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資料檔案管理制度

時(shí)間:2024-09-18 13:29:38 制度 我要投稿

資料檔案管理制度(15篇)

  在現(xiàn)在的社會(huì)生活中,制度起到的作用越來越大,制度是一種要求大家共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。那么相關(guān)的制度到底是怎么制定的呢?以下是小編精心整理的資料檔案管理制度,歡迎大家借鑒與參考,希望對(duì)大家有所幫助。

資料檔案管理制度(15篇)

資料檔案管理制度1

  1、學(xué)校成立專門的檔案資料室,專人負(fù)責(zé)管理各類檔案。

  2、凡家長學(xué)校所開展的所有活動(dòng),都必須有資料積累,并及時(shí)把資料歸并成冊(cè),分類裝訂。

  3、教師在家長學(xué);顒(dòng)中的'教案、隨筆、個(gè)案分析等都分門別類裝訂成冊(cè),交送資料統(tǒng)一保管。

  4、家長會(huì)簽到單、學(xué)員名冊(cè)、優(yōu)秀學(xué)員名冊(cè)等按學(xué)期分類裝訂,送資料定保管。

  5、資料室工作人員應(yīng)盡心盡職,做到資料裝訂分門別類,存放整齊有序,不漏收、漏裝資料。

  6、加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)資料室的管理,不間斷地進(jìn)行檢查,及時(shí)提出完善意見。

資料檔案管理制度2

  1、檔案鑒定制度

  1、檔案鑒定工作,是甄別和判定檔案的價(jià)值,并據(jù)以確定檔案“存毀”的工作。

  2、檔案鑒定工作,是一項(xiàng)科學(xué)性很強(qiáng)的工作,必須堅(jiān)持全面觀點(diǎn)、堅(jiān)持歷史觀點(diǎn)、堅(jiān)持發(fā)展觀點(diǎn)。

  3、檔案鑒定,必須按照黨和國家制定的鑒定工作原則和鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。

  4、檔案鑒定工作,必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進(jìn)行,一般應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)人員和有關(guān)單位代表參加的鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行。

  5、凡是經(jīng)過認(rèn)真的鑒定,判定為保存或銷毀的檔案,必須按照規(guī)定的程序,辦好鑒定手續(xù)。

  6、檔案鑒定工作,是一項(xiàng)決定檔案命運(yùn)的工作,檔案工作人員必須嚴(yán)肅、慎重地對(duì)待鑒定工作,嚴(yán)格遵守檔案鑒定工作制度。

  2、檔案借閱管理制度

  為了加強(qiáng)本單位檔案管理,搞好各門類檔案的提供利用工作,特制定以下制度:

  1、本單位各部門借閱檔案,必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標(biāo)準(zhǔn)辦理借閱手續(xù)。

  2、外單位來人查閱本單位檔案,需持單位介紹信并經(jīng)單位有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn),方可查閱,不得抄錄或借出。

  3、機(jī)密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標(biāo)準(zhǔn)》中的要求辦理。

  4、查閱各門類檔案應(yīng)在閱覽室內(nèi)進(jìn)行,不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的,需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人 批準(zhǔn),但借出時(shí)間不得超過一周,不得轉(zhuǎn)借他人。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù),確保檔案的完整與安全。

  5、珍貴的實(shí)物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。

  6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴(yán)格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現(xiàn)行責(zé)任。

  3、檔案保密管理制度

  一、檔案豎家的寶貴財(cái)富,企業(yè)各門類檔案本身具有機(jī)要性質(zhì),因此,檔案部門和工作人員,必須遵守保密制度,履行保密手續(xù),嚴(yán)格遵守保密十條原則,確保檔案的安全。

  二、凡是利用檔案,必須經(jīng)檔案人員提供,任何人不得直接動(dòng)用。

  三、借閱檔案必須嚴(yán)格按照檔案借閱制度辦理手續(xù),限期使用,按期返還,返還檔案要認(rèn)真檢查核對(duì),發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)追查。

  四、利用絕密、機(jī)密檔案以及引進(jìn)技術(shù)資料、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、專利、新產(chǎn)品、新工藝等技術(shù)文件材料,須嚴(yán)格履行審批手續(xù),未經(jīng)批準(zhǔn)的,嚴(yán)禁提供利用。

  五、外單位查閱檔案,需持介紹信經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)和主管部門批準(zhǔn)。復(fù)制檔案和外供圖紙和技術(shù)文件,統(tǒng)一由公司檔案信息中心嚴(yán)格按照審批手續(xù)提供,任何單位和個(gè)人一律無權(quán)外供。對(duì)于擅自向外轉(zhuǎn)借、提供圖紙資料和技術(shù)文件等檔案材料者,必須追查責(zé)任,對(duì)于嚴(yán)重?fù)p害國家和我公司利益者,要依法追查刑事責(zé)任。

  六、停產(chǎn)或已生產(chǎn)完畢的產(chǎn)品圖紙和技術(shù)文件材料以及其他經(jīng)鑒定審批擬銷毀的檔案資料,統(tǒng)一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收,統(tǒng)一銷毀,其他任何單位和個(gè)人一律無權(quán)處理或自行銷毀。

  七、發(fā)現(xiàn)有關(guān)泄密事件,應(yīng)立即報(bào)告,及時(shí)追查。

  八、不允許傳抄、自行翻印機(jī)密文件和帶密級(jí)的檔案材料。

  九、不允許將機(jī)密文件帶回家中和到領(lǐng)導(dǎo)辦公室隨意翻閱文件。嚴(yán)禁攜帶機(jī)密文件、檔案資料游覽、參觀、探親、友,出入公共場(chǎng)所。

  十、單位領(lǐng)導(dǎo)和保密小組要定期檢查保密工作,總結(jié)經(jīng)驗(yàn),堵塞漏洞嚴(yán)防失密、泄密發(fā)生。

  4、檔案復(fù)制制度

  1、本單位工因工作需要復(fù)制一般文件材料時(shí)要經(jīng)檔案室審批;本單位工復(fù)制本職工作范圍以外的檔案,需經(jīng)有關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意;復(fù)制機(jī)密檔案材料(局會(huì)議記錄等)須經(jīng)局檔案員和分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)審批后方可復(fù)制。

  2、外單位一般不予復(fù)制,確因工作需要應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)檔案員同意方可復(fù)制。

  3、 復(fù)制后要及時(shí)進(jìn)行登記。

  5、檔案統(tǒng)計(jì)制度

  1、檔案統(tǒng)計(jì)工作是以檔案工作中量的現(xiàn)象為對(duì)象,以表格、數(shù)字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的'現(xiàn)狀、發(fā)展過程及其一般規(guī)律性的工作。

  2、統(tǒng)計(jì)作用。檔案統(tǒng)計(jì)工作,為制定檔案工作的方針、政策,編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,開展檔案科學(xué)研究,進(jìn)行定性分析與定量分析,提供科學(xué)的依據(jù)。

  3、統(tǒng)計(jì)內(nèi)容。對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況,以及檔案的構(gòu)成、利用、機(jī)構(gòu)和人員等情況的基本統(tǒng)計(jì)和其他專門統(tǒng)計(jì)。

  4、統(tǒng)計(jì)任務(wù)。對(duì)檔案和檔案工作的發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析、提供資料,實(shí)行統(tǒng)計(jì)監(jiān)督。

  5、統(tǒng)計(jì)對(duì)象。對(duì)檔案實(shí)體及其管理狀況的統(tǒng)計(jì)和檔案事業(yè)的.組織與管理現(xiàn)狀的統(tǒng)計(jì)。

  6、統(tǒng)計(jì)方法。檔案統(tǒng)計(jì)工作,必須把零星的個(gè)別的原始資料,進(jìn)行綜合整理,使之成為能映整體現(xiàn)象的資料,再進(jìn)行分析和研究,總結(jié)出典型性的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),以提高檔案的科學(xué)管理水平。

  7、按期統(tǒng)計(jì)。平時(shí)必須積極收集資料,做好單項(xiàng)的統(tǒng)計(jì);半年必須做好各項(xiàng)工作的初步統(tǒng)計(jì);年終必須進(jìn)行全面的系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)。

