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業(yè)主檔案管理制度

時(shí)間:2024-07-09 17:22:24 制度 我要投稿
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業(yè)主檔案管理制度

  在現(xiàn)在社會(huì),越來越多地方需要用到制度,制度具有合理性和合法性分配功能。那么制度的格式,你掌握了嗎?以下是小編精心整理的業(yè)主檔案管理制度,供大家參考借鑒,希望可以幫助到有需要的朋友。

業(yè)主檔案管理制度

業(yè)主檔案管理制度1

  一、目的

  規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。

  二、適用范圍

  適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

  三、職責(zé)

  1、服務(wù)中心主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

  2、服務(wù)中心負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

  四、程序要點(diǎn)

  1、業(yè)主檔案內(nèi)容

  (1)經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。

  (2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》。

  (3)《業(yè)主家庭情況登記表》。

  (4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。

  (5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。

  (6)《業(yè)主入住驗(yàn)房表》。

  (7)《裝修申請(qǐng)審批表》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料。

  (8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。

  (9)業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。

  (10)其他應(yīng)保存的資料。

  2、檔案盒(夾)的'制作

  (1)根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。

  (2)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:

  ×××-××-sw-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理有限公司××管理處公共事務(wù)部管理的業(yè)主檔案。

  (3)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。

  3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。

  4、按檔案盒(夾)內(nèi)的各檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁(yè)數(shù)、備注等欄目。

  5、業(yè)主檔案的跟蹤:

  (1)當(dāng)發(fā)生下列情況變化時(shí),服務(wù)中心副主管應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:

  a、通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時(shí);

  b、業(yè)主發(fā)生更替時(shí)。

  (2)業(yè)主檔案跟蹤管理:由服務(wù)中心副主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。

  6、業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報(bào)管理處,經(jīng)服務(wù)中心副主管辦理登記手續(xù)后方可查閱。

  7、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。

  8、具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。

  9、本規(guī)程執(zhí)行情況作為公共事務(wù)部檔案管理員績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。

  五、記錄

  《業(yè)主檔案目錄》

  六、相關(guān)支持文件

  《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》

業(yè)主檔案管理制度2

  管理處業(yè)主檔案管理程序

  一.目的

  規(guī)范客戶檔案的管理工作。

  二.適用范圍

  適用于管理處業(yè)主檔案的動(dòng)態(tài)管理。

  三.職責(zé)

  1.物業(yè)部主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

  2.行政接待人員負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

  四.程序要點(diǎn)

  1.業(yè)主檔案內(nèi)容。

  1)經(jīng)業(yè)主簽署的《業(yè)主公約》。

  2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》。

  3)《業(yè)主家庭情況登記表》。

  4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。

  5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。

  6)《業(yè)主入住驗(yàn)房表》。

  7)《裝修申請(qǐng)審批表》、簽署后的《裝修施工承諾表》、《裝修安全責(zé)任書》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料。

  8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。

  9)業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。

  10)業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認(rèn)登記(產(chǎn)權(quán)證書)。

  11)其他應(yīng)保存的資料。

  2.檔案盒(夾)的制作。

  1)根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。

  2)在檔案標(biāo)貼紙上的打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:×××-×.×-s.w-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理公司××管理處物業(yè)部管理的業(yè)主檔案。

  3)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。

  3.業(yè)主檔案袋的制作。

  1)準(zhǔn)備適量的26cm×34cm左右尺寸的檔案袋。

  2)將寫有'棟號(hào)、樓層號(hào)、房號(hào)'的標(biāo)貼紙貼在檔案袋封面上。

  4.將業(yè)主的有關(guān)資料存放在相應(yīng)的檔案袋內(nèi)。

  5.將各業(yè)主的檔案袋按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。

  6.按檔案盒(夾)內(nèi)的各業(yè)主的檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁(yè)數(shù)、備注等欄目。

  7.業(yè)主檔案的`跟蹤。

  1)當(dāng)發(fā)生下列情況變化時(shí),行政接待人員應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:

  a)通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時(shí);

  b)業(yè)主發(fā)生更替時(shí)。

  2)業(yè)主檔案跟蹤管理,由行政接待人員每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主,行政接待人員應(yīng)至少每隔15天對(duì)業(yè)主的聯(lián)系方式跟蹤一次。

  3)對(duì)產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更的業(yè)主,管理處應(yīng)及時(shí)為新業(yè)主建立'業(yè)主檔案',同時(shí)對(duì)原業(yè)主的檔案另置保管,保管期三年。

  8.業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報(bào)管理處經(jīng)理批準(zhǔn),經(jīng)物業(yè)部檔案行政接待人員辦理登記手續(xù)后方可查閱。

  9.業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。

  10.具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。

  11.本規(guī)程執(zhí)行情況作業(yè)物業(yè)部檔案行政接待人員績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。

