　3.遞檔案時，必在轉出手續(xù)完備的前提下，須經人事處有關負責人同意簽署意見并由主管人事工作校領導同意后方可轉出。有關部門同時把本人的現(xiàn)實表現(xiàn)、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室，由人事檔案室統(tǒng)一轉遞，不得扣留材料或分批轉出。檔案轉出后，逾期一個月未見對方退回回執(zhí)應寫信或電話催回，以防丟失。

　　4.使人事檔案能夠隨著我校的人事變動，干部職務變動而及時調整，人事處及組織部應將人事變動情況、干部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后，人事處有關負責人應及時通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關部門負責人應在一個月以內追回檔案，最多不超過三個月。

　　5.職工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到接收單位人力資源管理部門轉來的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達之日算起，按有關部門的收費規(guī)定收取檔案保管費。自動離職人員的人事檔案必須在外調手續(xù)完備的情況下，方可轉出。

　　6.校各部門應積極配合人事檔案室做好教工檔案的轉遞工作。

　　7.不屬于在職人員的代管人事檔案，在檔案轉出時，按照學校有關文件規(guī)定收取管理費用和其他費用。

　　8.是轉出的干部人事檔案或材料要嚴密包封，并加蓋機密章，有關人員認真填寫《干部人事檔案轉出登記表》。

　　七、核查制度

　　1.事檔案管理部門對所管理的檔案要定期的進行檢查核對，一般每半年核對一次，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。

　　2.提供利用的人事檔案，再回收時，要嚴格檢查，經核對無誤后，方可入庫。

　　3.理好的人事檔案入庫前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對，發(fā)現(xiàn)錯誤，及時糾正。

　　4.出和接收人事檔案時，應將材料與目錄檢查核對一遍，防止張冠李戴或缺少材料。

　　5.收集的人事檔案材料，應檢查是否屬于歸檔材料，是否齊全完整，是否符合歸檔要求，是否手續(xù)完備。

關于檔案管理制度2

　　(一)干部人事檔案材料收集制度

　　1.嚴格按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，明確收集范圍，認真做好干部人事檔案材料的收集與補充工作;

　　2.檔案工作人員要積極主動地與干部人事檔案材料形成部門取得聯(lián)系，及時掌握形成干部人事檔案材料的信息，主動地索要應歸檔的人事檔案材料;

　　3.干部人事檔案材料的形成部門，應在形成正式材料后的一個月內，將材料送交校檔案館人事檔案室歸檔;

　　4.檔案工作人員對收集的干部人事檔案材料，要認真進行核對，對缺少的材料要逐一進行登記，及時催要，對不符合歸檔要求的材料，要及時通知形成檔案材料部門補送材料或補辦手續(xù)，形成材料的部門要按規(guī)定認真辦理;

　　5.對不屬于歸檔的材料要及時退回材料形成部門。

　　(二)干部人事檔案材料鑒別、歸檔制度

　　1.嚴格把好干部人事檔案材料“入口關”，對收集的檔案材料要認真鑒別，嚴格審核;

　　2.歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料;

　　3.歸檔材料必須齊全完整、真實、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備，有承辦單位的.簽章或個人署名，有形成材料的日期;需經組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入檔案;

　　4.殘缺不全、頭尾不清、不符合歸檔要求的材料，不能歸入檔案，不屬于歸檔范圍的材料不得擅自歸檔;

　　5.干部人事檔案材料應統(tǒng)一使用16開紙(19×26.5厘米)，材料左邊應留出2—2.5厘米的裝訂邊，不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫，不得用計算機打印簽名;

　　6.凡屬于應歸入干部檔案的材料，應按照中組部《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷，零星檔案材料每兩年裝訂入卷一次。

　　(三)干部人事檔案查(借)閱制度

　　1.查(借)閱干部人事檔案必須是中共黨員，并填寫《查閱干部檔案審批表》，由查閱單位負責人簽字，檔案館領導審批后，方可查(借)閱;

　　2.任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案;

　　3.查(借)閱檔案時，檔案工作人員應根據(jù)規(guī)定，確定是否提供或是確定提供材料的范圍，凡與查閱內容無關的材料，不得翻閱，并對提供查閱的檔案進行登記;