  8、專人統(tǒng)計(jì)。配備統(tǒng)計(jì)人員,熟悉統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù);掌握統(tǒng)計(jì)資料,數(shù)字統(tǒng)計(jì)連貫;準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)數(shù)字,按時(shí)統(tǒng)計(jì)上報(bào)。

  6、檔案庫房管理制度

  1、檔案保管工作,是采用一定的技術(shù)設(shè)備、措施和方法,對(duì)檔案實(shí)行科學(xué)保管和保護(hù),防治檔案損毀,延長檔案壽命,維護(hù)檔案安全。

  2、按專業(yè)類項(xiàng)進(jìn)行保管,做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學(xué)化,以利于檔案的保護(hù)管理。

  3、堅(jiān)持以防為主、防治結(jié)合方針,切實(shí)做好檔案“十防”(即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密)工作,確保檔案完整安全。

  4、加強(qiáng)庫房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),逐步購置先進(jìn)設(shè)備,改善庫房管理?xiàng)l件;引用先進(jìn)科學(xué)技術(shù),實(shí)行科學(xué)管理。

  5、庫房要保持溫度在攝氏14-24°c,相對(duì)濕度在45-60%之內(nèi);保持清潔干凈,做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。

  6、庫房管理人員要做到天天打掃衛(wèi)生,每天上下班各檢查一次溫濕度,每月清理二次檔案柜衛(wèi)生,發(fā)現(xiàn)有字跡褪變和紙張破損的案卷,及時(shí)進(jìn)行搶救。

  7、接交進(jìn)館的檔案,要認(rèn)真清點(diǎn),履行簽字接交手續(xù);檔案外借,要認(rèn)真清點(diǎn),履行批準(zhǔn)手續(xù),并保證按期歸還;筏作人員不得進(jìn)庫房,以防意外;在庫房里不準(zhǔn)吸煙。

  7、檔案銷毀制度

  1、檔案的銷毀,是指對(duì)沒有保存價(jià)值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續(xù)保存的檔案進(jìn)行銷毀處理。

  2、檔案銷毀,必須按照國家規(guī)定檔案銷毀的標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)格進(jìn)行鑒定。

  3、經(jīng)過鑒定確需銷毀的檔案,必須寫出銷毀檔案內(nèi)容分析報(bào)告,列出檔案銷毀清冊(cè)。

  4、檔案銷毀,必須嚴(yán)格執(zhí)行審批制度,履行批準(zhǔn)手續(xù)。

  5、批準(zhǔn)銷毀的檔案,應(yīng)及時(shí)送造紙廠化為紙漿或焚毀,且要有兩人鑒銷;銷毀完畢,鑒銷人要在銷毀清冊(cè)上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。

  6、檔案的銷毀,必須在相應(yīng)的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上注明“已銷毀”。

  8、統(tǒng)計(jì)資料檔案管理制度

  一、統(tǒng)計(jì)檔案包括:統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳、統(tǒng)計(jì)年報(bào)及統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析、文件等有保存價(jià)值的統(tǒng)計(jì)資料。

  二、統(tǒng)計(jì)檔案屬國家所有,任何人不得據(jù)為已有,統(tǒng)計(jì)人員因工作變動(dòng)時(shí),必須移交所有統(tǒng)計(jì)檔案資料。

  三、統(tǒng)計(jì)檔案要有專人負(fù)責(zé),并嚴(yán)格遵守檔案管理的`有關(guān)規(guī)定,統(tǒng)一編號(hào)、統(tǒng)一格式裝訂,保管期限按照國家檔案管理制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

  四、統(tǒng)計(jì)檔案嚴(yán)格執(zhí)行統(tǒng)計(jì)檔案資料的保密制度,不準(zhǔn)外借,不準(zhǔn)私自帶回家中,不準(zhǔn)損壞丟失。

  五、統(tǒng)計(jì)檔案要及時(shí)整理歸檔,并妥善保管。

資料檔案管理制度3

  一、凡是幼兒園各崗位認(rèn)為有價(jià)值的資料,均需要存檔。

  所謂的“有價(jià)值”,有幾個(gè)判定標(biāo)準(zhǔn):

  1、由于幼兒園的工作是一年復(fù)一年,因此,各崗位來年還要用的資料,一定要建檔。有否建檔的意識(shí),是衡量一個(gè)老師是否具有科研意識(shí)的`一個(gè)重要標(biāo)志。

  2、自己在工作當(dāng)中很困惑的問題,或者是自己認(rèn)為工作中的重點(diǎn)問題,通過努力,解決了,這些資料需要保留,以便為后來者提供借鑒。

  3、自己在各種雜志或各種會(huì)議上所搜集到有關(guān)資料。

  二、幼兒檔案、教職工檔案、園史檔案要建檔。

  三、幼兒園要逐漸實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。提高幼兒教師的計(jì)算機(jī)操作水平,傳遞計(jì)算機(jī)輔助管理、輔助教學(xué)的意識(shí),是新世紀(jì)幼兒園的一個(gè)目標(biāo)。

資料檔案管理制度4

  一、社區(qū)各種門類的檔案,由社區(qū)村委會(huì)指定專人統(tǒng)一管理,做到分類清楚,存放有序,查詢方便。

  二、資料一般按年度分類歸檔,各個(gè)檔案卷中均附有案卷目錄。

  三、原始記錄材料堅(jiān)持做到隨時(shí)發(fā)生、隨時(shí)記錄、隨時(shí)整理歸檔,因特殊原因一時(shí)漏記的要及時(shí)補(bǔ)記。

  四、根據(jù)氣候變化,做好檔案資料的防火、防潮和防蟲蝕等,確保檔案資料的'完好無損。

  五、檔案管理人員變動(dòng)時(shí),必須辦理交接手續(xù),嚴(yán)格核實(shí)交接的檔案。

資料檔案管理制度5

  第一條:為規(guī)范分局稅收征管資料管理,維護(hù)征管檔案的完整和安全,促進(jìn)稅收征管檔案管理的發(fā)展,更好的為稅收征管服務(wù),根據(jù)某地局iso9001質(zhì)量管理體系的有關(guān)規(guī)定,制定本制度。

  第二條:本制度所稱稅收征管資料,是指在征管全過程中形成的與稅收征管有關(guān)的文件、憑證、報(bào)表、帳冊(cè)、文書、案卷等不同形式或載體的記錄。

  社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)和其他地方規(guī)費(fèi)的征管資料管理適用本制度。

  第三條:稅收征管資料管理遵循科學(xué)規(guī)范、安全集中、系統(tǒng)完整、簡便實(shí)用、真實(shí)準(zhǔn)確的原則。

  稅收征管資料管理內(nèi)容包括采集(錄入)、整理、移交、歸檔、移送、保管、調(diào)閱等部分。

  第四條:稅收征管資料管理實(shí)行屬地負(fù)責(zé)制,各征管組負(fù)責(zé)征管資料的收集、整理和歸檔等工作,綜合組負(fù)責(zé)征管資料管理工作的檢查、指導(dǎo)和監(jiān)督,并接受上級(jí)稅務(wù)機(jī)關(guān)的檢查、指導(dǎo)和監(jiān)督,不斷提高征管資料管理的質(zhì)量和水平。

  第五條:建立征管資料檔案室和專用檔案柜,配備忠于職守、熟悉業(yè)務(wù)、保守機(jī)密、認(rèn)真負(fù)責(zé)的檔案管理人員。

  第六條;征管資料按基本資料、分戶資料和綜合資料等分類管理,具體為:稅務(wù)登記類、帳簿憑證類、納稅申報(bào)類、稅款征收類、發(fā)票管理類、稅務(wù)檢查類、綜合類、征管質(zhì)量考核類等。

  第七條:各征管組對(duì)征管資料的收集、整理、審核、歸檔一般按以下歸集流程操作:收集資料————整理資料————按年度、類別、保管期限分類————按標(biāo)準(zhǔn)裝訂資料————排列編號(hào)————裝盒編目————移交上柜。