  12.檔案收集齊全完整,組卷合理,做到類別清楚,排列存放有序,便于檢索;

  13.檔案無蟲蛀、霉變、破損、遺失;

  14.借閱檔案要經(jīng)過批準(zhǔn),并做好記錄。

業(yè)主檔案管理制度3

  (20xx年x月x日業(yè)委會(huì)會(huì)議通過)

  第一條所有檔案資料,由業(yè)主委員會(huì)指定專人負(fù)責(zé)保管。

  第二條各種檔案資料應(yīng)分類進(jìn)行登記、編號(hào),妥善保管。

  第三條檔案室設(shè)在物業(yè)樓二層。

  第四條檔案資料主要包括:

  (一)各類會(huì)議記錄、紀(jì)要;

  (二)業(yè)主大會(huì)、業(yè)主委員會(huì)作出的決議、決定等書面材料;

  (三)各屆業(yè)主委員會(huì)產(chǎn)生、備案的材料;

  (四)山莊內(nèi)所有建筑物產(chǎn)權(quán)清冊(cè)及業(yè)主聯(lián)系方式;

  (五)訂立的物業(yè)管理服務(wù)合同;

  (六)山莊標(biāo)識(shí),有關(guān)法律、法規(guī)和業(yè)務(wù)往來文件;

  (七)業(yè)主和使用人的'書面意見、建議書;

  (八)維修資金收支情況清冊(cè);

  (九)會(huì)議錄音、錄像、照片等;

  (十)竣工總平面圖,單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖,配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗(yàn)收資料;

  (十一)設(shè)施設(shè)備的安裝、使用和維護(hù)保養(yǎng)等技術(shù)資料;

  (十二)物業(yè)工程驗(yàn)收和質(zhì)量保修文件,物業(yè)使用說明文件;

  (十三)物業(yè)管理所必需的其他資料,包括物業(yè)交費(fèi)統(tǒng)計(jì)表、物業(yè)經(jīng)營(yíng)開支統(tǒng)計(jì)表、物業(yè)服務(wù)人員花名冊(cè)等;

  (十四)其它有關(guān)材料。

  第五條委員因工作需要須查閱檔案資料,并認(rèn)真填寫檔案查閱單,不得將資料帶出檔案室。

  第六條業(yè)主查閱檔案資料,須經(jīng)兩名業(yè)委會(huì)委員簽字同意,并辦理查閱手續(xù),不得將資料帶出檔案室。

  第七條查閱檔案的委員和業(yè)主應(yīng)尊重業(yè)主的隱私權(quán),依法保守秘密,若泄密依法承擔(dān)全部責(zé)任。

  第八條因管理不當(dāng),發(fā)生檔案資料遺失或殘缺,檔案管理人員的應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任并賠償由此產(chǎn)生的損失。

  第九條本制度經(jīng)業(yè)主委員會(huì)會(huì)議通過,按照《議事規(guī)則》第二十六條公示后生效。

業(yè)主檔案管理制度4

  管理處的服務(wù)過程是小區(qū)運(yùn)營(yíng)的最基本的組成部分。負(fù)責(zé)公共區(qū)域各地點(diǎn)的各項(xiàng)服務(wù)場(chǎng)地管理,也是面對(duì)業(yè)主各類服務(wù)關(guān)系。管理處的工作質(zhì)量的優(yōu)劣還會(huì)影響到日后業(yè)主對(duì)管理公司的形象。

  1、管理處的`主要業(yè)主管理任務(wù):

  管理處的主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全業(yè)主檔案及服務(wù)內(nèi)容,才可能更好的服務(wù)業(yè)主。

  2、管理處業(yè)主管理的日常工作包括:

  及時(shí)上行下達(dá)業(yè)主與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào),傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確,認(rèn)真地登記并制作各種表格。

  協(xié)調(diào)與業(yè)主之間的關(guān)系,加強(qiáng)橫向溝通;

  做好與業(yè)主有關(guān)各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時(shí)查詢及跟進(jìn);

  接聽業(yè)主投訴,解決業(yè)主投訴;

  接聽業(yè)主工程報(bào)修電話,及時(shí)聯(lián)系修復(fù);

  3、業(yè)主檔案管理

  業(yè)主檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。一般

  業(yè)主檔案包括以下的資料:

  收集業(yè)主單位資料

  業(yè)主繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金

  業(yè)主裝修工程文件

  業(yè)主遷入時(shí)填具之資料

  業(yè)主資料補(bǔ)充

  業(yè)主聯(lián)絡(luò)資料

  緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

  管理人員在日常職務(wù)常與業(yè)主人事變遷資料

  業(yè)主與管理處往來文件

  業(yè)主違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

  業(yè)主請(qǐng)修記錄

  業(yè)主投訴記錄

  10)業(yè)主單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)

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