　　4.查閱人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外散布檔案內容;

　　5.查閱人員未經許可，不得擅自摘錄或復制檔案內容;

　　6.查閱人員必須愛護檔案，嚴禁在檔案材料上涂改、圈劃、批注、抽取、增添、撤換、損壞檔案;違反者應視情節(jié)輕重，予以批評教育，直至紀律處分;假公濟私者，按違犯《中華人民共和國檔案法》處理;

　　7.檔案一般不外借，特殊情況須借用時，要說明理由，經檔案館領導批準，嚴格履行借閱手續(xù)，方可借出，借閱檔案一般不超過15天，并不準擅自復制、抄錄及轉借他人;不準攜帶檔案材料進入公共場所參觀、游覽、探親訪友。

　　(四)干部人事檔案轉遞制度

　　1.轉遞干部人事檔案必須做到及時、準確、安全;

　　2.干部因工作調動或職務變動檔案轉出，檔案工作人員在接到調檔函后，經人事處簽章及檔案館領導審批后，一個星期內將檔案轉給新的主管單位;

　　3.轉出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定進行認真的檢查、整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出;

　　4.轉遞檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的《干部檔案轉遞通知單》的項目詳細登記，嚴密包封;

　　5.干部檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取，嚴禁郵寄或交本人自帶;

　　6.轉出的檔案逾期一個月未收到回執(zhí)的，應發(fā)函或打電話詢問，以防丟失;

　　7.收到轉遞來的檔案，經檢查核對無誤后，應在回執(zhí)上簽名蓋章退回發(fā)檔單位。

　　(五)干部人事檔案檢查核對統(tǒng)計制度

　　1.建立檔案工作臺帳登記制度，做到勤檢查、勤核對，每年全面檢查核對統(tǒng)計一次檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時解決;

　　2.提供利用后的干部人事檔案，入庫前要認真檢查，仔細核對，確認無誤后方可入庫;

　　3.干部檔案轉出或轉入時，要認真對照目錄檢查核對，防止張冠李戴放錯卷或缺少材料;

　　4.整理好的干部人事檔案入庫前，還要逐卷逐份逐頁進行檢查核對，發(fā)現(xiàn)差錯及時糾正。

　　(六)干部人事檔案的保管、保密制度

　　1.嚴格遵守黨和國家的保密法規(guī)，認真履行職責，嚴格照章辦事，做好干部人事檔案的保管保密工作;

　　2.非檔案工作人員一律不得進入庫房;

　　3.檔案工作人員要嚴格執(zhí)行查(借)閱檔案審批手續(xù)，不得擅自擴大檔案的利用范圍，不得將檔案私自帶出檔案室或私自借給他人：

　　4.認真做好防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防蟲鼠、防光、防有害生物等“八防”工作;

　　5.嚴禁吸煙，保持庫房的清潔和庫內適宜的溫濕度(溫度14℃—24℃、相對濕度為45% —65%);

　　6.堅持庫房檢查制度，每周檢查一次，防止不安全因素發(fā)生，發(fā)現(xiàn)異常情況，應及時采取措施，確保檔案安全;

　　7.堅持值班制度，下班前檔案要入庫，關好門窗，切斷電源;

　　8.嚴禁個人私自保存任何人的檔案材料;

　　9.檔案工作人員調動時，必須嚴格履行交接手續(xù);

　　10.對違反保密制度造成失、泄密事件的單位和個人，應視情節(jié)輕重，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》第二十四條規(guī)定給予處罰。

　　(七)人事檔案管理人員職責

　　1.熱愛本職工作，忠于職守，認真負責保管好教職工人事檔案，為國家積累檔案史料;

　　2.建立人事檔案臺帳，及時收集、鑒別、整理干部檔案材料，及時報送省管干部檔案材料;

　　3.嚴格執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度，認真辦理人事檔案的查(借)閱和轉遞;

　　4.及時登記教職工職務、工資變動情況; 5.為學校及有關部門提供教職工情況;

　　6.維護人事檔案的完整與安全，做好人事檔案的保密保護工作; 7.調查研究全校人事檔案工作情況，制定和修訂規(guī)章制度，搞好人事檔案的業(yè)務建設和業(yè)務指導;

　　8.完成領導交辦的其他事項。

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