  第八條:綜合組在稅務(wù)檢查中形成的檢查資料,按規(guī)定整理、傳遞和歸檔,并在結(jié)案后10天內(nèi)復(fù)印送交征管組,進(jìn)入戶管檔案。

  第九條:歸檔資料必須是稅收征管各環(huán)節(jié)辦理完畢后的正式資料。資料應(yīng)文字清楚、內(nèi)容完整、手續(xù)齊全。資料格式原則上以上級(jí)局制定的表證單書式樣及規(guī)格為準(zhǔn)。

  第十條:企業(yè)、從事生產(chǎn)經(jīng)營的事業(yè)單位等的稅收征管資料實(shí)行一戶一檔。戶管檔案內(nèi)容應(yīng)包括從稅務(wù)登記到稅款入庫,整個(gè)征管過程的全部資料,并按稅務(wù)登記、納稅申報(bào)、稅款征收、稅務(wù)檢查、財(cái)務(wù)報(bào)表等項(xiàng)目分類順序歸檔。

  個(gè)體工商戶的征管資料一般按街道、地段、行業(yè)等歸檔,實(shí)行十戶一檔。并按稅務(wù)登記、定稅、申報(bào)、征收、停復(fù)業(yè)等項(xiàng)目順序歸檔。

  第十一條:分戶檔案中的'稅務(wù)登記類資料歸入當(dāng)年度檔案。

  第十二條:征管資料歸檔時(shí),應(yīng)按稅收征管環(huán)節(jié)、時(shí)間順序依次排列。同類資料應(yīng)排放在一起,以便查閱和調(diào)用。

  永久、長期保管的資料檔案必須去掉金屬物。

  歸檔資料應(yīng)依據(jù)分類和資料編號(hào)編制資料目錄。目錄的標(biāo)題應(yīng)按所歸檔的征管資料的分類填寫,并按資料的排列順序編寫頁碼。

  歸檔資料目錄應(yīng)置于歸檔資料之首。

  第十三條:建立健全征管資料的傳遞、登記、保管、借閱等項(xiàng)管理制度,并對(duì)資料的歸集、保管、借用等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。

  往年資料必須由檔案室保存,當(dāng)年資料由各征管組分別歸集,集中到專柜保管。

  第十四條:征管資料檔案的保管必須做到“三!、“六防”,即:專人、專柜、專室,并有防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防高溫等措施。

  第十五條:征管資料調(diào)閱、復(fù)制、移送應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理的有關(guān)規(guī)定,履行必要的手續(xù),依法為納稅人的情況保密。

資料檔案管理制度6

  第一條、項(xiàng)目文件的整理

  1、建設(shè)項(xiàng)目所形成的全部項(xiàng)目文件在歸檔前應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定,并按檔案管理的要求,由文件形成單位進(jìn)行整理。

  2、建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運(yùn)行文件及驗(yàn)收文件,應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)內(nèi)容分別按年度、項(xiàng)目的單項(xiàng)或單位工程整理

  3、勘查、設(shè)計(jì)單位形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件,應(yīng)按項(xiàng)目或?qū)I(yè)整理。

  4、施工技術(shù)文件應(yīng)按單項(xiàng)工程的專業(yè),階段整理;檢查驗(yàn)收記錄、質(zhì)量評(píng)定及監(jiān)理文件按單位工程整理。

  5、設(shè)備、技術(shù)、工藝、專利及商檢索賠文件應(yīng)由承辦單位整理;現(xiàn)場(chǎng)使用的`譯文及安裝調(diào)試形成的非標(biāo)準(zhǔn)圖、竣工圖、設(shè)計(jì)變更、試運(yùn)行及維護(hù)中形成的文件,工程事故處理文件由施工單位整理。

  第二條、項(xiàng)目文件的組卷

  1、組卷要遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn),保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系;分類科學(xué),組卷合理;法律性文件手續(xù)齊備,符合檔案管理要求。

  2、項(xiàng)目施工文件按單項(xiàng)工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷:項(xiàng)目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷;設(shè)備文件按專業(yè)、臺(tái)件等組卷;管理性文件按問題、時(shí)間或項(xiàng)目依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗(yàn)收文件組卷;監(jiān)理文件按文種組卷;原材料試驗(yàn)按單項(xiàng)工程、單位工程組卷。

  3、案卷及卷內(nèi)文件不重份;同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件。該卷保管期限從長。

  第三條、案卷與卷內(nèi)文件的排列

  1、管理性文件按問題、時(shí)間或重要程度排列。

  2、施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測(cè)試驗(yàn)記錄、評(píng)定、驗(yàn)收排列。

  3、設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行維修等順序排列。

  4、竣工圖按專業(yè)、圖號(hào)排列。

  5、卷內(nèi)文件一般文字在前,圖樣在后;譯文在前,原文在后;正件在前,附件在后;印件在前,定(草)稿在后。

  第四條、卷內(nèi)編目,裝訂必須符合規(guī)定要求,詳見綜合科檔案管理制度

  第五條、聲像材料整理

  聲像材料整理時(shí)應(yīng)附文字說明。對(duì)事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容進(jìn)行著錄。

  第六條、項(xiàng)目文件的歸檔

  1、建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)、各施工承包單位、監(jiān)理單位應(yīng)在建設(shè)項(xiàng)目完成后,將經(jīng)整理,編目后所形成的項(xiàng)目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求,向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔。

  2、根據(jù)基本建設(shè)程序和項(xiàng)目特點(diǎn),歸檔可按階段分期進(jìn)行,也可在單項(xiàng)工程或單位工程完成并通過竣工驗(yàn)收后于竣工驗(yàn)收文件一并歸檔。

  3、歸檔文件應(yīng)完整、成套、系統(tǒng)。應(yīng)記述和反應(yīng)建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工及竣工驗(yàn)收的全過程;真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反應(yīng)項(xiàng)目建設(shè)過程和竣工的實(shí)際情況,圖物相符,技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備;文件質(zhì)量應(yīng)符合項(xiàng)目文件質(zhì)量要求的規(guī)定。

  4、勘查、設(shè)計(jì)、施工及建立單位需向本礦歸檔的文件,應(yīng)按國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定和附表1的要求單獨(dú)立卷歸檔。

  5、外文資料應(yīng)將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文,經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。

  第七條、項(xiàng)目文件的歸檔審查施工單位在項(xiàng)目竣工文件收集,編制和整理后,應(yīng)依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對(duì)文件的完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查或三方會(huì)審,經(jīng)建設(shè)單位確認(rèn)并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)。

  第八條、項(xiàng)目文件的歸檔時(shí)間

  1、除受委托進(jìn)行項(xiàng)目檔案匯總整理外,各施工承包單位應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)體完成后三個(gè)月內(nèi)將項(xiàng)目文件向建設(shè)單位歸檔;有尾工的應(yīng)在尾工完成后及時(shí)歸檔。即:在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔,周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

  2、外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱設(shè)備驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記,安裝調(diào)試后歸檔(任務(wù)結(jié)束后一周內(nèi)向上級(jí)檔案室移交)。

  3、電子文件的邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。

  4、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔(一周內(nèi))。

  5、下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔:

  5.1、變更、修改、補(bǔ)充的文件材料;

  5.2、礦內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料;

  5.3、礦產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料;

  5.4、其他臨時(shí)活動(dòng)形成的文件材料。

資料檔案管理制度7

  1.總則

  1.1為確保工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),確保檔案案卷合格率,使工程檔案管理順利達(dá)到《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的要求,特制定本制度。

  1.2基本建設(shè)工程檔案資料是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目,從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的過程中形成的有歸檔保存價(jià)值的文件資料,包括項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、竣工等工作活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表和其它載體的材料。

  1.3基本建設(shè)工程檔案資料是國家、企業(yè)的寶貴財(cái)富,是勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工和管理人員的勞動(dòng)結(jié)晶。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》,各級(jí)人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)和崗位職責(zé),各級(jí)人員應(yīng)對(duì)自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目所形成的、具有保存價(jià)值的文件材料,認(rèn)真做好立卷歸檔工作,并確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性。

  2工程檔案管理制度

  2.1檔案資料管理

  2.1.1工程檔案資料工作是工程建設(shè)過程的一部分,應(yīng)納入建設(shè)全過程管理并與工程建設(shè)同步。行政部集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案資料,對(duì)工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查,并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。

  2.1.2工程建設(shè)中,各種技術(shù)資料交由行政部統(tǒng)一管理發(fā)放,各有關(guān)部門和單位指定專人辦進(jìn)領(lǐng)用手續(xù)。

  2.1.3設(shè)備到貨后,由技術(shù)部匯同有關(guān)部門開箱驗(yàn)收后,設(shè)備資料(歸檔的發(fā)給施工單位的)統(tǒng)交行政部統(tǒng)一管理,造冊(cè)登記并建立收發(fā)明細(xì)帳。各單項(xiàng)工程總體驗(yàn)收由技術(shù)部對(duì)其各種技術(shù)文件和竣工資料進(jìn)行查驗(yàn),各項(xiàng)工程竣工決算的最后付款必須由技術(shù)部對(duì)竣工資料簽收合格后支付。

  2.1.4購置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)由行政部門統(tǒng)一申請(qǐng),經(jīng)批準(zhǔn)后按計(jì)劃辦理,或委托有關(guān)部門自行辦理。凡購置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)銷憑證,一律由檔案室簽收后方可辦理報(bào)銷手續(xù)。

  2.2歸檔文件的質(zhì)量規(guī)定

  2.2.1凡合同、協(xié)議等文件材料均應(yīng)為正本(即必須有各方代表符合規(guī)定的親筆簽名,有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔,簽字方不能用副本或復(fù)印件歸檔)。

  2.2.2施工技術(shù)記錄、工程簽證單、試運(yùn)記錄、設(shè)計(jì)修改通知單(含工程聯(lián)系單)等表格和數(shù)據(jù)均應(yīng)用70g以上的白色書寫材料書寫并原件(如表式為復(fù)印件,數(shù)據(jù)雖用合格材料書寫也不能作為原件;驗(yàn)收簽證單中的各方人員必須簽名齊全,不能以蓋章或打印件代替簽名)歸檔。

  2.2.3調(diào)試措施,方案和報(bào)告等均應(yīng)為油印件或激光打印機(jī)打印件,不能用復(fù)印件或普通色帶打印件,以保證字跡的耐久性。

  2.2.4主送和抄送本單位的文件材料均應(yīng)以紅頭文件(不能用復(fù)印件)歸檔。2.2.5書寫規(guī)定

  A)書寫字跡工整,圖樣清晰。

  B)書寫墨水應(yīng)為碳素墨水,嚴(yán)禁用圓珠筆或鉛筆書寫。

  C)文件書寫格式應(yīng)用橫行排列,文件段落,章節(jié)編排,按有關(guān)文件編寫要求;漢字簡化應(yīng)符合國家頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定。

  3工程文件收發(fā)及管理規(guī)定

  為加強(qiáng)工程文件收發(fā)管理,理順傳遞關(guān)系,并按工程進(jìn)度作好工程文件的提供利用,特制定本制度。

  3.1工程文件接收

  3.1.1各單位提供給技術(shù)部的工程文件(工程技術(shù)文件、圖紙資料)由行政部統(tǒng)一接收;上級(jí)黨政主管機(jī)關(guān)所發(fā)的行政及黨務(wù)方面的文件也由行政部統(tǒng)一接收。

  3.1.2技術(shù)部其它部門或個(gè)人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件,一律交行政部。

  3.1.3設(shè)備文件,技術(shù)部匯同有關(guān)部門對(duì)設(shè)備開箱驗(yàn)收后,及時(shí)將設(shè)備資料立卷歸檔;設(shè)備文件資料由行政部統(tǒng)一歸口發(fā)放給有關(guān)單位。

  3.1.4技術(shù)部對(duì)接收的工程文件資料,必須進(jìn)行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)通知寄發(fā)單位補(bǔ)發(fā)。

  3.1.5登記完畢的工程文件,應(yīng)及時(shí)予以處理,在保證歸檔份數(shù)后,應(yīng)按技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)審定的工程文件及時(shí)分發(fā)給有關(guān)單位和部門。

  3.1.6對(duì)接收的密級(jí)文件資料,要嚴(yán)格按保密規(guī)定妥善收存,并認(rèn)真執(zhí)行密級(jí)文件資料的借閱規(guī)定。

  3.2工程文件資料發(fā)放

  3.2.1分發(fā)外單位和部門的`工程文件資料由行政部統(tǒng)一辦理。

  3.2.2呈送上級(jí)單位的工程文件由技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)確定發(fā)放單位和數(shù)量。

  3.2.3為避免工程文件資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的錯(cuò)發(fā)現(xiàn)象,圖紙、資料領(lǐng)取單位應(yīng)指定領(lǐng)取人名單,并書面通知行政部;行政部按指定名單發(fā)放工程文件資料。4行政部門檔案管理職責(zé)

  參建單位(總承包、發(fā)包、建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、承辦單位)應(yīng)按各自的職責(zé),將負(fù)責(zé)承建、承辦的項(xiàng)目文件材料進(jìn)行收集、積累、整理,按照歸檔要求移交建設(shè)單位。項(xiàng)目實(shí)行總承包的,由總承包單位負(fù)責(zé)對(duì)其總包項(xiàng)目的文件從形成到編制的全過程進(jìn)行監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。并負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)分包單位的歸檔工作。按規(guī)定向建設(shè)單位提交全套完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)的符合檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目檔案。

  由建設(shè)單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的,由各承包單位負(fù)責(zé)收集、積累、整理其承包項(xiàng)目的全部文件。

  設(shè)計(jì)單位:負(fù)責(zé)對(duì)形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)等文件進(jìn)行收集、積累、整理。

  監(jiān)理單位:負(fù)責(zé)對(duì)各參建單位在工程建設(shè)中文件的形成及竣工檔案的編制進(jìn)行監(jiān)督與審核,特別是對(duì)竣工圖完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)督和審查。負(fù)責(zé)收集、積累、整理、歸檔項(xiàng)目監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目文件的收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況,并審核、簽署。同時(shí)向建設(shè)單位提交有關(guān)專項(xiàng)報(bào)告。驗(yàn)證材料及其他監(jiān)理文件。試運(yùn)行單位:負(fù)責(zé)收集、積累、整理在生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備和試運(yùn)行中形成的文件。5施工單位歸檔范圍

  負(fù)責(zé)提交施工,安裝全部技術(shù)記錄(含隱蔽工程的各種資料)。負(fù)責(zé)提交分部試運(yùn)記錄及驗(yàn)收簽證書。負(fù)責(zé)提交分部試運(yùn)階段的方案、措施。

  負(fù)責(zé)提交全部機(jī)組建設(shè)期間的工程聯(lián)系單及總結(jié)。負(fù)責(zé)提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。調(diào)試單位歸檔范圍。

  負(fù)責(zé)提交所承擔(dān)的調(diào)試項(xiàng)目的調(diào)試方案、措施與調(diào)試報(bào)告等。負(fù)責(zé)提交調(diào)試過程中設(shè)備缺陷處理記錄。負(fù)責(zé)提交調(diào)試過程中變更設(shè)計(jì)資料及調(diào)試工作總結(jié)。負(fù)責(zé)提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。設(shè)計(jì)單位歸檔范圍

  負(fù)責(zé)提交項(xiàng)目(工程)各設(shè)計(jì)階段的設(shè)計(jì)文件。負(fù)責(zé)提交全部設(shè)計(jì)修改通知單。

  負(fù)責(zé)按時(shí)提交全套完整的竣工圖(一式八份)。并切實(shí)執(zhí)行竣工圖編制的有關(guān)規(guī)定。負(fù)責(zé)提交設(shè)計(jì)總結(jié)。

  負(fù)責(zé)提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)質(zhì)量監(jiān)督部門(質(zhì)量監(jiān)督中心站與質(zhì)量監(jiān)督站)監(jiān)理部門歸檔范圍

  負(fù)責(zé)提交監(jiān)理過程中形成的有關(guān)工程質(zhì)量,工期、投資監(jiān)理等方面的全部文件材料。監(jiān)理各專業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)施工單位、調(diào)試單位、質(zhì)量監(jiān)督部門的歸檔案卷實(shí)施審查,對(duì)被監(jiān)理單位歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé),并在案卷內(nèi)備考表審核人欄簽署。負(fù)責(zé)提交設(shè)計(jì)、施工、安裝、調(diào)試等單位歸檔完整齊全的證明材料。對(duì)不符合歸檔要求檔案的處理:

  對(duì)各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內(nèi)的文件,行政部有權(quán)退回立卷歸檔單位,立卷歸檔單位應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整改,直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。

  本公司全部文書、技術(shù)檔案及資料均可借閱、利用。本著既能保守檔案機(jī)密,又能充分發(fā)揮檔案凡因工作需要借閱者,須辦理下列手續(xù):

  6檔案、資料借閱制度

  5.1借閱檔案、資料一般只需由本人填寫借閱登記即可(注明:用途、領(lǐng)用時(shí)間、歸還時(shí)間)。歸還時(shí)管理人員要對(duì)其檢查之后方可歸檔。

  5.2借閱檔案、秘密技術(shù)檔案和資料,須填寫借閱單,經(jīng)部門經(jīng)理簽字同意即可。

  5.3絕密文書、技術(shù)檔案和資料一般不借出、不復(fù)制、不攝影,如確因工作需要,應(yīng)在借閱單上注明范圍、內(nèi)容、用途,先經(jīng)部門經(jīng)理同意,主管副總批準(zhǔn)、檔案人員只能按其范圍、要求、內(nèi)容提供利用。

  5.4外單位人員借閱檔案、資料者,憑單位介紹信,信上要注明查閱范圍、內(nèi)容、用途,屬機(jī)密、絕密檔案或資料,應(yīng)主管副總同意,總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱。

  5.5借閱的檔案材料要妥善保存,不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁等。借閱人必須妥善保管,防止丟失和泄密。未經(jīng)同意,不得復(fù)印、抄錄和轉(zhuǎn)借,不能見檔案內(nèi)容公開出去。如遇丟失,要及時(shí)寫出丟失報(bào)告,在沒有做出處理前停止借閱。

  5.6借閱時(shí)間在兩周以內(nèi),如需繼續(xù)使用可辦續(xù)借手續(xù)。對(duì)特殊情況需較長時(shí)間利用的要經(jīng)主管副總批準(zhǔn),但年末要將所借檔案交到檔案室進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)后重新借出。對(duì)長期借閱檔案不歸還,又不說明原因,不辦理續(xù)借手續(xù)的,行政人員要通知借閱部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)催還,否則對(duì)其整個(gè)部門暫停借閱。并嚴(yán)格按經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核辦法執(zhí)行。

  5.7凡借有檔案、資料者,在工作調(diào)動(dòng)、單位撤銷、退職、退休、生病住院或借后暫不使用者,必須將檔案或資料退回行政部,否則不能辦理調(diào)離手續(xù)。同時(shí)行政部如因工作需要有權(quán)將檔案、資料調(diào)回行政部。

資料檔案管理制度8

  為確保統(tǒng)計(jì)資料的完整及連續(xù)性,加強(qiáng)統(tǒng)計(jì)資料的保密管理和有效利用,統(tǒng)計(jì)資料實(shí)行檔案化管理。

  一、定期整理統(tǒng)計(jì)資料,加強(qiáng)統(tǒng)計(jì)資料管理。各種統(tǒng)計(jì)資料保存連續(xù)完整,及時(shí)按照歸檔要求整理、裝訂、編號(hào)、管理、移交;及時(shí)備份同期計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)資料、統(tǒng)計(jì)軟件,并保證與紙介質(zhì)資料一致,積極推行檔案存儲(chǔ)光盤化;能夠?qū)⒛甓冉y(tǒng)計(jì)資料整理成冊(cè)。

  二、設(shè)立專門的檔案櫥,確保檔案資料完好無損。

  三、各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表和分析資料、原始記錄及有關(guān)統(tǒng)計(jì)工作的文件、材料做到及時(shí)整理,分類入樓,并對(duì)歷史統(tǒng)計(jì)資料搞好搜集和整理。

  四、統(tǒng)計(jì)人員調(diào)動(dòng)或調(diào)整時(shí),要分類別、按時(shí)間先后順序搞好交接。交接的資料、材料要列出清單,并由交接雙方簽字。

  五、各種統(tǒng)計(jì)資料要妥善保管,嚴(yán)格遵守《統(tǒng)計(jì)法》和《保密法》中有關(guān)統(tǒng)計(jì)資料保密工作的規(guī)定,不得亂翻閱,嚴(yán)格借閱手續(xù),杜絕統(tǒng)計(jì)資料丟失現(xiàn)象的發(fā)生。

  六、按照文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn),及時(shí)向綜合檔案室移交,并辦理移交手續(xù)。

  一、綜合檔案室負(fù)責(zé)全院檔案(不含人事檔案)的''管理工作,有關(guān)部門按規(guī)定立卷后向綜合檔案室移交。

  二、實(shí)行科學(xué)管理,檔案庫房內(nèi)櫥具、設(shè)備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理系統(tǒng),編號(hào)科學(xué)規(guī)范、查找方便。

  三、定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、修復(fù)、整理,保持整潔完好。

  四、檔案的接收和移出都必須手續(xù)完備,室藏檔案必須賬物相符。

資料檔案管理制度9

  加強(qiáng)檔案資料管理,有助于保存住宅小區(qū)(大廈)的歷史資料,維護(hù)管理的連續(xù)性和規(guī)范化,便于房屋及設(shè)施設(shè)備的檢查、維護(hù)、更新和與業(yè)主的溝通、聯(lián)系。

  (一)管理內(nèi)容:

  1、工程檔案:從接管開始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設(shè)施設(shè)備資料等;

  2、業(yè)主檔案:所有業(yè)主購、租房合同(復(fù)印件),業(yè)主基本情況登記表、裝修申請(qǐng)表等;

  3、財(cái)務(wù)檔案:逐年形成的財(cái)務(wù)收支報(bào)表、物業(yè)維修基金使用報(bào)表等;

  4、文件檔案:有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等;

  5、管理資料:綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄,車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽(yù)資料等。

  (二)管理措施:

  1、制定檔案制度,并嚴(yán)格執(zhí)行;

  2、專人管理(由負(fù)責(zé)內(nèi)勤的.管理員擔(dān)任),專室專柜,編目造冊(cè),存放有序并且尊重業(yè)主隱私,保守秘密;

  3、科學(xué)管理,確保檔案資料完整、齊全,確保檔案完好率達(dá)100%;

  4、逐步實(shí)現(xiàn)智能化管理,計(jì)時(shí)可靠的掌握相關(guān)信息,提高管理水平。

資料檔案管理制度10

  為了使科研檔案的管理更加系統(tǒng)、規(guī)范和科學(xué),提高科研的管理水平,制定以下制度:

  一、科研檔案的建立規(guī)范

  1、檔案實(shí)行一題一檔制度。

  2、每個(gè)課題必不可少的'材料(開題報(bào)告、論證書、立項(xiàng)書、批準(zhǔn)書、中期成果鑒定、結(jié)題報(bào)告、驗(yàn)收鑒定書等)。課題研究過程中全部紀(jì)實(shí)材料及主卷的佐證材料。(現(xiàn)象記錄、調(diào)查問卷、訪談?dòng)涗洝⒔贪、教學(xué)實(shí)錄等)

  3、課題檔案材料要注意原始性、真實(shí)性。

  4、每卷檔案都要有卷首頁,便于查找。

  二、科研檔案內(nèi)容:

 。ㄒ唬、課題檔案

  課題檔案是在課題研究過程中形成的全部資料,它指文字資料、電子資料、音像資料等。

  1、前期檔案:包括課題實(shí)施方案、開題報(bào)告、論證報(bào)告、課題立項(xiàng)、申報(bào)材料、立項(xiàng)批準(zhǔn)書等。

  2、中期檔案:中期檔案是課題的核心部分。包括課題實(shí)施過程的原始材料(實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)處理、組織培訓(xùn)記錄、召開會(huì)議記錄、課題研究實(shí)錄等),中期研究成果(階段總結(jié)、論文、獲獎(jiǎng)證書等),階段檢查記錄等。

  3、后期檔案:包括課題研究總結(jié)、申請(qǐng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)題報(bào)告、最終科研成果、課題驗(yàn)收鑒定書,成果應(yīng)用等。

 。ǘ、教學(xué)成果檔案:論文、創(chuàng)新、教具制作

 。ㄈ、試題:試卷檔案

 。ㄋ模、綜合檔案

  包括:⑴各級(jí)教育行政和科研管理部門印發(fā)的有關(guān)科研工作的文件、法規(guī)、制度;⑵科研規(guī)劃、計(jì)劃、科研工作總結(jié);⑶有關(guān)會(huì)議材料、領(lǐng)導(dǎo)講話;⑷科研信息資料;⑸教師培訓(xùn)材料;⑹科研工作檢查記錄;⑺獲得的各種獎(jiǎng)勵(lì)材料等。

  三、科研檔案歸檔:

  1、原則上每學(xué)期進(jìn)行一次科研檔案的收集歸檔。根據(jù)工作性質(zhì),相關(guān)研究人員于期末將本學(xué)期資料交科研辦。

  2、歸檔工作實(shí)行簽字制度。

  3、對(duì)于個(gè)人有關(guān)資料,個(gè)人需要保留原件,應(yīng)將復(fù)印件交檔案室留存。

  4、課題檔案實(shí)行結(jié)題統(tǒng)一上交(或分階段上交)。

資料檔案管理制度11

  檔案資料是各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄,是各項(xiàng)職能的具體反映,公路工程建設(shè)監(jiān)理檔案資料是公路工程建設(shè)監(jiān)理的職能和工作內(nèi)容;是制止公路工程建設(shè)行為的隨意性和盲目性;保證建設(shè)行為符合國家法律、法規(guī)和有關(guān)政策;保證施工程序、質(zhì)量按規(guī)范的要求實(shí)施,進(jìn)度、造價(jià)按計(jì)劃、合同實(shí)行。

  1、對(duì)施工單位日常施工資料的真實(shí)性、完整性進(jìn)行檢查。

  2、對(duì)表格填寫中的問題給予解答。如表格中有產(chǎn)生歧義及疑問的地方,應(yīng)及時(shí)向業(yè)主或總監(jiān)理工程師辦公室請(qǐng)示,并將答復(fù)及時(shí)反饋施工單位。

  3、完成監(jiān)理獨(dú)立抽檢資料和獨(dú)立評(píng)定資料以及對(duì)所轄合同段的檔案資料進(jìn)行檢查、督導(dǎo)、匯總和移交。

  4、為實(shí)現(xiàn)公路工程竣工資料規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理目標(biāo),駐地監(jiān)理辦在工程監(jiān)理過程中必須使用建設(shè)單位統(tǒng)一印制的'抽檢檢查表格及指令性表格。

  5、從建設(shè)項(xiàng)目開工之日起,駐地監(jiān)理辦安排專人收集、分類整理存檔的文件、重要會(huì)議記錄、變更設(shè)計(jì)文件、綜合管理類的往來文件、獨(dú)立籌建資料及工程監(jiān)理過程中采集的照片、底片、音像、圖片、磁盤、光盤等非紙張載體資料,

  力求做到資料整理與施工進(jìn)度同步。在對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的形成、積累的資料分階段進(jìn)行整理、歸檔和保管工作中,屬于建設(shè)單位歸檔范圍的檔案資料,駐地監(jiān)理辦應(yīng)按時(shí)整理,工程竣工后移交建設(shè)單位。移交前綜合管理類文件、、重要會(huì)議記錄、變更設(shè)計(jì)文件及非紙張載體資料按年度、按合同段、按問題、按保管期限進(jìn)行整理;獨(dú)立抽檢資料按合同段、以每公里為單元或按單位工程、分部、分項(xiàng)工程以方向進(jìn)行整理。

  6、駐地監(jiān)理辦設(shè)一位負(fù)責(zé)人分管檔案資料工作,并建立與工程檔案資料工作任務(wù)相適應(yīng)的管理機(jī)構(gòu),配備檔案資料管理人員,制定管理制度,統(tǒng)一管理本建設(shè)項(xiàng)目在監(jiān)理過程中形成的檔案資料,并配備必要的檔案設(shè)備。

  7、駐地監(jiān)理辦必須做好檔案資料的管理工作,對(duì)管理處、總監(jiān)辦、駐地監(jiān)理辦、承包人、地方政府、設(shè)計(jì)單位之間的有關(guān)質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用及其它的一切往來函件和報(bào)表均應(yīng)分類編號(hào)歸檔保存。

資料檔案管理制度12

  一、檔案保密制度

  1、嚴(yán)守黨和國家有關(guān)保密工作規(guī)定,杜絕以各種形式泄露檔案材料中有關(guān)保密的內(nèi)容。

  2、各類檔案材料必須指定上可靠,工作責(zé)任心強(qiáng)的專(兼)職人員進(jìn)行集中管理。

  3、嚴(yán)禁私自將檔案資料帶出檔案室,需保密的檔案資料的借閱,必須履行審批手續(xù)。

  4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案材料和不需要?dú)w檔的材料,應(yīng)指定專人進(jìn)行銷毀,不得當(dāng)廢紙?zhí)幚怼?/p>

  5、檔案工作人員要嚴(yán)守工作崗位,堅(jiān)持下班、外出時(shí)認(rèn)真清理、存放好檔案和關(guān)窗、落鎖制度。

  6、檔案人員一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料有丟失情況時(shí),要及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門報(bào)告,采取措施進(jìn)行查找,并追查責(zé)任。

  二、立卷歸檔制度

  1、凡學(xué)校工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料,均由各部門進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔,并按有關(guān)規(guī)定向檔案室移交,任何部門和個(gè)人不得占為己有或擅自處理。

  2、學(xué)校檔案室的歸檔時(shí)間:文書、會(huì)計(jì)檔案材料每年五月份進(jìn)行立卷歸檔;教學(xué)、學(xué)籍檔案材料每學(xué)年結(jié)束后立卷歸檔?萍紮n案、基建、科研檔案和設(shè)備、儀器檔案材料均在工作結(jié)束后和設(shè)備、儀器安裝試用后立卷歸檔。

  3、學(xué)校檔案分為永久、30年、10年三個(gè)保管期限。

  4、卷內(nèi)文件應(yīng)齊全完整。收文應(yīng)有正文、附件、辦理結(jié)果;發(fā)文應(yīng)有定稿、印本、附件;來往文書應(yīng)有請(qǐng)示、批復(fù);處分材料應(yīng)有綜合、旁證、個(gè)人交待和處分結(jié)果。

  5、卷內(nèi)文件排列要正文在前,附件在后;印本在前、底稿在后;批復(fù)在前,請(qǐng)求在后。各類案卷均要填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)文件要編寫張次號(hào)。歸檔的文件材料要字跡清楚,紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備。不準(zhǔn)用鉛筆、園珠筆和復(fù)寫紙書寫,并拆除卷內(nèi)金屬物。

  6、案卷裝訂要整齊美觀。標(biāo)題一般應(yīng)有作者、問題、名稱,能映卷內(nèi)文件內(nèi)容,上無誤,文詞上簡明確切。封面填寫要字跡工整清潔。

  7、文件材料歸檔后,檔案人員應(yīng)本著便于保管、方便利用的原則對(duì)案卷進(jìn)行必要的加工整理、編目、登記和統(tǒng)記,做到排列有序,并按年代和保管期限編號(hào)。

  8、歸檔文件目錄分保管期限裝訂并編制目錄。

  三、檔案保管制度

  1、檔案庫房需保持適宜溫濕度,適時(shí)通風(fēng)降溫。

  2、檔案庫房須安裝防盜門,防盜窗和雙保險(xiǎn)鎖,庫房照明必須使用白熾燈。

  3、嚴(yán)禁在庫房吸煙,嚴(yán)禁存放易燃易爆物品用其他物品。對(duì)庫內(nèi)照明線路要定期檢查,發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)搶修,防止短路引起火災(zāi)。

  4、做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。

  5、要堅(jiān)持定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查、清理、核對(duì)工作,如發(fā)現(xiàn)問題,立即向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,對(duì)破損或褪變檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行搶救處理。

  6、檔案庫房要經(jīng)常打掃,保持清潔,嚴(yán)禁將有害物質(zhì)帶入庫房。

  7、檔案室管理人員進(jìn)出檔案室應(yīng)隨手關(guān)門,非檔案管理人員未經(jīng)許可不得隨意入內(nèi)。

  四、檔案查閱制度

  1、積極開展檔案的利用工作,改善服務(wù)態(tài)度,提高服務(wù)質(zhì)量,滿足各方面的查檔需求,充分發(fā)揮檔案在兩個(gè)文明建設(shè)中的作用。

  2、檔案人員要熟悉家底,了解需求,掌握規(guī)律,做到主動(dòng)、及時(shí)、準(zhǔn)確提供利用。

  3、本單位工作人員查閱其所屬業(yè)務(wù)檔案,需經(jīng)辦理登記手續(xù)后,方可查閱并有責(zé)任及時(shí)將查閱檔案利用效果饋給檔案室。

  4、凡外單位查檔者必須持有該單位的介紹信,注明查檔內(nèi)容和用途,履行登記手續(xù),經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意的方可查閱。

  5、檔案一般不許外借,確因工作需要經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意,辦理借閱手續(xù),方可借出。但必須按期歸還。如超過規(guī)定時(shí)間還需借用,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

  6、凡查、借閱者對(duì)所查借閱的檔案材料,應(yīng)確保安全、完整,不得撕毀、拆卷、劃線、打圈、涂改、剪頁、水濕、煙燒,以保證檔案的.完好無損。

  7、利用者必須遵守保密規(guī)則,所查、借閱的檔案材料,未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意,不準(zhǔn)復(fù)制、拍照和對(duì)外公布。凡摘抄的有關(guān)檔案材料,用后一律交檔案室保存。

  8、借閱歸還檔案時(shí),檔案管理人員必須當(dāng)面清點(diǎn)。

  9、如遇借閱人員將檔案丟失,應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案室,寫出書面材料,利于采取補(bǔ)救措施。

  五、學(xué)校檔案的鑒定、銷毀和移交制度

  1、學(xué)校檔案室應(yīng)按上級(jí)教育行政部門和檔案管理部門關(guān)于檔案鑒定的規(guī)定,認(rèn)真做好檔案的鑒定工作。

  2、失去保存價(jià)值的檔案,可提出銷毀意見,并填寫銷毀清冊(cè),報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和上一級(jí)檔案管理部門審批后方可銷毀。

  3、銷毀時(shí)應(yīng)指定二人監(jiān)銷,并在銷毀清冊(cè)上簽字,方可執(zhí)行銷毀。

  4、檔案專(兼)職人員因工作變動(dòng),需辦移交手續(xù)時(shí),應(yīng)將全部檔案材料清點(diǎn)后,交予新的負(fù)責(zé)檔案工作的專(兼)職人員。

  5、交接檔案材料必須嚴(yán)格履行手續(xù),有關(guān)人員簽字,并注明交接時(shí)間,案卷數(shù)目等,以備查考。

資料檔案管理制度13

  檔案資料管理是學(xué)校常規(guī)管理的一個(gè)重要組成部分。它既是學(xué)校管理和教育、教學(xué)、財(cái)務(wù)工作的歷史紀(jì)錄,又是全校教職工工作成績的客觀見證,是學(xué)校常規(guī)管理的重要基礎(chǔ)工程。為此,制訂制度如下:

  1、成立檔案資料工作領(lǐng)導(dǎo)小組。由一名校長分管、校長辦公室主任具體負(fù)責(zé),教導(dǎo)處、總務(wù)處、教研組有關(guān)人員協(xié)助工作。

  2、健全文書檔案,堅(jiān)持專人收拆,及時(shí)登記、簽批、承辦,保證文件資料齊全完整,及時(shí)辦理。

  3、學(xué)校行政人秘檔案包括行政會(huì)議記錄,文書檔案、人事檔案各種計(jì)劃與安排,各種會(huì)議學(xué)習(xí)記錄。群團(tuán)教代會(huì)材料等分別由職能部門收集,交行政和校長辦公室整理,交檔案資料員,由檔案資料員整理、裝訂、歸檔。

  4、學(xué)校教學(xué)檔案包括教務(wù)會(huì)議記錄、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案、教育教學(xué)檔案、體育衛(wèi)生檔案等由教導(dǎo)處有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理交檔案資料室,由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

  5、學(xué)?倓(wù)處檔案包括總務(wù)處會(huì)議記錄、校舍、校產(chǎn)檔案、財(cái)務(wù)檔案、校園建設(shè)檔案、人員考核檔案、基建檔案等。由事務(wù)處有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理,交檔案資料室,由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

  6、學(xué)校的常規(guī)管理資料和財(cái)會(huì)檔案注重平時(shí)收集,一般每學(xué)期或每學(xué)年整理歸檔。由職能部門交檔案資料室,由檔案資料員負(fù)責(zé)歸檔立卷。

  7、積極做好檔案資料的`“四平時(shí)”(收集、整理、鑒定、立卷)工作,按照檔案立卷的原則和要求做好分類、組卷、編目、裝訂工作。

  8、檔案資料室堅(jiān)持做到“五防”:防火、防潮、防蟲、防光、防盜,確保檔案安全。

  9、積極提供利用,嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度。借閱檔案要辦理登記手續(xù),外單位查閱檔案須憑介紹信和本單位領(lǐng)導(dǎo)同意,并在本室查閱。查閱檔案不得隨意借出,不得涂改、抽換和拆散,不得損壞。

  10、按照保密制度的有關(guān)規(guī)定加強(qiáng)保密工作,嚴(yán)格注意保密,不得泄密。

  11、按照上級(jí)有關(guān)規(guī)定,努力創(chuàng)建合格檔案資料室和先進(jìn)檔案資料室。

資料檔案管理制度14

  第一條、項(xiàng)目檔案的整理

  全部項(xiàng)目檔案的匯總整理應(yīng)由建設(shè)單位負(fù)責(zé)進(jìn)行或組織,其內(nèi)容包括:

  1、根據(jù)專業(yè)主管部門的建設(shè)項(xiàng)目檔案分類編號(hào)規(guī)則以及項(xiàng)目的實(shí)際情況,設(shè)計(jì)、制定統(tǒng)一的項(xiàng)目檔案分類編號(hào)體系。小型項(xiàng)目直接按項(xiàng)目、結(jié)構(gòu)或?qū)I(yè)分類;大中型項(xiàng)目按工程或?qū)I(yè)分類,下設(shè)屬類。

  2、依據(jù)項(xiàng)目檔案分類編號(hào)體系對(duì)全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行統(tǒng)一的分類和編號(hào);生產(chǎn)使用單位需要按企業(yè)檔案統(tǒng)一進(jìn)行分類和編號(hào)的,建設(shè)單位(并責(zé)成設(shè)計(jì)、施工及建立單位)可用鉛筆臨時(shí)填寫檔案號(hào)。

  3、對(duì)全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行清點(diǎn)、編目,并編制項(xiàng)目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明。

  4、負(fù)責(zé)貫徹實(shí)行國家及本行業(yè)的技術(shù)規(guī)范及各種技術(shù)文件表格

  第二條、項(xiàng)目檔案的移交

  1、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收合格后,建設(shè)單位應(yīng)按合同及規(guī)定的要求,在項(xiàng)目正式通過竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi),向生產(chǎn)使用單位及其它有關(guān)單位辦理檔案移交。凡是分期或分機(jī)組的項(xiàng)目,應(yīng)在每期或每機(jī)組正是通過竣工驗(yàn)收后辦理檔案移交。

  2、建設(shè)單位與業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位及其它有關(guān)單位應(yīng)辦理項(xiàng)目檔案移交手續(xù),明確檔案移交的'內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等,并有完備的清點(diǎn)、簽字等交按手續(xù):建設(shè)單位轉(zhuǎn)為生產(chǎn)單位的,按企業(yè)檔案管理要求辦理。

  3、竣工驗(yàn)收以后,在大中型城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重要建設(shè)項(xiàng)目。建設(shè)單位應(yīng)在6個(gè)月內(nèi)向城市建設(shè)檔案接收單位報(bào)送與城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理有關(guān)的項(xiàng)目檔案。

資料檔案管理制度15

  1、目的

  為了加強(qiáng)公司的檔案管理和保密工作,更好地為公司的生產(chǎn)(工作)服務(wù)。

  2、適用范圍

  適用于東莞厚街海清污水處理廠檔案室內(nèi)外各種資料、檔案管理。

  3、職責(zé)

  3.1行政部為公司檔案管理的牽頭部門。

  3.2除設(shè)備、財(cái)務(wù)等專門檔案由各相關(guān)部門管理,其余檔案由資料檔案室集中管理。

  4、工作程序

  4.1凡是能反映公司主要職能活動(dòng),具有考查利用價(jià)值的文字、圖表、聲像等材料,均屬歸檔范圍。

  4.1.1建廠時(shí)原始設(shè)計(jì)資料,各種招投標(biāo)文件,各種普查、調(diào)查形成的文字材料。其它需要存檔的文字材料。

  4.1.2各部門如生產(chǎn)、行政、設(shè)施維修、合同、技術(shù)、保衛(wèi)、設(shè)備、固定資產(chǎn)等管理中形成的各類原始材料。

  4.1.3部門制定的各類規(guī)章制度、總結(jié)、報(bào)告及需要?dú)w檔的其它文件。

  4.1.4會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、情況匯報(bào),以公司名義簽訂的`各類合同、協(xié)議。

  4.2檔案的收集、鑒定與整理

  4.2.1檔案管理部門除了通過正常渠道外,應(yīng)經(jīng)常向有關(guān)部門和個(gè)人收集文件資料。有關(guān)部門和個(gè)人應(yīng)主動(dòng)配合,定期檢查應(yīng)存檔資料,主動(dòng)向管理部門資料室移交,在外開會(huì)等帶回的文件資料,應(yīng)及時(shí)向行政部作收文登記,個(gè)人確需的,經(jīng)批準(zhǔn)可以復(fù)印留用。

  4.2.2檔案管理部門在收到有關(guān)歸檔資料后,應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容,對(duì)其價(jià)值進(jìn)行鑒定,確定是否存檔。每年六月底前,各檔案管理部門應(yīng)完成上年歸檔資料的清理和歸檔工作。無歸檔和存查價(jià)值的文件資料,經(jīng)過技術(shù)人員鑒定和副總經(jīng)理批準(zhǔn)后可以定期銷毀。凡應(yīng)存檔文件,應(yīng)按內(nèi)容進(jìn)行分類、組卷、裝訂、編號(hào)上架,并編制檢索工具,以便于查找利用。

  4.3檔案管理人員要求

  檔案管理是一項(xiàng)保密性較強(qiáng)的工作,從事檔案工作的專(兼)職人員,應(yīng)熱愛檔案事業(yè),不務(wù)名利,遵紀(jì)守法、嚴(yán)守秘密;工作作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、一絲不茍。業(yè)務(wù)上應(yīng)努力學(xué)習(xí),具有一定深度和廣度知識(shí)面,掌握一定的檔案管理專門業(yè)務(wù)知識(shí),熟悉公司所管檔案的特定業(yè)務(wù)的基本特點(diǎn)和規(guī)律,能夠處理檔案管理中存在的問題,不斷提高自己的工作水平。

  4.4檔案管理員崗位職責(zé)

  4.4.1努力學(xué)習(xí)、宣傳和執(zhí)行《檔案法》,遵守廠的各項(xiàng)規(guī)章制度,做好本職工作。

  4.4.2認(rèn)真按照公司《檔案綜合管理辦法》的要求,按時(shí)完成檔案的收集、整理、組卷和編制檢查等工作。質(zhì)量符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求。

  4.4.3耐心細(xì)致地做好其它檔案人員的檔案立卷指導(dǎo)檢查,為合法查閱利用檔案者提供方便條件。

  發(fā)揮主觀能動(dòng)性,開展檔案編研工作,提高自己的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)水平。

  4.4.4檔案人員必須認(rèn)真執(zhí)行《檔案法》、《保密法》,確保黨和國家及本單位涉密工作的安全。

  加強(qiáng)對(duì)檔案材料利用管理,凡屬重大技改、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、經(jīng)濟(jì)數(shù)字、人事材料等檔案,不得向外泄密。

  4.4.5嚴(yán)禁非檔案室人員進(jìn)入檔案室。本室人員進(jìn)出時(shí)必須關(guān)鎖好文柜、門窗,檢查安全防盜設(shè)施,以防意外。

  4.4.6嚴(yán)禁將檔案機(jī)密材料帶入公共娛樂場(chǎng)所、探親訪友;嚴(yán)禁丟失或泄密。如發(fā)生失泄密事件,應(yīng)立即向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告并采取補(bǔ)救措施。

  4.4.7如有違反《檔案法》和《保密法》造成損失的,視情節(jié)給予批評(píng)教育或追究相應(yīng)責(zé)任。

  4.5檔案查閱制度

  4.5.1檔案的查閱。外單位憑證件,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),在指定的閱覽室和規(guī)定的范圍查閱。本單位員工查閱或復(fù)印按《檔案查閱制度》辦理。

  4.5.2凡屬本廠管理人員,原則上均可查閱與本職工作范圍有關(guān)的檔案。

  4.5.3如需查閱非本職工作或非本部門范圍檔案和重要檔案時(shí),須報(bào)副總經(jīng)理同意后才能查閱。

  4.5.4查閱檔案時(shí),須填寫登記簿,不得將檔案帶出室外查閱。如需抄錄或復(fù)印,必須經(jīng)副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

  4.5.5查閱者必須保護(hù)檔案原貌,不得進(jìn)行任何勾劃、涂改、拆損,對(duì)確需拆卷的檔案,必須副總經(jīng)理批準(zhǔn),由檔案人員辦理。

  4.5.6嚴(yán)守檔案秘密,不得將檔案內(nèi)容傳與他人,否則發(fā)生后果者,根據(jù)情節(jié)給予處理。

  4.6檔案保管制度

  4.6.1檔案室是本廠機(jī)要重地,非本室管理人員嚴(yán)禁入內(nèi)。

  4.6.2每年組卷完成的檔案,必須收集齊全,按時(shí)入庫(柜)并作移交登記。

  4.6.3庫房應(yīng)安裝調(diào)溫調(diào)濕設(shè)備,保持室內(nèi)溫度、濕度相對(duì)穩(wěn)定(一般溫度14℃-24℃;濕度45%-60%)。

  4.6.4庫房門窗應(yīng)有防盜、防塵設(shè)施,并防止老鼠入侵,并設(shè)置窗簾、窗板等遮陽措施。

  4.6.5檔案柜、架應(yīng)按規(guī)定整齊排列,并與墻壁保持適當(dāng)距離。

  4.6.6對(duì)所藏檔案要定期檢查,掌握保管情況,定期打掃,清理柜架,確保檔案保存完好無缺。

  4.7檔案室防火安全制度

  4.7.1人事檔案、文書檔案室、技術(shù)資料室、財(cái)務(wù)檔案室都是重點(diǎn)防火部位。

  4.7.2檔案室必須經(jīng)常保持清潔,室內(nèi)不得存放易燃油液、爆炸物品和有腐蝕性的物品。

  4.7.3檔案室不準(zhǔn)吸煙、動(dòng)火、不準(zhǔn)使用電爐,照明燈不得超過60瓦,下班或人不在時(shí)作到人走電斷、燈滅。

  4.7.4管理人員翻閱、裝訂檔案時(shí)不得吸煙。

  4.7.5閑散無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室。

  4.7.6檔案室應(yīng)配備必要的消防器材。

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